Кадровый документооборот - Виталий Семенихин

Выдача дубликата в связи с непригодностью трудовой книжки осуществляется, как и в рассмотренном выше случае, когда общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный работник.

В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Дубликат трудовой книжки выдается также в случае неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки. Аннулирование испорченного бланка и оформление нового осуществляется, если при первичном оформлении книжки работник кадрового отдела по неосторожности внес туда неверную запись.

Например, если в дате рождения работника вместо «20.12.1980» написать «20.12.1981». Также встречается неверное написание некоторых фамилий, имен, отчеств. В этом случае у кадровиков есть примерный перечень имен, при написании которых рекомендуется быть особо внимательными: Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Геннадьевна и Геннадиевна, Аристова и Арестова и т. п.

В этом случае следует списать испорченный бланк и заполнить новый. Испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки (п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано по окончании каждого месяца представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей в них и о суммах, полученных за оформление трудовых книжек и вкладышей в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей в них подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, на основании п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством об архивном деле.

5.2. Картотека трудовых книжек

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Как правило, хранение трудовых книжек производится в приспособленных для этой цели помещениях бухгалтерии – в шкафах (сейфах), обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.

Для быстрого и безошибочного нахождения трудовых книжек в организации рекомендуется составлять картотеку трудовых книжек работников.

Картотека – это справочник, в котором сведения о содержании документов отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел и специально разработанной схемой построения картотеки.

Необходимость создания картотеки определяется потребностями организации в информации о составе и содержании документов.

Картотеки могут полностью создаваться в архиве или их основой могут служить учетно-регистрационные и справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве организации и поступающие в архив вместе с документами.

Картотека трудовых книжек работников создается для поиска необходимой информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Карточки систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям, в пределах одинаковых фамилий – по именам и отчествам.

В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы и подразделы отделяются друг от друга карточками-разделителями и указываются на ящиках с картотекой.

Условия хранения картотеки должны обеспечивать надежную сохранность трудовых книжек работников от хищения (разглашения).

С этой целью картотеки трудовых книжек работников следует хранить в сейфах или плотно закрывающихся металлических шкафах.

5.3. Книги учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Трудовые книжки работников, вкладыши в них, а также запасные бланки книжек и вкладышей подлежат обязательному учету в соответствии с требованиями п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Для учета трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них, у работодателей в соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек ведутся:

– приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждены постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и приведены в приложениях 2 и 3 к нему.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Формы указанных книг утверждаются Минздравсоцразвития РФ.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Пример

20 июля 2010 г. ОАО «Эталон» приобрело у ЗАО «Разносбыт» 5 трудовых книжек. Цена за один бланк – 150 руб. Продажа бланков трудовых книжек была оформлена накладной № 123965 от 20 июля 2010 г. Приобретенные бланки имеют серию «АХ» и номера с 0068425 по 0068430.

30 июля 2010 г. ОАО «Эталон» приняло на работу оператора Иванова И.И., который устроился на работу впервые. Приказ был подписан 30 июля 2010 г. № 48-к. На основании заявки № 10 от 30 июля 2010 г. кадровому работнику Морозовой Н.П. была выдана трудовая книжка серии «АХ» за № 0068425.

Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 750 руб.

Приходно-расходную книгу необходимо заполнить следующим образом (см. с. 200).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации. В ней оформляются прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо заполнять в следующем порядке.

В графу 1 книги вносятся регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд).

В графах 2, 3 и 4 ставится дата (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.

Дата обозначается по общему правилу написания дат в служебных документах и регистрационных формах: число и месяц – двумя арабскими цифрами, год – четырьмя (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

В графу 5 книги вписывается фамилия владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество (не инициалы).

Серия и номер трудовой книжки или вкладыша заносятся в графу 6, при заполнении которой необходимо учитывать особенности бланков трудовых книжек, предъявляемых при оформлении приема на работу или выдаваемых впервые.

В графу 7 вносится должность (профессия, специальность) работника, указанная в соответствии со штатным расписанием организации сначала в заключенном с работником трудовом договоре, а затем во всех первичных учетных документах по учету труда и его оплаты (в приказе о приеме на работу, в личной карточке работника) и в трудовой книжке.

Наименование структурного подразделения организации, в которое принят работник, вносится в графу 8.

В графу 9 вписывается дата и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника.