Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени - Джулия Моргенстерн

Личное пространство — вопрос первостепенной важности для рабочих отсеков, особенно если их разделяют несколько человек. Вот некоторые приемы, которые могут вам помочь. Чтобы вам не мешали, повесьте на входе в свой отсек табличку «Не беспокоить». Если проект требует концентрации, работайте над ним в тишине и уединении библиотеки компании. Говорите по телефону негромко, показывая коллегам, что уважаете их потребность в тишине и хотите, чтобы они уважали вашу. Если вы делите рабочий стол с другим человеком, используйте настенный карман или корзину «Текущая работа», чтобы сообщать друг другу о состоянии проекта. И непременно выберите стул, который легко приспособить так, чтобы каждому из вас было удобно.

• Постоянно. Те, кому лучше всех удается постоянно поддерживать порядок на рабочем месте, приобретают привычку каждую неделю делать жесткую «чистку». Каждую пятницу отводите около тридцати минут на то, чтобы выбросить все отчеты и публикации, которые устареют к понедельнику; соберите все документы, с которыми вы закончили работать, и верните их в центральное хранилище.

• С регулярными интервалами. Тесные отсеки не оставляют никакого пространства для лишних вещей. Роли и обязательства в больших организациях постоянно меняются. Поэтому тем, кто работает в рабочих отсеках, необходимо контролировать и корректировать свою систему организации чаще, чем тем, кто работает в традиционных или домашних офисах. Каждые три месяца отводите пару часов на то, чтобы заново оценить, эффективно ли вы используете свое пространство и для чего вам нужно место. Возможно, за истекшее время ваши временные обязанности стали постоянными и предметы, связанные с этим, теперь требуют постоянного места в вашем рабочем пространстве. Имейте в виду, любые изменения в компании могут потребовать перемен в вашей системе. Например: не изменилось ли количество персонала? У вас новый шеф? Вы стали делить свое рабочее место с кем-то еще?

Глава 9

МОБИЛЬНЫЕ ОФИСЫ

1. Что работает?

Примеры:

«Всякий раз, когда мне пора отправляться в поездку, я завожу папку, в которую кладу все, что связано с путешествием: путеводитель, авиабилеты, графики встреч, документы, которые мне понадобятся. Это предотвращает сборы в последнюю минуту и панику».

«Я держу все имена и адреса в маленьком электронном органайзере. Он легкий, портативный и помогает мне оставаться в контакте с коллегами, клиентами и друзьями — даже если они забывают оставить свой номер на автоответчике!»

2. Что не работает?

Примеры:

«Я живу в таком смертельном страхе, что отправлюсь в поездку без каких-нибудь важнейших документов, что начинаю собирать их за три дня, чтобы ничего не упустить. В итоге на моем столе постоянно возникает беспорядок».

«Я путешествую каждую неделю и появляюсь дома только на один-два дня. Дома я всегда подавлен количеством почты, которую нужно рассортировать, и списком работ по хозяйству, которые должен выполнить. У меня никогда нет времени для семьи или социальной жизни».

«Это настоящая проблема — умудряться работать в таких маленьких, тесных помещениях (автомобили, аэропорты, самолеты, гостиничные номера). В них нет ни стола, ни шкафа. Я все время пытаюсь найти удобное место для работы и стремлюсь устраиваться настолько компактно, насколько возможно».

3. Что для вас самое важное?

• Майку М., менеджеру крупной производственной компании, нужно было место для документов, связанных с поездками (план маршрута и билеты, паспорт, удостоверение личности, деньги, чеки, кредитные карточки, служебные удостоверения, конверты для чеков, отчеты по расходам); для всего, что необходимо для телефонных звонков и встреч (телефонная карточка, мобильный телефон и пейджер, важные телефонные номера, календарь); для расходных материалов (блокноты, бумага, карточки для заметок, конверты, марки, почтовые наклейки, карандаши, ручки, скрепки, Post-it, небольшой степлер).

