Домашний компьютер - Роман Кравцов

5. Перетащите угловой маркер выделения вправо, чтобы рамка охватила ячейки A3:F3. Теперь в третью строку выводятся сокращенные варианты названий месяцев из ячеек первой строки.

6. Щелкните на ячейке НЗ и введите формулу =СЦЕПИТЬ (B3;D3) (CONCATENATE (ВЗ; D3)). В ячейке НЗ появится объединение строк Фев и Апр.

7. В ячейку А8 введите формулу =ТДАТА () (=NOW ()) и нажмите клавишу Enter. В ней тут же появятся текущие дата и время.

8. Введите в ячейки с В8 по В13 формулы = ГОД (А8) (=YEAR (А8)), =МЕСЯЦ (А8) (=MONTH (А8)),=ДЕНЬ (А8) (=DAY (А8)),=ЧАС (А8) (=HOUR (А8)),=МИНУТЫ (А8) (=MINUTE (А8)) и =СЕКУНДЫ (А8) (=SECOND (А8)). В этих ячейках появятся по отдельности все шесть компонентов текущих даты и времени.

9. Дважды щелкните на ячейке А8, чтобы перевести ее в режим редактирования.

10. Щелкните на кнопке Ввод, расположенной слева от строки формул. Эта операция приведет к обновлению значения в ячейке А8, что повлияет и на числа ячеек В8:В13.

Теперь давайте выполним несложную логическую операцию.

1. Введите в ячейку А4 формулу =ЕСЛИ (АЗ=»Фев»; «Да»; «Нет») (=IF (АЗ=«Фев»; «Да»; «Нет»)). Эта операция сравнивает значение ячейки АЗ с текстовой строкой Фев. В случае равенства выводится текст второго аргумента – Да. В случае неравенства выводится текст третьего аргумента – Нет. Так как в ячейке АЗ присутствует текст Янв, то результатом этой операции будет значение Нет.

2. Растяните маркер ячейки А4 вправо, чтобы рамка охватила диапазон A4:F4. Теперь формулы строки 4 проверяют ячейки строки 3 на совпадение их содержимого со строкой Фев. Как видите, слово Да появилось только в столбце В.

Знаки, которые используются в Excel для сравнения величин, перечислены в таблице. Обратите внимание, что текстовые строки, выступающие в качестве аргументов функций, должны заключаться в двойные кавычки.

Примечание

Текстовые строки равны, если попарно совпадают все их символы, в противном случае строки неравны. Одна текстовая строка больше другой, если в ней код первого символа, несовпадающего в обеих строках, больше кода того же символа во второй строке.

Графики и диаграммы

Модуль диаграмм приложения Excel автоматически генерирует диаграммы, отображающие данные листа в графической форме. Вам остается только выбрать нужный диапазон ячеек и указать тип диаграммы, а затем оформить полученный графический объект по своему вкусу.

Диаграммы Excel во многом похожи на аналогичные объекты, создаваемые модулем Microsoft Graph ХР. Graph поддерживает те же типы диаграмм, что и Excel. В обоих этих модулях используются одинаковые приемы форматирования. Однако модуль диаграмм Excel не имеет отдельной таблицы данных, так как исходная информация считывается прямо с листа Excel. Панели инструментов диаграмм в Excel и Graph немного отличаются. Кроме того, в диаграмму Excel можно одновременно вставлять данные с разных листов.

Мастер диаграмм Excel

Для создания диаграммы проще всего воспользоваться соответствующим мастером. Вы уже познакомились с ним в предыдущих разделах. В этом разделе подробно описываются все окна диалога мастера создания диаграмм:

1. Чтобы указать мастеру диаграмм источник данных, выделите прямоугольную область СЗ:Н7.

Примечание

Исходные числовые данные для диаграммы следует выделять вместе со строкой и столбцом заголовков таблицы, чтобы соответствующие названия автоматически появлялись в легенде и на оси категорий диаграммы.

2. Выберите команду Вставка > Диаграмма (Insert > Chart). Откроется первое окно диалога мастера диаграмм, показанное на рисунке 3.147, в котором нужно указать тип диаграммы, задающий ее оформление, и конфигурацию элементов, отображающих данные.

Рис. 3.147

3. В списке Тип (Chart Туре) выберите пункт Линейчатая (Ваг) или другую подходящую категорию.

4. В разделе Вид (Chart Sub-type) щелкните на левом верхнем квадрате, задающем подтип Линейчатая диаграмма (Clustered Ваг).

5. Чтобы, не выходя из окна мастера, оценить будущий вид диаграммы, нажмите мышью кнопку Просмотр результата (Press And Hold То View Sample). В окне диалога вместо списка подтипов появится внешний вид будущей диаграммы. Отпустите кнопку мыши, и окно диалога вернется в прежнее состояние.

