Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы - Дэвид Сиббет

4. Поощряйте людей «доверять самому процессу».

5. Не вмешивайтесь, пусть группа сама все сделает. Интересно наблюдать, как из стикеров сама собой начинает складываться определенная структура.

6. Объявите работу законченной, как только увидите, что никто более не переклеивает стикеры.

7. Проведите дискуссию о том, какие названия следует дать образовавшимся кластерам.

Анализ и дискуссия вокруг диаграммы со стикерами

У работы со стикерами есть большое преимущество: этот метод в короткий срок генерирует очень много информации. Недостаток его в том, что люди не слышат, как создаются идеи, которых может оказаться слишком много. Если вам важно, чтобы люди действительно прочитали, что написано на стикерах, и внимательно все обдумали, придется об этом позаботиться специально. Текст в рамке рассказывает, как сделать так, чтобы группа сама создавала стикеры. Благодаря этой технике все успеют прочесть, что написано на стикерах. Но у нее есть свой недостаток: часто в ходе процесса один или двое участников группы начинают доминировать.

Есть другой способ подвигнуть членов группы прочитать все стикеры и обдумать, что там написано. Он заключается в проведении опроса, в ходе которого люди отмечают лучшие идеи. Наиболее удобный способ сделать это – использовать маленькие круглые стикеры-точки разных цветов (их продают в художественных салонах). Они помогают создать визуальное панно, отражающее то, что более всего волнует людей. Стикеры, получающие наибольшее количество разноцветных точек, мгновенно выделяются на диаграмме. Если вы планируете сделать копию панно, подберите стикеры-точки темных цветов. Желтый цвет на копиях не виден.

Следующая диаграмма создана во время организационного совещания в архитектурной фирме. В начале встречи группа создала список своих сильных сторон, а также проблем, возможностей и угроз на Grove GraphicGuide® – графическом шаблоне нашей компании. Я решил фиксировать перечень возможностей с помощью стикеров, поскольку мы хотели сконцентрироваться именно на них, и расставить приоритеты; это предваряло дискуссию о положении дел в целом.

После того как вся информация была собрана на заготовке (стикеров было больше, чем показано на иллюстрации), я попросил приклеить разноцветные стикеры-точки на те стикеры, информация на которых внушала наибольшее доверие. У каждого участника был набор стикеров-точек, которые представляли собой треть всего списка стикеров. Таким образом, весь процесс напоминал не голосование, а опрос. Ясно, что окончательные решения принимаются не числом голосов, а в ходе диалога или другого процесса принятия решения, на который согласны все присутствующие.

Как только все стикеры-точки были наклеены, разобрать их на кластеры не представляло труда: стикеры с большим количеством отметин были перенесены на верх диаграммы, как показано на рисунке. А изложенные на них идеи послужили отправными точками в разговоре об общем видении ситуации, который состоялся во второй половине дня.

Система отвечает целям. Использование стикеров для отображения возможностей позволяет организовать дискуссию по поводу общего видения ситуации.

Если нужно провести опрос руководствуясь не одним критерием, а несколькими, следует раздать стикеры-точки двух или более цветов. Один цвет будет отражать личные пристрастия, а другой – то, что участник считает наиболее полезным для организации. Можно придумать множество других комбинаций. Если под рукой у вас нет стикеров-точек, то попросите отмечать стикеры маркерами. Здесь, конечно, придется полагаться на честность: у каждого будет право поставить только определенное количество отметок, и все же визуализации будет иметь место.

• Раздайте людям стикеры-точки числом, составляющим треть от числа категорий, которые предстоит обсудить.

• Покажите, куда нужно приклеить стикер-точку на стикер с идеей на диаграмме. Если все точки будут приклеены в одно и то же место, визуальный эффект будет больше.

• Предупредите, чтобы люди не «голосовали» за одну и ту же идею, потому что это не голосование, а опрос в целях оценить меру интереса.

• После того как все стикеры-точки наклеены, сосчитайте их и напишите числа так, чтобы результаты опроса отличались от всего остального на диаграмме.

• Если диаграмма слишком велика, попросите, чтобы вам помогли сосчитать стикеры-точки.

• Обсудите результаты с группой.

Практика в малых группах и встречи, посвященные повестке дня

Если вы не привыкли использовать стикеры, можете попрактиковаться – на рабочем месте, в конференц-зале и даже в ресторане. Сходных результатов можно добиться при помощи флипчарта и стикеров меньших размеров, а затем отксерокопировать диаграммы.

Большинству крупных совещаний предшествуют встречи с небольшим количеством участников, которые составляют повестку дня. Используйте в ходе них стикеры, можно попробовать разные варианты построения встреч. Этот процесс не содержит в себе ничего сложного. Используйте в качестве рабочего панно заготовку с блоками, разбитыми по времени. Запишите на маленькие стикеры результаты, которых вы хотите добиться, и все события и действия, которые могут способствовать достижению ваших целей. Как только все исходные элементы будут определены, обсудите то, что вы не в силах изменить: например, время встречи, перерывы на обед, выступающих и т. п. Используйте эти моменты в качестве ориентиров, вокруг которых можно начать собирать кластеры. Если среди тех, кто готовит встречу, есть ваши спонсоры или проектная группа, у них могут возникнуть свои идеи. Вы тоже можете выступить с предложениями. И в конце концов все будет организовано.

Однажды я использовал этот метод, чтобы разрешить проблему построения семинара. Меня пригласили провести встречу высшего руководства и менеджеров большой многонациональной компании по программе, адресованной всем отделениям этой компании в мире. Я хотел, чтобы они держали руку на пульсе, включились в работу, и предложил моему британскому спонсору оставить третий день семинара для командной работы над программой. Он об этом не хотел даже слышать, опасаясь, что нас подвергнут критике. После долгого спора я предложил сделать небольшие постеры на половинках листа бумаги, чтобы проиллюстрировать все действия, которые могли иметь место на семинаре, а затем попросил представителей высшего руководства помочь нам выбрать те, которые им нужны, и как-то их упорядочить.