Самоучитель работы на компьютере. - Денис Колисниченко

Глава 14

МS Excel: работаем с электронными таблицами

14.1. Что такое электронная таблица

Что же такое электронная таблица? Как и обычная таблица, электронная состоит из ячеек, которые находятся на пересечении строчек и колонок, из которых формируется сама таблица. Ячейка электронной таблицы может содержать данные любого типа — строку, дату, число, рисунок и т. д. У каждой из них есть свой адрес, и это позволяет выполнять определенные операции над содержимым ячейки.

В Excel порядок организации электронных таблиц следующий. Документ MS Excel называется книгой. Книга содержит как минимум один лист. По умолчанию количество листов равно трем. Каждый лист — это самостоятельная электронная таблица со своими ячейками. Адреса ячеек уникальны в пределах листа, т. е. в одной книге может быть несколько ячеек с одним и те же адресом, но пока не забивайте этим голову — об адресации ячеек и обращении к ним в формулах мы еще поговорим. А пока перейдем к рассмотрению основного окна Excel.

14.2. Основные элементы окна MS Excel

При запуске Excel вы увидите ее основное окно (рис. 163). С главным меню и панелями инструментов мы уже знакомы — они практически идентичны аналогичным панелям MS Word, поэтому на них останавливаться не будем. Область задач содержит список файлов, с которыми вы недавно работали. Строка формул содержит формулу. У каждой ячейки может быть своя формула, согласно которой вычисляется значение ячейки. Слева от строки формулы находится поле адреса ячейки. В нижней части окна находятся вкладки, использующиеся для переключения листов электронной книги. Слева от них — кнопки навигации, с помощью которых переходят к первому, предыдущему, следующему, последнему листу книги.

Рис. 163. Окно Excel.

14.3. Создание, сохранение, открытие книг Excel

Новая книга создается при запуске Excel. Если вам нужно создать новую книгу уже в процесс работы, то выполните команду меню Файл, Создать, Чистая книга. Команда Чистая книга находится в области задач, которая обычно отображается в правой части Excel (рис. 164). Обычно для создания новой книги гораздо проще нажать Ctrl+N, чем производить все эти манипуляции мышью.

Рис. 164. Создание новой книги.

Для сохранения книги нужно выполнить команду Файл, Сохранить, а для сохранения ранее сохраненной книги под другим именем — Файл, Сохранить как. Если вы хотите задать пароль для доступа к своей книге, то в окне сохранения выберите команду Сервис, Общие параметры (рис. 165). В появившемся окне (рис. 166) вы можете задать пароли для открытия и для изменения книги, рекомендовать доступ только для чтения, а также указать, что перед сохранением книги всегда должна создаваться резервная копия (как правило, этот параметр нужен для важных книг).

Рис. 165. Сохранение документа (книги).Рис. 166. Установка пароля.

Как и в случае с Word, вы можете задать интервал автоматического сохранения. Для этого выполните команду Сервис, Параметры, в появившемся окне перейдите на вкладку Сохранение и установите нужный вам интервал (рис. 167). По умолчанию интервал автоматического сохранения равен 10 минутам.

Рис. 167. Интервал автоматического сохранения.

Открыть книгу можно с помощью команды меню Файл, Открыть, для быстрого вызова которой нужно нажать Ctrl+O.

14.4. Работа с листами

Прежде чем перейти к работе с электронной таблицей, нужно поговорить о листах книги. Как уже было отмечено, в нижней части окна находятся вкладки, которые используются для переключения между листами книги. Вам не нравятся названия Лист1, Лист 2, ЛистЗ? Вы можете переименовать свои листы так, как вам хочется, например Январь, Февраль, Март. Для этого дважды щелкните по вкладке листа, введите новое имя и нажмите Enter (рис. 168).

Рис. 168. Работа с листами книги.

Предположим, что вы делаете отчет о продажах за прошлый год и вам нужно двенадцать листов — по одному на каждый месяц года. Для создания листа щелкните правой кнопкой мыши на любой вкладке листа и выполните команду Добавить. В появившемся окне выберите Лист (рис. 169).

Рис. 169. Вставка нового листа.

После добавления с новым листом можно работать как с ранее созданными. Для перемещения листов просто ухватитесь мышью за вкладку листа и переместите лист в нужную позицию.

