Смерть от совещаний: Как решить самую наболевшую проблему бизнеса - Патрик Ленсиони

На Хэллоуин состоялось первое ежеквартальное выездное совещание, и все были удивлены тем, что оно оказалось не только интересным, но еще и очень эффективным. Мэтт признался, что сразу же начал мечтать о следующем собрании.

Прошло еще несколько недель, и уже вся система совещаний в Aip Software работала четко, как часы. Был доволен Кейси, удовлетворены другие сотрудники, компания успешно развивалась, но Уиллу становилось все скучнее и скучнее.

И однажды Уилл понял, что перед ним открыты два пути — оставить эту работу раньше, чем предполагалось, или взяться за нее по-настоящему и серьезно делать свою карьеру. Последнему здорово бы поспособствовало его образование.

Но Уилл не был готов отказаться от своей страсти. Пока не был готов. Он написал заявление об уходе накануне Дня Благодарения, помог Кейси найти нового помощника и вернулся в Южную Калифорнию в поисках новых приключений на поприще телевидения и кинематографа.

Как часто случается, Уилл и Кейси погрузились полностью в свои дела и не общались так часто, как они пообещали друг другу при расставании, пока в конце концов совсем не потеряли друг друга из виду.

Однажды в воскресенье они столкнулись в Сан-Франциско в специализированном спортивном магазине при президентском поле для игры в гольф. Кейси собирался сыграть партию со старым другом, а Уилл пришел с отцом. Приложив немного усилий, генеральный директор Aip Software устроил так, чтобы они сыграли вчетвером.

После первого раунда Кейси и Уилл поменялись партнерами, и теперь они могли вдоволь наговориться.

Уилл узнал, что Aip Software остался подразделением Playsoft, но значительно укрепил свои позиции на рынке и медленно, но верно расширялся. В Playsoft тоже было все в порядке, но генеральным директором был уже не Харрисон.

— А что случилось? — удивился Уилл.

— Год спустя он решил оставить эту должность.

— Его вынудили к этому?

— Совсем нет, — возразил Кейси. — Напротив, его уговаривали остаться. Но ему просто не понравилось работать генеральным директором. "Слишком много хлопот", — сказал он. Он открыл свою консалтинговую фирму, которая помогает взбодриться компаниям, у которых плохи дела.

— Здорово! — засмеялся Уилл.

Кейси рассказал своему бывшему помощнику о персонале, о двух новых начальниках отделов, о продажах и об успехе спонсирования чемпионата по гольфу.

Уилл было интересно, но больше всего он хотел узнать о другом.

— А как совещания? — наконец, спросил он, горя от нетерпения.

— Мы отказались от совещаний, — сказал Кейси, загоняя мячик в лунку. Уилл открыл рот.

— Что?

— Да, мы просто шлем друг другу сообщения по электронной почте и сообщаем о наших решениях. Это более эффективно, — Кейси с улыбкой взглянул на Уилла.

— Это была шутка? Пожалуйста, скажите мне, что это шутка. Кейси засмеялся:

— Шутка, конечно. Не волнуйся, мы все еще проводим совещания. И во многом именно так, как ты предлагал. Тебе нужно было видеть, как смотрели на нас два новых начальника, когда мы рассказали о конфликте и драме. Они думали, что мы сошли с ума. А сейчас они в восторге от всего этого.

Кейси стоял рядом с Уиллом и смотрел, как его старый друг и наставник Кен Питерсен загоняет мяч в лунку. Неожиданно, его осенило, как много эти два человека — отец и сын — сделали для него.

Не зная, как выразить нахлынувшие на него чувства, Кейси по-отечески положил руку на плечо Уилла и обнял его. И ничего не сказал.

Модель

Парадокс совещаний

В идее совещаний заключен некоторый парадокс.

С одной стороны, они необходимы. Без них невозможна деятельность никакой компании.

С другой стороны, они мучительны и неэффективны.

Хорошая новость: в самой сути совещаний не заложено ничего дурного, так что их вполне можно превратить в захватывающее и эффективное действо. Плохая новость: чтобы добиться этого, нужно кардинально пересмотреть теперешний подход к организации и проведению совещаний.

