Кадровый документооборот - Виталий Семенихин

Порядок внесения сведений о награждениях регламентирован разделом 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

При заполнении сведений о награждениях производятся следующие записи:

в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии);

в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);

в графе 2 указывается дата награждения;

в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;

в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

Порядок внесения в трудовые книжки работников записей о переводах на другую постоянную работу определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

При переводе на другую постоянную работу в той же организации работодателем оформляется приказ, основанием к которому являются изменения к трудовому договору, подписанные сторонами. На основании приказа в трудовой книжке работника делается соответствующая запись.

Если в результате перевода служащего меняется только структурное подразделение, то в трудовой книжке работника делается следующая запись:

Если структурное подразделение остается то же, а меняется только должность, то запись в трудовой книжке будет выглядеть следующим образом:

В соответствии с указанными актами все записи в трудовую книжку должны вноситься на основании соответствующего приказа работодателя не позднее недельного срока.

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Днем прекращения трудового договора является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

В п. 5.1 и 5.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек указан порядок внесения записи в трудовую книжку при прекращении трудового договора. Запись об увольнении производится в следующем порядке:

– в графе 1 ставится порядковый номер записи;

– в графе 2 указывается дата увольнения;

– в графе 3 делается запись о причине увольнения;

– в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Пример

14 мая 2009 г. считается последним днем работы Магилева А.В., уволенного по сокращению штата работников ЗАО «ДМС».

В трудовую книжку Магилева А.В. специалист кадровой службы ЗАО «ДМС» должна внести следующую запись:

– в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи;

– в графе 2 указывается дата увольнения (14.05.2009);

– в графе 3 делается запись: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»;

– в графе 4 указывается: приказ от 14 мая 2007 г. № 54-к.

Записи об увольнении должны соответствовать общим требованиям к правилам ведения трудовых книжек.

При прекращении трудового договора по предусмотренным в ст. 77 ТК РФ основаниям в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на соответствующий пункт данной статьи. Например, «Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ. Например: «Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек записи об увольнении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

В случае прекращения трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным ТК РФ или иными федеральными законами в трудовую книжку вносятся записи об увольнении со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или иного федерального закона.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш.

Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденной форме трудовой книжки. Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

Объем вкладыша: «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов.

Вкладыш согласно п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек вшивается в трудовую книжку, после чего оформляется и ведется работодателем в порядке, предусмотренном для ведения трудовых книжек. Без трудовой книжки вкладыш недействителен.

В трудовой книжке фиксируется факт оформления вкладыша. С этой целью на титульном листе трудовой книжки делается штамп – отметка «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.

Обратите внимание: без трудовой книжки вкладыш недействителен.

Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Титульный лист вкладыша подлежит заполнению сведениями о работнике. Такие сведения могут быть перенесены с титульного листа трудовой книжки.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

Не взимается плата с работника в следующих случаях (п. 34 и п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек):

– если произошло чрезвычайное происшествие, в результате которого трудовые книжки работников были повреждены (в этом случае новые трудовые книжки сотрудникам выдаются за счет организации);

– в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника (стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем).

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки рассмотрен в Правилах ведения и хранения трудовых книжек.

Выдача дубликата может осуществляться в случае утраты трудовой книжки. В этом случае работник обязан немедленно заявить (в письменной форме) об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

При оформлении дубликата трудовой книжки в него в соответствии с п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек вносятся:

– сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

– сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Выдача дубликата в связи с непригодностью трудовой книжки осуществляется, как и в рассмотренном выше случае, когда общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный работник.