Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management. - Александр Шумович

В случае если у вас высокие требования к мероприятию, лучше обращайтесь в компанию, специализирующуюся на проведении именно нужного вам вида мероприятия.

Прочитайте книгу Джима Коллинза[5] «От хорошего к великому». Подчеркните слова «концепция ежа».

Становится: горизонтальный рынок – специализированные агентства, эксперты в одной области, альянсы конкурентов, концентрация и профессионализм.

Возникают все более специализированные компании, предлагающие все более узкие услуги. Тем не менее именно они достигают профессионализма в своей узкой сфере деятельности. Вы можете быть уверены, что свою узкую область они знают от и до. Нельзя делать великолепно всё. Приходит время четкой концентрации.

Таким образом, при выборе event-компании уделите особое внимание предыдущему опыту претендентов. Посмотрите, есть ли у них в портфолио мероприятия, похожие на то, что вы планируете сейчас.

Event – Терминатор.

Как-то раз на семинаре Игорь Манн предложил интересное интеллектуальное упражнение. Представьте, что на ваш рынок выходит некая компания-Терминатор, новый игрок, обладающий рядом свойств, которые позволяют ему в течение короткого времени занять весь рынок или очень значительную его часть – то есть вчистую победить всех конкурентов. Только не говорите, что это невозможно на вашем рынке! Все возможно на любом рынке, вся соль в том, какими свойствами обладает эта грозная компания. И когда вы записываете ее предполагаемые свойства – ву-аля! – перед вами план того, к чему должна стремиться ваша фирма здесь и сейчас.

Я выполнил это задание – написал свойства, которыми должна обладать идеальная компания, предлагающая услуги по организации мероприятий. Если вы занимаетесь этим бизнесом, возможно, вам будет интересно взглянуть на результаты, чтобы поработать над своей конкурентоспособностью. Если же вы заказчик мероприятия, возможно, вы с помощью моего списка оцените, насколько хороша выбираемая вами event-компания.

Какой должна быть лучшая event-компания (далее ЛЕК)?

– В ЛЕК должны работать лучшие люди рынка: талантливые, с большим опытом, яркие, известные. Помимо специалистов у компании должны быть известные, уважаемые руководители.

– У ЛЕК должно быть впечатляющее портфолио. Я имею в виду открытый список больших, сложных, красивых проектов с явным результатом. Проекты говорят лучше всяких слов.

– У ЛЕК должен быть впечатляющий список Клиентов. Это список из очень известных организаций. Другие компании-заказчики хотели бы попасть в круг таких Клиентов, как в элитный клуб.

– ЛЕК отличает нестандартность, умение выделяться в мелочах. Красота решений привлекает внимание, запоминается и доставляет удовольствие как Клиентам, так и самим организаторам.

– ЛЕК быстро становится известной. «Неизвестное агентство» априори подозрительно. О ЛЕК говорят и пишут, ее обсуждают, цитируют, ругают. При этом у ЛЕК великолепная репутация. О ней могут рассказать многие. И если они будут говорить правду, то скажут только хорошее.

– ЛЕК отличает универсальность. Любая задача может быть решена, вне зависимости от сроков и места проведения мероприятия. Мы все любим волшебников.

– ЛЕК отличает великолепное знание рынка: подрядчиков, площадок, конкурентов. При этом она готова делиться этими знаниями, что является признаком силы и уверенности в себе – ЛЕК великолепно оснащена технически. У нее есть собственная техника, которую она может использовать 24 часа в сутки в любой день, и никто не скажет Клиенту, что техника занята. Ее специалисты знают о последних технических новинках, умеют ими пользоваться и действительно применяют их в работе. Они прочитают любой формат присланного файла, сделанного в любой версии программы, их сайт работает правильно при использовании любого браузера, у них не теряется почта, CD и прочее.

– ЛЕК понятна и для Клиентов, и для конкурентов. Она использует прозрачные методы работы, понятные технологии организации, исповедует четкие принципы, правила, сроки, ценообразование, этические нормы. Она просвещает, задает стандарты, определяет тенденции и нормы, являясь идеологическим лидером рынка. Конкуренты вынуждены на нее ориентироваться.

– ЛЕК агрессивна. Она забирает чужих Клиентов и не отдает своих.

– ЛЕК стабильно лидирует в рейтингах и умах Клиентов (фактор признания).

– Понятно, что услуги ЛЕК безупречны. У качества нет конкуренции.

Как работать с агентствами

Повторюсь: типичные функции HR – нанимать, развивать, организовывать, мотивировать, удерживать либо увольнять. Агентства – тоже люди. И поэтому для управления работой агентства характерны абсолютно те же принципы.

Представьте, что нанятое вами агентство – это некий своеобразный event-менеджер. Эдакий Супермен, многорукий и многоголовый суперработник, который может находиться одновременно во многих местах и решать множество задач сразу. Но его тоже нужно мотивировать, стимулировать, поощрять и конструктивно критиковать. Понимание, что агентство похоже на работника вашей компании, поможет вам достичь взаимопонимания и получить от агентства максимум.

Оговорите вопросы конфиденциальности: все, что вы говорите агентству, должно остаться только между вами. Это можно включить в договор. Подумайте, разрешите ли вы агентству работать с другой компанией из вашей отрасли. Если для вас это неприемлемо, оговорите условия – в этом случае вы должны платить больше (надбавка за эксклюзивность).

Продумайте, как вы можете мотивировать агентство, например финансово. Предусмотрите бонусы (премию) за великолепно выполненную работу. Делегируйте часть своих полномочий, привлекайте агентство к поиску новых возможностей. Наделите агентство особым статусом (например, стратегический партнер). Привлекайте его представителей к обсуждению некоторых стратегических вопросов развития компании.

Подумайте о личной благодарности.

По каким параметрам можно оценить оказываемую услугу?

Услуга может быть оказана качественно, быстро, дешево. Но тут работает интересное правило: совместить можно только два этих фактора, а одним придется пожертвовать.

Представьте, что у вас есть три огромных апельсина. Вы не удержите их все, поскольку у вас только две руки; максимум, что вы сможете сделать, – это виртуозно жонглировать ими. Так же и с подрядчиками. У вас всего три варианта.

– Заказанные услуги могут быть качественными и дешевыми, но получите вы их не скоро. Вас не будут обслуживать в приоритетном порядке, вы окажетесь в конце очереди, после других, более рентабельных Клиентов. Или, например, такую качественную и недорогую услугу вы сможете заказать в период сезонного спада.