Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени - Джулия Моргенстерн

• Настенная сетка в рамке из пластмассы, армированного стекла или дерева — прекрасно подходит для хранения расходных материалов и файлов; позволяет убрать их со стола, но все же держать в пределах досягаемости.

• Столик или тумбочка на колесиках — превосходное место для хранения черновиков или офисных принадлежностей; ее можно убрать с дороги или задвинуть под стол, когда она не нужна.

• Портативные файловые ящики — удобны для хранения файлов на полках. Позволяют расширить или освободить место в ящиках стола или тумбы. Организуйте документы по категориям, выделив для каждой отдельный промаркированный ящик (например, «Претензии по страхованию», «Оплата счетов», «Входящие счета»).

• Ящики для проектов или сортировщики литературы — хороши для хранения документов по проектам на рабочем столе. Документы остаются доступными и в то же время организованными.

Стойки для журналов — идеальны для аккуратного хранения на полках групп документов или периодических изданий.

• Проволочные корзины для входящих и исходящих бумаг — незаменимы для организации входящей и исходящей почты, а также записок и ежедневных сообщений.

• Настольные «гнезда» — идеально создают зону для хранения, расположенную выше рабочего стола, чтобы освободить рабочую поверхность и хранить письменные принадлежности в пределах досягаемости.

• Полки, обтянутые тканью, — отличное решение для создания привлекательного и элегантного места для хранения.

• Накопитель бумаг — прекрасная вещь для организации деловых бумаг и литературы на книжных полках или в шкафу.

• Настенный дисплей для литературы — превосходен для разделения рекламных статей и литературы. Облегчает сборку пакетов рекламных материалов и дает возможность вовремя замечать, когда они начинают заканчиваться.

• Оцинкованные ящики — хорошая вещь для хранения компакт-дисков и дискет.

Блок для проектов или сортировщик литературы. Прекрасная находка для творческих людей. На рабочем столе проекты остаются доступными и в тоже время организованными.

5. Поддерживать порядок

Хорошая работа! Вы создали домашний офис, отражающий вашу индивидуальность. Он удобен и будет помогать вам работать. Вот как поддерживать его в таком состоянии:

• Каждый день. В конце каждого рабочего дня отведите пятнадцать минут на то, чтобы положить на место каждую вещь. Когда вы войдете в свой офис на следующее утро, он будет аккуратным и готовым к работе. Убирать, «когда выдается свободная минута», — рецепт для того, чтобы вообще никогда этого не делать.

• С регулярными интервалами. Бизнес, который ведется из дома, постоянно растет и изменяется, особенно если вы частный предприниматель. Убедитесь, что офис соответствует текущим требованиям вашего бизнеса. Для этого достаточно каждый год тратить полдня на то, чтобы заново оценить обстановку в офисе (особенно систему организации документов) и обновить ее, чтобы отразить любые изменения в ваших целях и приоритетах. Добавляйте новые файлы, удаляйте устаревшие и очищайте файлы, относящиеся к путешествиям и домашним делам, если они стали слишком объемными.

Глава 8

РАБОЧИЕ МЕСТА-ОТСЕКИ В БОЛЬШИХ ОФИСНЫХ ПОМЕЩЕНИЯХ

1. Что работает?

Примеры:

«Я кладу самые большие по размеру проекты в верхний настольный лоток. Так они не загромождают мой стол, а когда приходит время, отправляю их в архив».

«У меня есть разные ящики для входящих документов для каждого из трех моих шефов. Эти ящики висят на стене. Так мне проще оценить, что действительно нужно сделать для каждого из моих начальников».

2. Что не работает?

Примеры:

«У меня на столе так много оборудования, что абсолютно не остается места для документов. В конце концов я начинаю работать на коленках».

«У меня два шефа, и каждый день я просто тону в огромном объеме почты, записок, писем и распоряжений каждого из них. Все это перемешивается, и я впадаю в панику всякий раз, когда должна что-то найти».

