Самоучитель работы на компьютере. - Денис Колисниченко

После того как вы нажмете ОК, в текущую позицию курсора будет вставлено оглавление (рис. 125).

Рис. 125. Созданное оглавление.

Из списка Форматы вы можете выбрать формат самого оглавления. Поэкспериментируйте, и ваша курсовая работа станет более изысканной. Сразу предупреждаю: слишком педантичные экзаменаторы могут этого не оценить. Поэтому если в случае с рефератом можно экспериментировать, то с дипломной работой лучше не стоит.

Если в документе произошли серьезные изменения и вы видите, что оглавление пора обновить, поскольку оно не соответствует действительности, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите команду Обновить поле. Как видите, в создании оглавления ничего сложного нет.

13.4. Сохранение документов

13.4.1. Сохранение документа в формате MS Word

Для сохранения документа нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S (или выполните команду меню Файл, Сохранить или нажмите кнопку с изображением дискетки на стандартной панели инструментов — как вам больше нравится). Если вы ни разу еще не сохраняли документ, то откроется окно Сохранение документа, позволяющее задать имя файла (рис. 126). По умолчанию имя будет задано по первой строчке вашего документа, что очень удобно, но вы можете изменить его по своему усмотрению. На диске файл будет сохранен с расширением. doc.

Рис. 126. Сохранение документа.

Если вы хотите сохранить файл под другим именем, тогда выберите команду меню Файл, Сохранить как. Откроется уже знакомое окно Сохранение документа, в котором нужно ввести новое имя файла. Обратите внимание: старый файл удален не будет, т. е. операция Сохранить как — это операция копирования, а не переименования. Предположим, что мы работаем с файлом Документl.doc. Если мы выполним команду Сохранить как и введем имя Документ3.с1ос, то на диске у нас будет два файла — Документ!.doc и Документ3.с1ос. Операция Сохранить как обычно используется, если нужно внести изменения в копию, а не в оригинал документа. Вы открываете оригинальный документ, сохраняете под другим именем и работаете с копией.

Сразу же после создания документа (неважно — в программах ли Word, Excel или в обычном Блокноте) нужно его сохранить! Иначе вы можете забыть это сделать, а там или свет нежданно вырубят, или Word зависнет. В результате работали-работали, и придется все начинать сначала. К тому же Word гарантирует восстановление в случае сбоя (самого Word, а не отказа жесткого диска!) только сохраненных документов, а новые (несохраненные) документы могут и восстановиться, и нет — как повезет. Поэтому, как только создали документ, в первую очередь набиваем название текста, а потом нажимаем Ctrl+S. Почему это целесообразно: по умолчанию Word в качестве имени файла при сохранении использует первую строку документа. И вам не придется вводить дважды название документа. Например, вы создали новый документ, ввели его название — «Отчет», и при нажатии Ctrl+S Word предложит вам сохранить этот документ под именем Отчетное. Таким образом, имя файла можно не вводить.

Не лишним будет настроить автоматическое сохранение. А то всякое может случиться. Для этого выберите команду Сервис, Параметры, в окне настроек перейдите на вкладку Сохранение. Далее проследите, чтобы был включен параметр автосохранениекаждые и укажите интервал 1 минута.

13.4.2. Закрытие доступа к файлу паролем

Документы, содержащие конфиденциальную информацию, принято защищать паролем. Для этого в окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис и из появившегося меню выберите команду Параметры безопасности (рис. 127).

Рис. 127. Выберите команду Параметры безопасности.

После этого в окне Безопасность (рис. 128) введите пароль для открытия файла и для разрешения записи (если нужно). Для максимальной защиты нужно ввести два разных пароля. Первый будет запрошен при открытии документа, а второй — при попытке сохранения изменений в документе. Будьте внимательны при вводе пароля — ведь подтверждения пароля не предусмотрено. Когда вы введете пароль (или два пароля), нажмите кнопку Установить защиту.

Рис. 128. Установка пароля.

13.4.3. Свойства документа

Для облегчения поиска рекомендуется заполнить информацию о документе. Для этого выполните команду Файл, Свойства и перейдите на вкладку Документ (рис. 129). Вы можете добавить информацию об авторе, руководителе, учреждении, в котором вы работаете, заполнить ключевые слова и т. д. Все это поможет найти сохраненный документ на вашем жестком диске, если вы забудете его имя (а это рано или поздно произойдет).