Это означает, что мы не можем ненавидеть их и дальше. Нужно прекратить поиски технологического решения, которое избавило бы нас от необходимости встречаться лицом к лицу за столом переговоров. Нужно прекратить цепляться за повестки дня, протоколы и правила; нужно признать, что причиной плохих совещаний служат отношения и позиции людей, которые руководят ими и принимают в них участие.

Самая лучшая новость: для тех организаций, которые сумеют преобразовать мучительные совещания в эффективные, награда превзойдет любые их ожидания: возникнет интерес к работе и умение быстро принимать наилучшие решения, ведущие к прекрасным результатам.

В этой части книги я собираюсь вкратце рассказать о моей теории совещаний, помочь вам применить полученные знания на практике и ощутить положительные перемены.

Резюме

Когда дело касается совещаний, главное — выяснить, в чем же заключается их настоящая проблема? На самом деле их две.

Во-первых, совещания скучны, утомительны, неинтересны и малоинформативны. Даже если больше нечем заняться, монотонное совещание может по праву претендовать на звание самого мучительного мероприятия современного делового мира. А если принять во внимание, что большинство участников все-таки ждут другие дела, становится еще грустнее.

Во-вторых, и это главное, совещание неэффективны: Легче всего оправдать свою неприязнь к совещаниям тем, что они ничего не дают для успеха компании. Мол, зачем же тогда тратить столько времени и энергии на бесполезное занятие.

Итак, самый главный вопрос — почему? Почему совещания скучны и неэффективны?

Совещания скучны, потому что им не хватает драмы. Или конфликтов. Это вдвойне обидно, потому что в основе многих совещаний заложена драма, способная увлечь людей. К сожалению, вместо того чтобы разрабатывать эту золотую жилу, многие руководители сознательно избегают всякого напряжения и эмоциональности, а также неукоснительно стараются закончить совещания вовремя.

Для того чтобы сделать совещания интереснее, руководитель должен спровоцировать уместный, созидательный идеологический конфликт. Подчиненные, которые будут увлечены совещанием, вступят в жаркие обсуждения и смогут принять более правильные решения.

Совещания неэффективны, потому что им не хватает четкой структуры. Во многих организациях проводят только один вид совещаний. Раз в неделю или два раза в месяц люди собираются и проводят вместе два-три часа, которые они посвящают хаотичному обсуждению случайно выбранных вопросов — от тактики до стратегии, от административных проблем до деловой культуры. Поскольку непонятно, какие вопросы нужно обсуждать, а какие нет, отсутствует ясный контекст обсуждения. В итоге участники совещания редко приходят к какому-то решению, потому что они тратят драгоценное время, пытаясь разобраться, что же им все-таки нужно делать: спорить, голосовать, искать решение или просто слушать.

Для того чтобы повысить эффективность совещаний, нужно выработать их структуру: проводить различные виды совещаний и четко различать их задачи, форматы и продолжительность.

Сейчас мы подробнее поговорим о двух основных проблемах совещаний — отсутствии драмы и недостатке структуры, о возможностях их разрешения и о трудностях, которые встречаются на этом пути.

Первая проблема: отсутствие драмы

В самой сути совещания не заложено ничего монотонного и однообразного. По определению, совещание — это динамичное взаимодействие между группами людей, возникающее при обсуждении важных для них тем. Так почему же совещания становятся скучными? Потому что мы исключаем из них один элемент, который необходим, чтобы сделать любую деятельность человека интересной, — конфликт.

В колледже я прошел курс сценарного мастерства, на досуге и сам написал несколько сценариев. Во время учебы и в процессе совершенствования своих навыков я узнал кое-что о драме, что, как я считаю, можно непосредственно применить к совещаниям.

Видите ли, в основе любого первоклассного фильма лежит конфликт. Противоречие — это сущность драмы, именно он держит зрителей в напряжении. Каким бы ни был конфликт — человека с человеком (Люк Скайуокер и Дарт Уейдер в "Звездных войнах"), человека с природой (Инспектор Броуди и акула в "Челюстях"), человека с самим собой (Джон Нэш, который борется со своим психическим заболеванием в "Играх разума") — без него нам становится скучно.

Но какое отношение имеют фильмы к совещаниям? Ответ прост: фильмы в основном длятся около двух часов, плюс- минус 20 минут. Многие совещания длятся также около двух часов, плюс-минус 20 минут.