Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности - Карсон Тейт

• Устройте себе разгрузку мозга: составьте список дел, которые необходимо выполнить в следующие несколько дней. Выплесните на бумагу, белую доску или в компьютерную программу на выбор все и вся, что приходит на ум. Освободите голову от этих мыслей и излейте их в материальный мир. Очистите «кеш»[19] мозга от всего лишнего.

• Проведите мозговой штурм, примените инструменты для составления интеллект-карт или бумагу либо блок-кубик, чтобы ни одна важная идея не исчезла бесследно, а осталась для «истории» и могла быть реализована впоследствии без дополнительных усилий на ее поиски. Так вы избежите потери драгоценной умственной энергии, вспоминая, что нужно было сделать или с кем поговорить. Последуйте мудрому совету консультанта по вопросам продуктивности Дэвида Аллена, автора книги «Как привести дела в порядок»[20]: используйте свой мозг, чтобы придумывать идеи, а не припоминать их{32}.

Больше узнать о том, как правильно составлять перечни дел и какова их роль в преодолении синдрома «попкорновых мозгов», вы сможете в следующей главе. А сейчас выложите на бумаге сегодняшнюю порцию «попкорна», которую преподнес вам ваш мозг, и примените следующие отработанные приемы для планирования ваших действий. Я поделила эти методы на три группы по временному интервалу, для которого готовится план: месяц, неделя и день. Приучите себя использовать их регулярно и заметите, что ваш мозг начал меньше уставать. Это позволит превратить бесчисленное количество часов, ранее тратившихся впустую, в продуктивное время.

Лучшие методы месячного планирования

Месячный план должен отражать общую картину ваших целей, обязательств и приоритетов, как бы становясь своеобразной гарантией того, что в графике учтены эти три компонента. Следующие шаги по его составлению я советую вам проделывать раз в месяц, превратив их в рутинную процедуру, выполняемую в заранее условленное время: скажем, первого числа каждого месяца или в первый понедельник месяца – как вам будет удобнее.

• Просмотрите свои профессиональные и личные цели за квартал. Какие из проектов и задач в вашем перечне дел смогут приблизить вас к каждой из этих целей? Если таковых нет, дополните список проектами и задачами, выполнение которых вы считаете необходимым условием для достижения ваших профессиональных и личных целей. В вашем графике на предстоящий месяц выделено время для реализации этих проектов и задач? Если нет, то зарезервируйте его.

• Просмотрите свой календарь на предстоящий месяц и задайте себе следующие вопросы:

– Все ли этапы и крайние сроки моих проектов отмечены в календаре?

– Предусмотрел(а) ли я достаточно буферного времени?

– Сколько дней в рамках этого месяца у меня пройдут в непрерывных заседаниях и встречах? Какие из них я могу передвинуть или отменить, чтобы получить необходимое время на их обдумывание и выработку стратегии?

– Предусмотрено ли в календаре на предстоящий месяц личное время? (Оно вам жизненно необходимо, если хотите постоянно демонстрировать хорошее качество работы.)

– Если у вас есть семья, значимый для вас человек или некие иные жизненные приоритеты, то предусмотрено ли в вашем календаре время на удовлетворение потребностей этих людей и общение с ними?

• Анализируйте свой календарь до тех пор, пока не будете довольны своими ответами на все вышеперечисленные вопросы.

Лучшие методы недельного планирования

Смысл недельного планирования – освободить мозг от необходимости помнить, что и в какой момент нужно сделать, чтобы не расходовать зря драгоценную умственную энергию. Основная ваша цель – проконтролировать ход выполнения всех проектов, собрать и обработать информацию, которая накопилась за неделю, и позаботиться о том, чтобы она и впредь обрабатывалась и упорядочивалась. Такое планирование позволяет разгрузить мозг и подготовиться к предстоящей семидневке.

Я рекомендую завести привычку выделять время на составление плана на неделю в один и тот же день, например в конце пятницы или ранним утром в понедельник, чтобы вы были готовы приступить к работе без раскачки, сразу по приезде в офис в понедельник. Вот что нужно для этого сделать:

• Соберите все разрозненные документы, отдельные листки, визитные карточки и прочие материалы, которые накопились на вашем столе, в сумке и карманах. Нужное подшейте, остальное выбросите или добавьте в перечень дел – и так по каждой бумажке.

• Просмотрите и обработайте свои записи: заметки, которые вели во время заседаний, примечания, нацарапанные на отдельных листочках или полях документов, записи, сделанные в компьютере, например в OneNote. Включите вопросы, требующие принятия мер, в перечень дел, отметьте на календаре дни сдачи проектов и разложите по лоткам и ящичкам все записки и материалы с совещаний и встреч.

• Внимательно просмотрите свой календарь за прошедшую неделю, чтобы выявить невыполненные поручения или неучтенную информацию. Перенесите эти задачи в свой перечень дел и разложите информацию по папкам.

• Посмотрите на календарь на следующую неделю. Зафиксируйте все шаги, которые необходимо предпринять, все действия по проектам и все задачи по подготовке, организации или участии в предстоящих мероприятиях.

• Перечитайте список своих целей. Оцените степень приближенности к каждой из них и степень завершенности каждого проекта. Убедитесь, что на следующей неделе совершите хотя бы один шаг по направлению к их достижению.

Лучшие методы ежедневного планирования

Цель составления плана на день – выделить приоритетные задачи на конкретный день и решить их. Заранее определив, на чем именно следует сконцентрироваться, вы сведете к минимуму влияние отвлекающих факторов, которые неизбежно будут возникать. В идеале планировать свой день нужно после обеда или вечером накануне, чтобы наутро незамедлительно приступить к работе в соответствии с поставленными задачами. Если же составить план заблаговременно невозможно, выделите на него несколько минут в самом начале дня до того, как на вас обрушится поток электронных писем, телефонных звонков и личных встреч. Я рекомендую предпринять следующие шаги.

• Просмотрите текущие проекты и задачи. Прежде чем что-либо сделать (в том числе и проверить ящик электронной почты), определите три главных приоритета на день. Используйте их в качестве ориентиров и структурируйте свой день в соответствии с ними.