Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management. - Александр Шумович

Но учтите:

– если временный работник сделал что-то не так – значит, ему не показали, как делать, или не проконтролировали. Виноват ваш сотрудник, отвечающий за него;

– если временный работник сказал Клиенту что-то не то – значит, его недостаточно подготовили и не поддержали информированные работники из постоянного штата. В этом тоже виноват ваш сотрудник;

– если действия временных работников принесли компании материальный ущерб, компенсацию нужно требовать с вашего сотрудника, отвечающего за них.

Мотивирующая речь

С древности перед битвой военачальники выстраивали свои войска и произносили перед ними напутственную речь. Это делалось для того, чтобы вселить в сердца храбрость, укрепить дух товарищества, поддержать сомневающихся, зажечь искру в каждом из бойцов.

Конечно, мероприятия, которые мы готовим, – это не битва греков и персов, но все же напутственная речь нужна и важна. Накануне мероприятия соберите вашу команду, похвалите за проделанную работу, напомните, чего нужно опасаться, скажите, что уверены в успехе и верите в каждого лично. Это всегда будет нелишним. Так же поступите и с временными работниками, и с подрядчиками. Людям нужно внимание, нужно немного больше смысла для их работы, чем просто «выполнить свой долг».

Пример мотивирующего письма

Дорогие коллеги!

До главного события месяца, а именно презентации модели Passat в России, остаются считанные дни. Проделана колоссальная работа, и, надеюсь, все готово для блестящей реализации проекта.

Что не забыть:

– проверить еще раз готовность всех служб (другие отделы дилерского предприятия, агентства, технические службы);

– проверить наличие рекомендованных элементов по «check-list Passat».

Что поможет написать официальную речь:

– CD с презентацией модели, который все продавцы получают на обучении (можно сделать хорошую нарезку из презентации части 1, 2).

Что еще нужно прочитать перед презентацией всем сотрудникам, которые будут работать на мероприятии:

– пресс-кит по модели. Здесь есть все: описание модели, техническая информация и история в датах и деталях).

Перед началом мероприятия проверьте все. Залог хорошей презентации – в живом ритме и внимании к мелочам. Важно все. Любое слово. Внимание. Штрих. Любая мелочь. Нет, неправильно: мелочей не бывает! Желаю всем успешных мероприятий и новых впечатлений от нового бестселлера в модельном ряду Volkswagen.

P.S. С сегодняшнего дня начинается мой региональный рейд и первые презентации модели, поэтому по всем вопросам я доступна на мобильном xxx-xx-xx.

С наилучшими пожеланиями,

Если вы не можете обратиться лично, напишите всем письма. Позвоните и скажите несколько слов. Пусть в вашем календаре перед днем мероприятия всегда будет отмечено: не забыть произнести «речь генерала перед битвой».

Проблемы

Риск-менеджмент мероприятий

Эта глава будет полна пессимизма и недоверия. Но для того, чтобы быть оптимистом и всем доверять, нужно обо всем заранее позаботиться и все предусмотреть.

Любое мероприятие – это сложный процесс, связанный со взаимодействием большого количества людей и техники, клубок интересов и обязательств. Это сложная система. И, как в любой сложной системе, что-то может пойти не так.

Более того. ВСЕГДА что-то идет не так (ну, почти всегда).

Кто-то опаздывает, торопится, делает что-то не то. В самый важный момент ломается техника, вмешиваются могущественные силы, мешающие мероприятию, пропадает самый нужный человек и пр. Организация мероприятия иногда может быть похожа на строительство понтонной переправы под постоянной бомбежкой. Иногда – на сумасшедший дом под веселым мартовским солнцем. Ничего не поделаешь.

Главное, чтобы все эти проблемки, проблемы, проблеми-щи и полные катастрофы не были заметны Клиенту. И тем более никак не беспокоили его.

Более того!

Хороший организатор обязан предусмотреть все возможные неблагоприятные ситуации и подготовиться к их решению самым профессиональным способом.

Ваш святой – апостол Иуда Фаддей. Он является святым покровителем безнадежных дел, заступником в невозможных делах и экстремальных ситуациях. Если умеете молиться, молитесь именно ему.

Организация мероприятия чем-то похожа на начало книги «Моби Дик». Там команда китобойного судна собирается в плавание. В течение двух лет у них практически не будет возможности пополнить запасы, устранить поломку и пр. Поэтому они берут с собой все, что им будет необходимо, с запасом, учитывая то, что вещи ломаются, рвутся, изнашиваются. У них есть запасные пары носков, сковородки и многое другое…

Примерно так же организуются мероприятия. Важно все предусмотреть, быть въедливым, внимательным, скрупулезным, все тщательно планировать и ничего не забывать.

Основные риски

Главный риск связан с невыполнением вашего собственного плана. Может оказаться так, что замечательно разработанный сценарий, системы мер по предотвращению проблем и прочее просто не будут выполнены вашими подчиненными.

Для того чтобы этого не произошло, необходимо подтверждение от каждого члена команды, что он ознакомлен с установленным порядком и правилами, а также с тем, какую ответственность он несет за их невыполнение.

Есть и риски, связанные с участниками. На мероприятиях взрослые люди с высшим образованием часто начинают вести себя как дети. Они теряются в трех комнатах и не могут найти туалет (хотя объездили полмира и умеют ориентироваться в незнакомой обстановке), интенсивно теряют собственные вещи, случайно забирают чужие… В этом нет их вины, поэтому этот фактор нужно принять как данность и учитывать в работе.

Необходимые качества организатора мероприятия:

– спокойствие. Вы ко всему готовы, все варианты просчитаны, и вы знаете, как себя вести. И ваша команда знает;

– внимательность. Сила мелочей в том, что их много. Не упускайте из виду ничего.

– дружелюбие. Что бы ни случилось, ваши гости – это ваши Клиенты, и к ним нужно относиться максимально дружелюбно;

– находчивость. Даже если вы не приготовили вариант для сложившейся ситуации, вы должны быть твердо уверены, что быстро найдете приемлемый выход;

– компетентность. Знание вашего мероприятия и всех его составных частей, опыт, внимание должны убедить Клиентов, заказчиков, что вы решите любую проблему. И вы тоже должны в это верить;