«У меня совершенно нет спокойного времени для работы или хотя бы для того, чтобы убрать. Люди постоянно отвлекают меня только потому, что здесь нет двери. Они оставляют документы и записки повсюду — на столе, на кресле, на документах, с которыми я работаю. Здесь все время что-нибудь теряется».

3. Что для вас самое важное?

Примеры:

• Александре А., ассистенту двух редакторов модного журнала, нужно было место для образцов товаров для красоты, каталогов и портфолио модельных агентств, файлов продавцов для фотосессий, форм и бумаги для принтера и отдельных ящиков для входящих и исходящих документов для каждого ее шефа.

• Дэвиду Р., репортеру-специалисту по журналистским расследованиям, нужно было место для текущих сюжетов (до восьми одновременно), годового архива прошлых статей, материалов об источниках информации, справочных материалов и громоздкой подставки для блокнотов, которые он часто листал с поразительной скоростью.

• Стиву М., биржевому маклеру, нужно было место для журнала активности клиентов, файлов клиентов, файлов продукции, финансовых отчетов за две недели, ежедневных газет и настольной телефонной записной книжки.

4. Зачем быть организованным?

Примеры:

• «Получать больше удовольствия от работы».

• «Освободить место для работы!»

• «Пользоваться доверием шефа и уважением коллег».

• «Мне хотелось бы иметь ясную голову и развить способность концентрироваться на работе вместо того, чтобы увязать в грудах документов».

• «Контролировать поток информации».

• «Лучше справляться с быстрым темпом работы в офисе».

• «Меньше напрягаться и беспокоиться по поводу потерянной информации».

5. Что вам мешает?

Вот распространенные причины беспорядка в рабочих отсеках:

• Больше вещей, чем места для хранения. Давайте посмотрим правде в лицо, отсеки — это компактные рабочие места, и в них мало места для лишних вещей. Поэтому очень легко накопить больше, чем можно хранить.

• Неудобное место для хранения. Индивидуальные рабочие отсеки — это помещения, где «все одного размера», но ваша работа может не соответствовать стандарту. Большинство отсеков предназначены, прежде всего, для использования компьютера и ограниченного количества бумаг. Если ваша работа связана с большим количеством бумаг или требует хранения большого количества оборудования, расходных материалов или образцов продукции (например, если вы работаете в отделе компьютерных комплектующих), у вас непременно возникнут проблемы с хранением.

• Партнеры, которые отказываются сотрудничать. Работа в отсеках означает, что вы работаете в помещении вместе с другими людьми. Не так уж редко встречаются неорганизованные шефы, коллеги и даже соседи по отсеку, которые постоянно игнорируют или отвергают вашу систему.

• Рост темпов жизни/развитие новых технологий. Открытая среда в корпорациях обычно идет рука об руку с нехваткой персонала, быстрым темпом работы и постоянными помехами. Из-за всего этого сложно найти время, чтобы стать и оставаться организованным человеком.

Создаем стратегию: определяем рабочие зоны

Большой плюс рабочего отсека в том, что его U-образная форма сама по себе является идеальной конфигурацией для эффективного рабочего пространства. Она обеспечивает максимальную рабочую поверхность и позволяет хранить все в пределах досягаемости. Но чтобы отразить различные рабочие роли и обязанности, все же можно разделить рабочий отсек на зоны, используя его секции.

Некоторые типичные зоны деятельности, оборудование для нее и модули хранения для рабочего отсека могут быть следующими:

Идеи для расширения пространства

• Используйте пространство под столом; в большинстве рабочих отсеков под столом места гораздо больше, чем просто для ног. Не недооценивайте и не тратьте зря это универсальное пространство. Большие лотки помогут вам поддерживать предметы в порядке.

• Используйте вертикальные плоскости, повесив на стены и перегородки рабочего отсека полки и лотки.

• Используйте для хранения рабочий стол; иногда это просто неизбежно. Но если вещи лежат на нем, используйте приспособления (см. ниже — Мои любимые системы хранения), которые помогут держать поверхность вашего рабочего стола чистой опрятной.