Заставьте данные говорить. Как сделать бизнес-дашборд в Excel. Руководство по визуализации данных - Алексей Сергеевич Колоколов

5. Оформите внешний вид диаграммы по чек-листу.

Как повысить корпоративную культуру работы с данными

На очных тренингах я вижу, как у студентов загораются глаза. Они готовы рвать и метать – переделывать колхозную отчетность на прогрессивный лад, внедрять дашборды в своих отделах, а потом и в соседних, чтобы больше не исправлять за ними ошибки. Да и вообще проводить революцию вплоть до итоговой отчетности для акционеров, которая строилась бы на основе реальных данных.

Почему ожидания не оправдываются

Но спустя месяц моя команда связывается с компанией, чтобы узнать, как идут дела. И выясняет, что у большинства все осталось по-прежнему. Нововведениям все время что-то мешает: то квартал закрывали, то проект запускали, то ждали, что в новой версии 1С будет готовая настроенная аналитика… Про «дашборды в 1С» я слышу уже второй десяток лет, да только воз и ныне там.

В общем, рутина затягивает и сопротивляется изменениям. Когда вдохновленный аналитик возвращается к реальной работе, он сталкивается с консерватизмом и скепсисом в духе «все равно заставят переделывать, зачем зря стараться». Или же возникает соблазн отложить задачу, надеясь, что в новой ERP или CRM-системе будут все нужные аналитические отчеты.

Но таких чудес не бывает – за 13 лет работы я не сталкивался с ними ни разу. В лучшем случае новая учетная система позволит корректно выгрузить фактические данные в Excel. Сводить их с бюджетом вам все равно придется самостоятельно.

Внедрение аналитики – не революция, а эволюция

Но среди тысяч моих выпускников есть сотни историй успеха. Кто-то получил поддержку высшего руководства и смог выстроить прозрачную отчетность. Кто-то после работы в «местечковой» компании устроился на более высокую позицию в федеральной или даже международной корпорации.

Важно понимать, что построение аналитической системы – не революционный, а эволюционный процесс. После установки новой программы все разом не поменяется к лучшему: это происходит постепенно, требует гибкости и терпения.

Особенно на переходном этапе могут быть сложности, когда нет единого источника данных и половину приходится собирать через Excel, тут же обрабатывать и собирать на коленке дашборд. В такой момент вы можете вернуться к этой книге, перечитать нужную главу и вспомнить, какую галочку поставить в сводной таблице, чтобы все заработало.

Компания с подходом Data-Driven обычно проходит 3 уровня навыков аналитики: персональный, групповой и корпоративный. Эта книга направлена на прокачку персональных навыков. Но бизнес получает ощутимую пользу от работы с данными, только когда эти навыки выходят на корпоративный уровень, становятся частью культуры.

Персональный уровень как основа

Кому-то эта книга открыла мир сводных таблиц и визуализации, а кому-то просто освежила в памяти функции Excel. Независимо от вашего стартового уровня не стоит останавливаться на достигнутом. Я имею в виду не столько изучение Excel, сколько решение новых задач.

Начните с того, чтобы регулярный отчет по вашему проекту или продукту превратился в дашборд. А если такого регулярного отчета нет, самое время проявить инициативу, утвердить метрики и настроить его.

Я понимаю, что в корпорациях формы отчетности спускаются сверху и остается мало пространства для творчества. Чтобы вы могли оттачивать навыки, я сделал учебные курсы в онлайн-формате. Вы изучаете продвинутые возможности работы с данными в Excel и Power BI и уже не только повторяете учебные примеры, но и решаете задачи самостоятельно. Отправляете работу на проверку куратору и получаете рекомендации, как избежать ошибок и сделать отчет лучше.

Помимо онлайн-обучения, у Института бизнес-аналитики есть социальный проект – Клуб анонимных аналитиков. Это профессиональное сообщество для всех, кто работает с отчетностью: от IT-профессионалов до финансовых директоров. Мы проводим живые встречи, вебинары, интересные конкурсы по визуализации.

Еще один формат для развития персональных навыков – стажировка в Институте бизнес-аналитики. Например, на одной из них в качестве выпускных проектов 45 команд стажеров разрабатывали дашборды для благотворительных фондов. Получилось интересно и полезно для всех. Стажеры в такой неожиданной форме участвовали в благотворительной деятельности, а фонды получили ценную поддержку в организации отчетности – как внешней, так и внутренней.

В общем, если есть желание, можно найти для себя подходящий формат для развития персональных навыков.

Посмотреть курсы

https://rebrand.ly/studyIBA

Групповой уровень как шаг вперед

Приятно узнавать новости, когда мои выпускники организуют аналитические кружки, клубы Data-Driven и другие сообщества по интересам. Делятся опытом, обсуждают профессиональные вопросы, приглашают меня и других экспертов. Это я и называю групповым уровнем навыков аналитики.

Для развития таких навыков клиенты приглашают меня проводить корпоративное обучение. Я изучаю отчеты и презентации компании и на их основе разрабатываю учебные задания. Сотрудники работают уже не с чужими примерами, а со своими данными – это помогает и вовлечению, и решению конкретных задач компании.

Во время двух– или трехдневного тренинга мы проходим полный цикл работы – от постановки задачи и сбора данных до расчета показателей и визуализации на дашборде.

В первый день учимся, а потом отрабатываем навыки на практике. В финале приглашаем руководство на демосессию и выясняем, что у нас получилось – просто красивые картинки или инструменты для принятия решений. Это всегда проходит конструктивно: руководители дают ценную обратную связь, говорят, каких показателей не хватает, в каких разрезах нужно фильтровать отчет и какие дополнительные вопросы возникают.

Именно в этот момент и происходит переход с группового уровня на корпоративный. Год за годом я с радостью наблюдаю, как в таких компаниях прорастает культура принятия решений на основе достоверных данных. Больше никто не «замазывает» на слайдах провалы, все готовы смотреть правде в глаза с помощью дашбордов: кто не выполнил план продаж, по какой статье перерасход и как решить проблему.

Как проходит корпоративное обучение

https://rebrand.ly/corpIBA

Корпоративный уровень как стратегия

Но бывает другая крайность. Мне возражают: сейчас я покажу дашборд – и шеф захочет каждое утро видеть актуальные цифры. Только вот мне придется готовить для него данные по ночам, ведь основную-то работу никто не отменял.

Такая проблема возникает, когда аналитика развивается локально в одном подразделении, без синхронизации с остальными бизнес-функциями. Продвинутые финансисты и маркетологи возмущаются, что им приходится делать работу за айтишников. Точно так же BI-аналитики жалуются, что настроили дашборды для продажников, а они ими не пользуются. Действительно, такого не должно быть.

Зачем нужно хранилище данных

На корпоративном уровне важно, чтобы аналитические данные хранились в базе, а аналитик и руководитель имели к ней удобный доступ, могли с помощью конструктора построить себе нужный отчет.

Для этого необязательно обучать разработке дашбордов весь коллектив.