Семь шагов для создания эффективного ИТ-подразделения - Сергей Гредников

Рис. 1. Треугольник принятия решений

Основная цель бизнеса – получение экономической эффективности от деятельности. Как следствие, трансформации цели на более низкий уровень: экономически эффективно должно быть любое бизнес-подразделение, включая информационные технологии. Данная логика трансформации цели распространяется как на внутреннюю эффективность ИТ подразделения, так и на результат деятельности ИТ подразделения. По возможности необходимо просчитывать экономический эффект от ИТ-подразделений, но это не всегда возможно по ряду причин, например:

– внедрение дополнительных информационных сервисов (например CRM (Customer Relationship Management, Система управления взаимоотношениями с клиентами) – можно рассматривать как конкурентное преимущество или средство завоевания рынка;

– внедрение и использование комплексных систем учета (ERP (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) с целью получения информации более высокого уровня качества для оперативного принятия управленческих решений;

– специфические требования бизнеса (медицина, банковский бизнес, связь, Интернет и т. д.).

Сколько необходимо тратить на информационные технологии? На этот вопрос нет готового ответа. Как один из вариантов решения вопроса – это сравнение уровня затрат на информационные технологии с предприятиями отрасли или конкретного региона. Зачастую показатель сравнения является приведенным и рассчитывается как доля от общего годового бюджета компании. В зависимости от сферы деятельности предприятия данный показатель разнится.

Уровень затрат на ИТ варьируется в основном в пределах 1—10 % от общего годового бюджета компании. В среднем, затраты на ИТ, составляют 3,7 % от оборота если брать данные по всем компаниям. Более развернутая информация представлена в таблице 14. Однако для каждой конкретной индустрии не существует определенной суммы которую надо затратить на ИТ, чтобы оставаться конкурентоспособным. Этот показатель может стать точным индикатором, но не всегда применимым, особенно если ваше предприятие монополист или явный лидер отрасли. Тем более, если цель предприятия – занять более выгодные позиции на рынке по отношению к ближайшим конкурентам или получить длительное конкурентное преимущество, то данный показатель для вас будет выступать в роли ориентира, но ни как не «панацея». В таком случае только логика, эксперимент и опыт будут вашими союзниками при определении собственной стоимости ИТ.

Дополнительным ориентиром для руководителя может служить еще один показатель: соотношение ИТ-сотрудников компании ко всем ее сотрудникам. Это дает некоторое представление о необходимом числе ИТ-сотрудников. Однако и этот метод имеет серьезный недостаток: от практически не работает, если часть ИТ-услуг отдана на аутсорсинг. В таблице 25 представлены существующие соотношения ИТ-сотрудников компании ко всем сотрудникам.

Рассмотрим пример: компания в планируемом периоде намерена повысить свой финансовый результат через увеличение объема продаж и привлечение новых клиентов, но обрабатывать огромные массивы информации по клиентской базе, действующими инструментами, применяемыми в настоящее время в компании – не возможно. Решение – внедрение CRM-системы. При этом нет необходимости рассчитывать финансовый результат от внедрения системы – это производная от увеличения объема продаж компании в краткосрочном периоде (3–5 лет). Отказ от внедрения системы – не приведет к намеченному результату. Таким образом, менеджмент компании принимает решение в пользу применения в компании новой информационной технологии.

В действующих условиях рыночной экономики вопрос эффективности функционирования коммерческих структур приобретает первостепенное значение, ведь именно бюджет на информационные технологии – одна из самых затратных строк бизнес-плана предприятия. В связи с этим весьма важно принимать обоснованное решение в пользу выбора той или иной информационной технологии при создании или реорганизации корпоративной информационной системы. В Интернете и других источниках в настоящее время огромное количество информации о применении того или иного способа оценки эффективности ИТ (наиболее распространенные: TCO – (Total cost of ownership) совокупная стоимость владения; ROI – (Return on Investment) окупаемость инвестиций; а также довольно часто применяется логика Balanced Scorecard (Balanced Scorecard (BSC) – Сбалансированная система). Описание вышеперечисленных методов не является целью данного издания, поэтому мы не будем останавливаться на плюсах и минусах этих методов или целесообразностью применения их в конкретных случаях, а постараемся сосредоточиться на вопросе эффективности ИТ подразделения.

Итак, предположим, руководство предприятия точно определило стратегию развития на среднесрочную перспективу в три – пять лет, и уже известны ключевые макроэкономические параметры горизонта планирования. Как правильно выбрать направление развития информационных технологий в компании на этот период и с чего необходимо начать? Как контролировать эффективность подразделения по информационным технологиям? Сколько необходимо потратить на ИТ без ущерба конечным целям предприятия?

Постараемся ответить на эти вопросы далее и начнем с основного – Стратегии ИТ.

2. Стратегия ИТ

Как неотъемлемая часть стратегии компании, наряду с продуктовой и маркетинговой стратегией, обязательно должна существовать стратегия информационных технологий. Многие руководители до сих пор игнорируют формирование данного документа, несмотря на существенную долю расходов на ИТ направление в компании.

При этом, если Ваша компания молода и имеет амбициозные цели предполагающие динамичное развитие и Вы работаете в остро-конкурентной среде, то скорость и гибкость принятия решений являются ключевыми элементами в достижении поставленных задач. А решения в свою очередь, должны опираться на гибкие, эффективные и управляемые ИТ. Для построения таких ИТ, соответствующих стратегическим задачам, стоящим перед компанией необходимо наличие четко сформулированных и согласованных целей в области информационных технологий – стратегии ИТ. Стратегия ИТ должна быть согласована с руководителями всех направлений бизнеса предприятия, одобрена и поддержана его руководством.

Отсутствие стратегии ИТ может превратиться в серьезное препятствие при решении стратегических и оперативных задач бизнеса. Современные ИТ в своем классическом виде, в случае инициации изменений в ИТ после начала изменений в бизнес-процессах не могут успеть за развитием бизнеса, т. к. изменения в ИТ нельзя сделать моментально, а поскольку большинство современных компаний активно используют в своей деятельности ИТ, то скорость изменений в бизнес-процессах любой компании напрямую связана с возможностями изменений в ИТ. Таким образом при отсутствии системного подхода к развитию ИТ они могут стать «тормозом» для развития бизнеса иногда приводящим к печальным последствиям для менеджмента и компании в целом.