Проще говоря. Как писать деловые письма, проводить презентации, общаться с коллегами и клиентами - Салливан Джей

Наверное, вам стоит подумать о том, чтобы закончить эти переговоры в ближайшем будущем, до серьезного изменения экономической ситуации, которое положит конец явлениям, обуславливающим подобную структуру сделки.

Когда говорящий закончит предложение, слушатели уже забудут основной посыл. Переварить такой кусок информации в один присест невозможно.

Нам необходимо поскорее заключить сделку.

Просто и ясно.

Говорите проще

Высококвалифицированные профессионалы склонны попадать в две ловушки. Во-первых, мы пытаемся показать, какие мы умные. Во-вторых, мы не замечаем, что используем отраслевой жаргон.

Масштаб речей не впечатляет. Впечатляет масштаб идей. Наша компания провела опрос более 1800 профессионалов из делового мира, чтобы выяснить, какие навыки коммуникации производят на них самое большое впечатление. Когда их попросили выбрать три главных пункта в списке из нескольких десятков, «использование сложных технических слов» не выбрал никто! В профессиональных кругах вас не оценивают по уму. В этих кругах ум – нечто само собой разумеющееся. Вас оценивают по тому влиянию, которое вы оказываете, то есть по тому, можете ли вы своими идеями побудить людей к действию.

Так что говорите по существу. Не пытайтесь быть милым или умным. Главное – ясность.

Во времена Сарбейнса – Оксли[1], когда регулирование рисков было одной из самых горячих тем в бизнесе, я работал с руководством крупной фирмы по оказанию профессиональных услуг. Шла подготовка к ежегодному общему собранию.

Партнер, возглавляющий группу по управлению рисками, очень беспокоился о формулировке своего сообщения партнерам. Он знал, что каждый партнер волнуется о собственном риске, но одновременно и о тех ограничениях, которые наложит на него новое регулирование.

Первоначально он думал, что главная мысль должна звучать примерно так: «Нашей фирме нужна серьезная система управления рисками, чтобы нам всем не угодить в тюрьму». Совершенно ясно, что эта формулировка не отвечает нашим критериям, а именно:

• Она слишком длинная и ее не так-то легко повторить (14 слов).

• Она делает акцент на негативе, а не на позитиве (хотя ей нельзя отказать в непосредственной направленности на слушателя).

Применив наши критерии, мы добились такой формулировки: «Давайте активно контролировать риски, чтобы они не начали контролировать нас». Партнеры четко услышали посыл, а также с энтузиазмом поддержали новые правила и процедуры в области рисков.

Избегайте жаргона

Все мы проводим львиную долю времени с людьми, которые занимаются тем же, что и мы. В результате мы начинаем думать, что наши внутренние высказывания, которые коллеги схватывают на лету, понимают и все остальные. Мы забываем, как много специальной лексики проникло в нашу речь. В разговоре с коллегой жаргон упрощает жизнь, но как только мы забываем, что речь идет именно о жаргоне, и используем его в неуместной ситуации, это становится проблемой. Поставьте перед собой задачу, во-первых, замечать специальную лексику, а во-вторых, исключать ее там, где она мешает пониманию.

Каждая отрасль и каждая функция в компании вырабатывают свой уникальный словарь. Бухгалтеры, юристы, IT-специалисты, кадровики – все используют фразы, которые обладают для них с коллегами особым смыслом. Жаргон повышает эффективность в разговоре с людьми из общей сферы деятельности. Однако такая специальная лексика может быть неправильно истолкована или вовсе не понятна человеку со стороны.

Чаще всего мы даже не понимаем, что используем жаргон. Как-то наша компания Exec|Comm послала меня в Вашингтон для работы с небольшой группой партнеров в юридической компании. С утра я в качестве знакомства перекинулся парой слов с несколькими из них. Один партнер, адвокат, упомянул своих взрослых детей. Когда я спросил, где они живут, он ответил: «В трех разных юрисдикциях», применив термин, означающий место, где на них следует подавать в суд. Любой нормальный человек сказал бы: «Они живут в трех разных городах» или «Они живут в разных концах страны». Только адвокат, говоря о детях, может описывать их место жительства с позиций возможного судебного дела. Он даже не понимал, насколько «застрял» в профессиональном жаргоне.

Фокус на аудитории

Как мы уже говорили во вступлении, ваше сообщение ни в коем случае не должно быть о вас, и крайне редко оно должно быть о вашем контенте. Оно всегда о том, как вашей аудитории (слушателям или читателям) следует эту информацию использовать. Чтобы создать послание, сосредоточенное на слушателях, задайте себе вопрос: «Что данная аудитория должна почерпнуть из этой встречи?» Например, финансовый аналитик звонит утром, чтобы рассказать о ключевых акциях в его ведении. Его аудитория состоит из большого количества банкиров, которым нужна полезная информация для потенциальных звонков клиентам.

Вот версия с фокусом на самом аналитике:

Я пересмотрел свое мнение о компании Acme. Несколько месяцев назад мы считали, что у нее здоровые основные показатели, а изменения, которые руководство внедряло в структуру компании, помогут исправить некоторые противоречивые шаги, сделанные в прошлом. Мы снова изучили вопрос и теперь убеждены…

Если я – финансовый консультант, слушающий сообщение, мне уже смертельно скучно. Аналитик использовал первые 15 секунд трехминутного сообщения, говоря о себе и своем мыслительном процессе. До сих пор я не услышал ничего, что смогу использовать в разговоре со своим клиентом.

Версия с фокусом на слушателях:

Сегодня же позвоните своим клиентам и рекомендуйте им продать акции компании Acme. Наша рекомендация покупать их несколько месяцев назад была правильной, но пришло время сменить тактику.

В первых двух предложения аналитик снабдил консультантов ключевой мыслью для звонка клиентам. Он сосредоточился не на самом сообщении, а на том, как аудитория этим сообщением воспользуется.

Трудно сказать, насколько быстро некоторые слушатели составят свое мнение о предмете. Дайте аудитории главную информацию в самом начале, чтобы их возможное мгновенное решение было основано на правильных мыслях. Не так уж часто ваши слушатели уделяют достаточно времени раздумьям над фундаментальными вопросами, связанными с их положением. Поэтому и вам, и вашей аудитории выгодно, чтобы послание было коротким, простым для понимания и сосредоточенным на нуждах слушателей. Таким образом вы сможете оказывать больше влияния на окружающих.

Поддерживаем отношения

Иногда цель профессионального общения – просто поддержать отношения. Безусловно, немало деловых решений основано на аналитических данных и репутации, но не меньше их рождается из личных связей и отношений.

Вы по праву гордитесь тем, что предлагаете своим клиентам и заказчикам. Речь идет об уникальных услугах. Они основаны на вашем интеллекте, опыте, репутации компании. Вы предлагаете клиенту нечто особенное. Однако, к сожалению, с его позиции большинство ваших услуг вполне заменяемы. Он может купить качественные товары и услуги у вас, а если вдруг его не устроит качество сервиса или цена, он может перейти через дорогу и купить такие же прекрасные товары и услуги у кого-нибудь другого. Ничего плохого в этом нет: такого рода конкуренция помогает оставаться в форме. Благодаря ей мы стремимся быть все лучше и лучше и не впадаем в благодушное самодовольство. Именно это сочетание гордости и смирения обеспечивает динамичную профессиональную жизнь.