Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности - Карсон Тейт

Поэтому попробуйте следующие тактики:

• оставляйте в своем еженедельном графике временной задел, чтобы иметь возможность воспользоваться неожиданными предложениями или разрешить непредвиденные ситуации и проблемы;

• включайте плавные переходы и гибкие решения в свои планы, оставляя себе простор для творческих прозрений и эффективного управления кризисными ситуациями;

• определяйте структуру и составляйте план на неделю;

• предусматривайте в своем графике время для размышлений и рефлексии – для вас как плановика это очень важно.

Плановик в действии

Айлин Гордон, СЕО Ingredion, одного из крупнейших в мире производителей ингредиентов для продуктов таких продовольственных компаний, как Nestle, Kraft и Unilever, рассказывает: «Я – ярая сторонница высокой самоорганизации. Каждый воскресный вечер – это вечер семьи. Мы обычно ужинаем, а затем я составляю себе план на неделю и месяц. Иногда моя дочь говорит: “Я сильно отстала со сдачей реферата, и мне нужна твоя помощь”. В таких случаях я копирую главу, на которой она застряла, беру материал с собой и, уже находясь в пути, звоню дочке и мы обсуждаем вопросы, которые она не смогла решить самостоятельно. Однажды я даже устроила ей тест на правописание прямо с заднего сиденья такси. Энергии, конечно, требуется много, а также желания все это делать, но мне никогда, ни на минутку не приходила в голову мысль, что такое невозможно. Просто нужен хороший план. И резервный вариант для каждого резервного варианта».

Ваши сильные стороны:

• способность видеть общую картину;

• умение работать в команде и добиваться повышения производительности труда;

• талант интуитивно принимать решения в реальном времени, в ходе процесса развития событий;

• способность выделять необходимое время для выполнения работы.

Поэтому попробуйте следующие тактики:

• оценивайте объем своего внимания и составляйте планы, исходя из этой оценки;

• выключите функцию оповещения о поступлении новых электронных сообщений;

• выделяйте в своем ежедневном графике время для контакта и взаимодействия с людьми;

• планируйте выполнение задач в соответствии со своим энергетическим состоянием.

Организатор в действии

Автор нескольких книг Кейт Феррацци – типичный организатор. Название его бестселлера «Никогда не ешьте в одиночку»[18] – классический девиз организаторов. Вот какой совет он дает: «Если у вас есть лишние пятнадцать минут – потратьте их на то, чтобы перекинуться с кем-то парой слов, написать письмо или позвонить. Используйте свободное время в течение дня, чтобы переслать статью, позвонить по телефону или отправить сообщение. Время, проведенное в такси, – это повод напомнить кому-нибудь о себе. Полет в самолете тоже можно рассматривать как возможность для налаживания контактов. У меня такие моменты зарезервированы как раз для поддержания отношений».

Ваши сильные стороны:

• способность видеть общую картину;

• способность хорошо работать под давлением;

• умение работать очень быстро;

• талант эффективно совмещать и выполнять несколько задач и проектов одновременно.

Поэтому попробуйте следующие тактики:

• спросите себя: «На что мне лучше всего потратить время в настоящий момент?»;

• ставьте себе жесткие, но реалистичные сроки;

• держитесь подальше от скучной и монотонной работы;

• храните свой календарь постоянно на виду, но отмечайте в нем только общие временные рамки проектов.

Визуализатор в действии

Ричард Брэнсон, основатель Virgin Group, поделился с предпринимателями следующим классическим для визуализатора советом: «Предоставьте свой команде простор для работы – во многих случаях стоит даже перевести офис в другое здание. Отстраните себя от выполнения повседневных бизнес-функций и найдите кого-нибудь, кто сможет заменить вас в качестве операционного директора, чтобы у вас появилось достаточно не нарушаемого никем времени для изучения общей картины и принятия решений о дальнейшем направлении развития компании»{30}.

Держите свои инвестиции под контролем: составляйте планы и расставляйте приоритеты на каждый день, неделю, месяц

Бывают моменты, когда кажется, что наш мозг работает как машина для попкорна, непрерывно подбрасывающая задания: «Позвони Сью», «Напиши Алану», «Купи молоко», «Забеги в химчистку»… Поручения, идеи и распоряжения так и сыплются на нас – и их все нужно выполнить. Подобный поток задач не только раздражает – он также подавляет нашу способность определять приоритеты и планировать свою работу, потому что отнимает у нас очень много умственной энергии.

Планирование и расстановка приоритетов обычно предлагаются как инструменты, экономящие время, и как антидот для стресса, вызываемого перегруженными графиками и избытком дел. Планирование и определение приоритетов действительно ценные и полезные занятия, но сами по себе они не излечат вас от синдрома «попкорновых мозгов», а наоборот, способны еще больше усугубить состояние стресса.

Вспомните, когда в последний раз вы расставляли задачи в своем перечне дел в порядке их приоритетности, вам пришлось принимать решения и выбирать из множества конкурирующих друг с другом проектов, сроков и важных для вас лиц. Если вы похожи на большинство людей, то, скорее всего, этот процесс дался вам нелегко. Планирование и приоритетизация – энергоемкие задачи, которые способны тем больше вгонять вас в стрессовое состояние, чем дольше вы ими занимаетесь. Наш мозг нуждается в значительных количествах «горючего» – глюкозы и кислорода – и расходует их гораздо быстрее, чем нам кажется. Как объясняет профессор Рой Баумейстер из Университета штата Флорида: «У нас есть ограниченный объем ресурсов для таких видов деятельности, как принятие решений и сдерживание порывов, и когда мы активно их расходуем, то на следующий вид деятельности у нас их практически не остается»{31}. Стоит принять одно трудное решение – например, определить, что нужно сделать сегодня в первую очередь, – и следующее решение вам дастся уже труднее. Мыслить качественно вы можете лишь лимитированное количество времени.

Что мы можем в таком случае предпринять? Как сохранить энергетические запасы своего мозга и эффективнее их использовать в процессе планирования и расстановки приоритетов, что в конечном счете приведет также и к экономии времени? Ниже вашему вниманию предлагается несколько проверенных методов, которые помогут вам сберечь энергию и снизить естественную податливость синдрому «попкорновых мозгов», создающему многим проблемы.