6. Щелкните на кнопке Далее (Next).

Второе окно диалога мастера, показанное на рисунке 3.148, позволяет выбрать или скорректировать источник данных. Поскольку при запуске мастера в листе уже был выделен некоторый диапазон данных, он автоматически выбирается в качестве источника данных.

7. Переключатель Ряды в (Series In) позволяет группировать ряды данных по строкам или столбцам таблицы (рис. 3.149). Чтобы по вертикальной оси диаграммы выводились названия месяцев года, выберите положение Строках (Rows) этого переключателя.

8. Далее перейдите на вкладку Ряд и каждому ряду назначьте имя (рис. 3.150). Для этого выделите Ряд1 в окне Ряды и в поле Имя нажмите на кнопку выбора.

Вкладка Ряд (Series) второго окна мастера диаграмм открывает доступ к инструментам, позволяющим гибко перестраивать источник данных, добавляя и удаляя ряды данных и задавая ячейки с заголовками строк и столбцов таблицы.

9. В следующем шаге появится окно для выбора имени ряда (рис. 3.150.1). Выберите имя ряда, «щелкнув» мышкой на ячейке АЗ (2002 год). Закрыв, вы вернетесь в Мастер диаграмм (рис. 3.150).

10. Повторите п. 8 и п. 9 для оставшихся рядов (рис. 3.150.2)

11. Для перехода к окну диалога параметров диаграммы, показанному на рисунке 3.151, щелкните на кнопке Далее.

12. Введите в поле Название диаграммы (Chart Title) текст Продажи. В поля Ось X (категорий) (Category (X) Axis) и Ось Y (значений) (Value (Y) Axis) введите названия осей (рис. 3.151).

13. При необходимости с помощью других вкладок этого окна диалога настройте оси, линии сетки, легенду, подписи данных и режим отображения таблицы данных. Затем щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти к четвертому окну мастера (рис. 3.152), определяющему местоположение будущей диаграммы.

14. Чтобы поместить диаграмму на отдельный лист, выберите положение переключателя в Отдельном листе (As New Sheet).

15. Щелкните на кнопке Готово (Finish). Результат показан на рисунке 3.153.

Примечание

При размещении диаграммы на отдельном листе программа задает ей размер, равный плоищди окна документа Excel. Если при изменении размеров окна масштаб диаграммы не меняется, выберите команду Сервис > Параметры и установите флажок Масштабировать диаграмму по размеру окна (Chart Sizes With Window Frame). В противном случае размеры диаграммы будут сохраняться неизменными (если считать в пикселах экрана компьютера).

Выбор типа диаграммы

Для лучшего отражения той или иной природы данных следует подобрать соответствующий тип диаграммы. Его, так же как и любые другие параметры, заданные при работе с мастером диаграмм, всегда можно изменить позже в процессе форматирования документа:

1. Чтобы выбрать другой тип диаграммы, выполните команду Диаграмма > Тип диаграммы (Chart > Chart Туре). Откроется окно диалога, похожее на первое окно мастера диаграмм.

2. Если вы не нашли подходящего типа в списке вкладки Стандартные (Standard Types), щелкните на вкладке Нестандартные (Custom Types). Откроется дополнительный список типов диаграмм, показанный на рисунке 3.154.

Рис. 3.154

Примечание

Если вы красиво отформатировали диаграмму и хотите записать ее в качестве именованного типа, чтобы пользоваться им в дальнейшем в качестве шаблона для создания других подобных диаграмм, выберите команду Диаграмма > Тип диаграммы и раскройте вкладку Нестандартные, затем выберите положение Дополнительные (User-defined) переключателя Вывести (Select from) и щелкните на кнопке Добавить. Введите в открывшемся окне диалога имя и описание типа, затем гцелкните на кнопке ОК. Теперь новый тип, формат которого подобен оформлению текущей диаграммы, будет появляться на вкладке Нестандартные окна диалога Тип диаграммы (Chart Туре).

3. В списке Тип выберите пункт Вырезанные сектора (Pie Explosion).

4. Щелкните на кнопке ОК.

5. Диаграмма выбранного типа может отображать только один ряд (строку) данных, поэтому давайте сменим источник данных и воспользуемся выбранным типом для представления итоговых данных листа за 2005 год. Выберите команду Диаграмма > Исходные данные (Chart > Source Data).

6. Замените содержимое поля Диапазон на =Расходы!$В$4:$Н$4, что заставит Excel воспользоваться данными ячеек В4:Н4 листа Расходы. (Знак «$» задает абсолютную адресацию ячеек.)

7. Чтобы указать программе ячейки с названиями столбцов, раскройте вкладку Ряд, показанную на рисунке 3.155.