Рис. 129. Свойства документа.

13.4.4. Сохранение документа в другом формате

По умолчанию документы сохраняются в родном формате MS Word. Формат документа современных версий MS Word совместим с довольно старым форматом MS Word 97. Другими словами, если кто-то из ваших друзей до сих пор работает в Windows 95/98 с офисным пакетом MS Office 97, ваши документы будут открываться в Word 97 без всяких потерь оформления. А вот чтобы открыть ваш документ в более «древней» версии MS Word, например в Word 95, нужно сохранить его в формате RTF (Rich Text Format). Можно вообще сохранить документ в формате Обычный текст, но тогда ни картинок, ни таблиц вам не увидеть. А формат RTF их поддерживает, но все равно часть оформления при сохранении ваших документов в этом формате будет потеряна.

Для сохранения документа в другом формате выполните команду Файл, Сохранить как (рис. 130). В появившемся окне в поле Тип файла выберите Текст в формате RTF (или другой тип файла) и нажмите кнопку Сохранить. При сохранении в формате RTF расширение результирующего файла будет. rtf, а при сохранении в формате Обычный текст —.txt.

Рис. 130. Сохранение документа в другом формате.

13.4.5. Автоматическое сохранение. Параметры сохранения

У вас частенько отключают электропитание, источник бесперебойного питания еще не купили, но зато постоянно забываете сохранить документ? История знакомая. Вам может помочь сам Word — просто настройте автоматическое сохранение документа. Для этого выполните команду Сервис, Параметры. В появившемся окне перейдите на вкладку Сохранение. По умолчанию включено автосохранение каждые 10 минут. Целесообразно уменьшить данный параметр до 5 минут (рис. 131). Входить в крайности и устанавливать 1 минуту не стоит: помните, что вы не сможете отменить действие после сохранения документа, поэтому такое автосохранение нежелательно. А еще лучше усвоить привычку периодически нажимать Ctrl+S вне зависимости от периодичности автосохранения.

Рис. 131. Параметры сохранения.

Также полезен параметр всегда создавать резервную копию. Расширение у файла резервной копии —.wbk, имя файла — такое же, как у оригинала. В этом случае будет дополнительная гарантия того, что после отключения электропитания вы восстановите хоть какую-то часть своего документа.

Если вы использовали экзотические шрифты и подозреваете, что у человека, которому вы хотите передать свой документ, их не будет, установите параметр внедрять шрифты TrueType. В этом случае размер файла может быть существенно увеличен (ведь в него будут включены все ТгиеТурешрифты, которые использованы в документе), но зато на другом компьютере документ будет выглядеть так же, как и у вас.

13.5. Открытие документов

Для открытия документа используется команда меню Файл, Открыть. Ей соответствует комбинация клавиш. В результате выполнения данной команды откроется окно Открытие документа, в котором вы сможете выбрать файл (рис. 132).

Рис. 132. Открытие документа.

13.5.1. Быстрое открытие документа

Для быстрого открытия документа, с которым вы недавно работали, можно использовать само меню Файл. Откройте его. Перед командой Выход вы найдете список из четырех файлов, с которыми вы недавно работали (рис. 133). Просто выберите из них нужный.

Рис. 133. Быстрое открытие документа.

Вы можете увеличить количество элементов этого списка до девяти. Для этого откройте окно параметров (Сервис, Параметры), на вкладке Общие (рис. 134) измените значение параметра помнить список из:, установив нужное вам значение (максимальное — 9).

Рис. 134. Параметры Word.

13.5.2. Поиск документа

Вы забыли имя документа? Не беда — вам нужно использовать поиск документов, который можно выполнить средствами самого Word, не прибегая к помощи операционной системы. Нажмите кнопку открытия документа, выполните команду Сервис, Найти. Откроется окно поиска файлов (рис. 135). На вкладке Обычный можно произвести самый обычный поиск — вводите текст, который хотите найти, выбираете область поиска (можете отметить один из каталогов, отдельный диск или Мой компьютер) и нажимаете кнопку Найти. Типы файлов можно не указывать — будет произведен поиск только по документам Word, что нам и нужно.