Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью - Джулия Моргенстерн

Как только вы научитесь спрашивать себя, сколько времени займет у вас выполнение того или иного дела – и сможете делать реалистичные расчеты, – вы увидите, что и в самом деле должны сделать очень многое. Но это – хорошие новости! Это побудит вас овладеть другими навыками тайм-менеджмента, которые помогут вам снижать свою рабочую нагрузку, – это делегирование задач и искусство дипломатично говорить “нет”. Вы на пути к самым сокровенным тайнам тайм-менеджмента!

Расчет времени для выполнения незнакомых задач

Если у вас прежде не было опыта выполнения какой-либо определенной задачи, особенно, если она достаточно сложна, очень полезно бывает спросить кого-нибудь, кто уже занимался подобными задачами и знает, сколько времени на это может потребоваться. Иногда полезно спросить об этом нескольких людей, имея при этом в виду, что разным людям требуется разное время, чтобы справиться с одной и той же задачей. Это даст вам общее представление о том, чего вы можете ожидать. Предположим, что вы должны всей семьей переехать в другой регион страны, и вы не занимались упаковкой вещей и организацией переезда с тех пор, как закончили институт, но тогда всех ваших вещей едва хватало, чтобы сделать пригодной для жизни комнату в общежитии. Те, кто уже неоднократно переезжали всем семейством, могут рассказать вам не только о том, сколько времени занял у них весь процесс переезда, но и о том, сколько времени им потребовалось на завершение каждого из его этапов: на сбор вещей, на их упаковку, продажу недвижимости и лишнего имущества, на завершающую уборку в доме, перевод счетов на другой адрес и т. д. Получив точное представление о том, сколько времени от вас потребует весь процесс переезда в целом и каждый из этапов в отдельности, вы, вероятно, с бо́льшим воодушевлением приступите к следующему этапу планирования переезда – к “зачистке” списка задач. На этом этапе вы сможете отказаться от некоторых из них, а остальные упростить или делегировать их выполнение другим.

В самом деле, процесс сортировки задач и подсчет времени на их выполнение делают любой ваш проект менее пугающим, чем просто длинный список связанных с этим проектом дел, и это вдохновит вас на то, чтобы двигаться дальше. Поэтому регулярно сортируйте список текущих дел и затем продолжайте процесс обработки задач.

Но что же делать с тем огромным запасом незавершенных дел, которые в виде бумаг, записок и напоминаний месяцами скапливаются у вас на столе? Мой совет – не обращать на них внимания до тех пор, пока вы не пропустите свой список текущих дел через последовательную процедуру их обработки. Во-первых, разбираясь с текущими задачами, вы можете неожиданно выяснить, что некоторые из этих заброшенных дел можно смело вычеркивать из списка. Во-вторых, это уже слишком – пытаться справиться со всеми своими делами сразу. Но, тем не менее, есть способ справиться и с этим пугающим запасом незавершенных дел.

Сортировка задач в действии: битва с грудой незавершенных дел

Если вы уже овладели навыком расчета времени, необходимого для завершения своих задач, и привыкли думать о них в терминах тех областей деятельности и соответствующих им зон времени, частью которых эти задачи могли бы быть, вам будет намного легче иметь дело с накопившимся запасом незавершенных дел. Вот несколько общих советов.

• Зарезервируйте минимум два часа в день, чтобы разобраться с незавершенными делами.

• Не используйте это время для наверстывания того, что вы когда-то не успели сделать. Не останавливайтесь на том, чтобы “делать” любое из этих дел. Просто отсортируйте их, чтобы получить представление о том, что вы имеете.

• Начните с самых “свежих” задач – с того, что можно назвать “эпицентром шторма”, чтобы справиться с теми задачами, которые наиболее важны и актуальны.

Вот пример того, как произвести сортировку накопившихся незавершенных дел. Фаина была матерью четверых детей и при этом работала полную рабочую неделю, – ее расписание было переполнено. Дома ее стол был забит бумагами, которые требовали внимания. Они ни на минуту не могла расслабиться, эта гора бумаг никогда не выходила у нее из головы.

Мы начали с того, что просмотрели всю эту груду, бумажка за бумажкой, сортируя дела. Что там было? Гарантийные карточки, квитанции на вещи, которые нужно вернуть, письма и поздравительные открытки, которые надо отправить, напоминания о том, кому нужно позвонить по поводу мелкого ремонта дома, страховые свидетельства, счета для оплаты, просьбы о пожертвованиях. Когда мы просматривали каждый клочок бумаги, она записывала на стикерах время, которое, по ее мнению, потребуется для выполнения соответствующей задачи, и приклеивала стикеры на бумаги.

Просмотрев все бумаги, скопившиеся на столе, мы просуммировали время и вычислили, какое количество времени олицетворяла собой эта кипа. Оно составило девять с половиной часов. Фаина была в шоке. Как и большинство людей, она была убеждена, что если бы она могла найти три часа свободного времени, она успела бы разобраться со всеми этими делами. Какая недооценка!

Фаина годами боялась груза накопившихся дел. И хотя сначала оценка времени, необходимого для выполнения всех этих дел, ошеломила Фаину, у этой истории был вполне счастливый конец. Процесс сортировки задач – это только первый этап процесса обработки задач. На втором этапе, в процессе “зачистки” расписания, мы сократили эти девять с половиной часов до трех!

У нее не было другого способа сократить бремя своих дел иначе, как только честно их рассмотреть. Она перестала отрицать реальность и начала уважать ее, – в этом была уже половина успеха. Впервые Фаина оказалась в положении, когда могла справиться со всеми накопившимися делами.

По окончании этапа сортировки задач вы уже знаете, что все задачи в вашем списке дел соответствуют выбранным вами видам деятельности и поддерживают ваши стратегические цели. Вы также знаете, к какой из областей деятельности они относятся в вашем плане распределения времени, и сколько времени вам потребуется для их выполнения.

Однако это вовсе не означает, что вы на самом деле обязаны выполнять все эти задачи. Вы проактивно подходите ко всем возможностям и обязанностям, которые создает на вашем пути жизнь, и всегда лицом к лицу сталкиваетесь с реальностью, в какой бы ситуации вы не оказались. Возможно, вы по-прежнему слишком много должны успеть сделать, но теперь вы занимаете более сильную позицию по отношению к вашим делам и планам и можете управлять ими. В этом и состоит следующий шаг – “Зачистка” расписания.