• Саре Т., писателю и лектору, нужно было место для рабочих документов (файлы клиентов или проектов, материалы для чтения, документы и литература, собранные в пути, визитки), презентационных материалов (литература, вырезки, папки и справочники, доска для презентаций, маркеры, квитанции по накладным расходам).

• Сьюзен Л., менеджеру по продажам компании-производителя программного обеспечения, нужно было место для слайдового проектора, компьютера и проводов, диктофона, плейера и кассет, часов с будильником, одежды и обуви (деловой, вечерней и домашней; спортивного костюма и тапочек; ночной рубашки, нижнего белья, носков, колготок, купальника, туалетных принадлежностей, аптечки), запасов на случай непредвиденных обстоятельств (карманный фонарик и батарейки, переходное устройство, сигнальные ракеты, запасное колесо и домкрат, бутылка воды и еда на случай, если она застрянет в дороге, сменное нижнее белье, свитер).

4. Зачем быть организованным?

Примеры:

• «Уменьшить уровень напряжения и раздражения в командировках. Тогда я смогу лучше контролировать, что беру с собой. Я буду уверен, что взял с собой все необходимое и что все это со мной, когда доберусь до пункта назначения».

• «Сэкономить время на то, чтобы собрать и распаковать вещи. Сейчас я трачу на это слишком много времени».

• «Я хочу лучше работать в период после поездки. Сейчас в это время я работаю неэффективно, потому что забываю разобрать чемоданы и теряю свои заметки и напоминания по поводу звонков и писем».

• «Хотелось бы перестать чувствовать себя неловко из-за того, что я снова опоздал на самолет, пропустил встречу и не вовремя пришел на совещание. Все это происходит из-за того, что я не знаю, где и когда мне нужно быть и как туда добраться».

5. Что вам мешает?

Вот несколько распространенных причин беспорядка в мобильных офисах:

• Больше вещей, чем места для их хранения. Очевидно, самая распространенная причина беспорядка в поездках — это избыток вещей, когда вы берете с собой намного больше, чем помещается в чемоданы. В результате карманы и чемоданы оказываются набитыми битком.

• У вещей нет своего места. Люди часто пакуют вещи в случайном порядке, каждый раз помещая их в разные отделения чемодана, машины или портфеля. Из-за такого подхода очень трудно быстро проверить, взяли ли вы с собой все необходимое.

• Неудобное место для хранения. Часто профессиональные путешественники приобретают и используют чемоданы или портфели, не подумав сначала о том, что в них нужно хранить. В результате у них оказывается множество предметов неподходящей вместимости, конфигурации и размера.

Создаем стратегию: определяем рабочие зоны

Тем, чье рабочее место — чемодан, нужно устанавливать зоны более компактно, чем всем остальным, потому что они всегда пребывают в движении. Находясь в самолете, в поезде или в автомобиле, на полпути к пункту назначения, невозможно вернуться за какой-либо нужной вещью. Давайте рассмотрим некоторые типичные рабочие зоны, оборудование и модули хранения для мобильных офисов и то, как все это можно хранить во время авиаперелетов и путешествий в поезде и автомобиле.

Идеи для расширения пространства

Для профессиональных путешественников лучший способ расширить пространство состоит в том, чтобы научиться путешествовать налегке.

• Если у вас есть ноутбук, храните как можно больше важной информации на дискете или жестком диске, ограничив количество распечатанных копий только самым необходимым (контракты, рекламные материалы).

• Вместо того чтобы везти с собой тяжелые презентационные материалы, отправьте их по почте прямо в гостиницу или в место своего назначения.

• Берите с собой заранее напечатанные ярлыки и конверты, чтобы отсылать обработанные документы по почте обратно в офис. Пользуйтесь диктофоном, чтобы наговаривать ответы на письма и отправляйте кассеты по почте своему ассистенту для дальнейшей обработки.

• Ограничьте свой передвижной гардероб одеждой одного-двух основных цветов (например, черным и белым). Тогда все вещи будут подходить друг к другу, облегчая сборы. Для разнообразия периодически добавляйте парочку цветных деталей или аксессуаров.