Если вы хотите удалить лист, щелкните на вкладке с ненужным листом (раз вы хотите удалить лист, значит, он вам не нужен) и выберите команду Удалить. Имейте в виду, что удаленный лист нельзя восстановить с помощью команды Правка, Отмена. Поэтому дважды подумайте, прежде чем удалить его.

Вы можете скопировать или переместить лист в другую книгу. Для этого:

откройте книгу, в которую вы хотите переместить (или скопировать) лист;

щелкните правой кнопкой мыши по вкладке листа и выберите команду Переместить/скопировать;

появится окно (рис. 170), в котором нужно выбрать книгу, куда вы хотите переместить или скопировать лист (если открыто несколько), а также указать порядок вставки листа (перед каким листом книги нужно вставить данный лист — вы увидите список листов целевой книги). Если вы хотите скопировать, а не переместить лист, то отметьте переключатель Создавать копию.

Рис. 170. Перемещение (или копирование) листа из одной книги в другую.

Вот теперь, когда мы знаем, как работать с листами, мы можем поговорить о работе с ячейками.

14.5. Ячейки

Каждая ячейка имеет адрес, значение и формат. Адрес позволяет обратиться к значению ячейки при написании формул. Значением может быть все, что угодно — строка, число, формула, дата, рисунок и т. д. Формат задает, как будет отображаться то или иное значение. Как правило, формат тесно связан со значением.

14.5.1. Адрес ячейки

Сначала разберемся с адресом ячейки. Все мы играли в детстве в морской бой. Принцип адресации ячеек в Excel такой же. Ячейка, которая стоит на пересечении первой колонки (имя которой А) и первого ряда (его номер 1), будет называться А1 — это и есть адрес ячейки. Буква (или буквы) адреса задают имя колонки, а число после букв — номер ряда. Например, АА32 — это адрес ячейки, которая стоит на пересечении 27-й колонки (в английском алфавите 26 букв, после 26-й колонки Z следует 27-я с именем АА) и 32-го ряда.

Кроме описанного выше стиля адресации Excel поддерживает еще один стиль, который называется R1C1. Правильнее его было бы назвать RnCn, поскольку первая п — это номер ряда (R — row), а вторая п — это номер колонки (С — column). Например, при обычном стиле адресации ячейка, которая стоит на пересечении второй колонки и первого ряда, будет называться В2, а в стиле R1C1 — R1C2. Какой стиль использовать — решать вам. Мне, как и большинству пользователей, удобнее использовать первый стиль. Но некоторым пользователям удобнее использовать второй стиль, поэтому если вы откроете книгу в стиле R1C1, не пугайтесь: это не ошибка Excel, а просто еще один стиль адресации. Изменить его можно с помощью команды Сервис, Параметры. В окне параметров на вкладке Общие (рис. 171) есть параметр Стиль ссылок R1C1. Если он включен, то используется второй стиль адресации, если выключен — первый.

Рис. 171. Параметры Excel.

14.5.2. Значение ячейки

Как и в случае с Word, просто начинайте вводить текст или числа. Не беспокойтесь, что введенное вами значение выходит за рамки ячейки — это поправимо. Для изменения ширины ячейки ухватитесь за границу колонки и перемещайте ее, пока не измените размер так, как вам нужно (рис. 172). Если вы пропустили предыдущие главы и не знаете, что такое «ухватиться», то я вам напомню. Следует навести указатель мыши на границу ячейки, дождаться, пока он изменит вид на двустороннюю стрелку (это символизирует изменение горизонтального размера), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перемещать указатель до изменения размера. Excel будет вам показывать ширину ячейки в миллиметрах и пикселах.

Рис. 172. Изменение ширины столбца.

Высота ячейки изменяется аналогично, только нужно ухватиться за границу не колонки, а ряда. Но можно доверить Excel подбор размеров ячейки. Предположим, у нас есть список фамилий и некоторые не помещаются в ячейку. Дважды щелкните на границе колонки, и Excel изменит ширину колонки так, чтобы поместилась самая длинная фамилия. Удобно? Аналогично можно автоматически изменять высоту ряда ячеек. Понятно, что изменяется размер не одной ячейки, а всей колонки или всего ряда.