Журнал PC Magazine/RE №11/2009 - PC Magazine/RE

2. Определитесь с потребностями. Недавно поинтересовался у одного из потенциальных клиентов задачами, которые он хотел бы решить. Ответ был гениален: «Хочу наладить управленческий учет». Определяйтесь конкретнее, расписывайте детально свои требования. (Пример таких требований можно увидеть во врезке «Примерный список требований к ERP-системе».)

3. Пробуйте! Постарайтесь получить возможность поработать с системой, которой заинтересовались, «вживую». Это не всегда просто, отдельные разработчики не предоставляют не только демоверсий, но даже и снимков экрана. Но это обязательное требование, причем крайне желательно не просто «потыкать кнопки», а пройти как можно больше цепочек конкретных бизнес-процессов и проверить, где есть проблемы, а что работает «из коробки». Если вы договорились о проведении презентации – вооружитесь списком функциональных требований и приготовьтесь к тому, что придется выжимать подробности буквально по капле. О том, как этого избежать, см. статью «Как не дать себя обмануть на презентации ERP» (http://avasystems.ru/press/ne_obmanesh).

4. Изучите инструкции. Попросите разработчика представить инструкции для администратора системы и для пользователей. Здесь могут возникнуть проблемы, ведь разработчики зарабатывают серьезные деньги на обучении работе со своей системой. Но добыть эти инструкции необходимо – равно как и поработать по ним в тестовой системе. Постарайтесь понять, насколько они применимы в реальной жизни и насколько понятны. Если вам с серьезным видом рассказывают, что «в каждом случае мы разрабатываем отдельные инструкции», стоит задуматься, поскольку если нет инструкций – значит, готовьте деньги. Отсутствие ясных инструкций для пользователей – первый признак будущих проблем.

5. Функциональность и завершенность. Чем лучше продукт готов к эксплуатации «здесь и сейчас», тем меньше он будет стоить при внедрении и эксплуатации. В реальной работе нужен не тот продукт, который все может в потенциале (о чем с гордостью рассказывает красочный рекламный буклет), а тот, который уже сейчас многое может. Поэтому задавайте предельно конкретные вопросы. Лучше пользоваться готовым (читай, менее дорогим) инструментом, может быть, в чем-то себя ограничив, нежели что-то «дорабатывать напильником» (как показывает практика, это в десять раз дольше и дороже).

6. Не боги горшки обжигают. Любое внедрение ERP – это не только и не столько консалтинг, сколько уйма рутинной работы по настройке системы. Работу эту делают обычные люди – не боги, не небожители, не гуру. Сакральным знанием они могут и не владеть (а документации, кстати, может не быть даже у них). И вот в эту работу лучше погрузиться самостоятельно. Не бойтесь самостоятельной настройки. Если есть хорошего качества инструкции, вы справитесь.

В презентациях разнообразных консультантов, продающих ERP-системы, часто встречается термин Best Practice. В ERP-мире это, как правило, означает, что нам рассказывают: мол, на Западе уже давно все придумали, и изобретать велосипед вовсе не требуется, просто возьмите оттуда лучшее.

Идея сама по себе неплохая, но в России не всегда работает. Не потому что мы особенные, у нас просто экономика другая. Особенности налогообложения, специфика оформления сделок и многое другое. В отличие от зарубежных компаний в нашей стране чуть ли не на каждом предприятии имеется несколько «своих» юридических лиц одновременно. Встречались и случаи, когда их число доходило до полусотни! И все их необходимо обеспечивать правильной нумерацией документов (к чему у нас относятся строго).

Бывает и так, что 70% сделок проходят по весьма разветвленным схемам, связывающим интересы многих контрагентов. Возникают существенные – до 50%!– расходы на проведение сделки, а это чистейший убыток, значит, он должен закладываться в себестоимость сделки. Расскажите об этом западным компаниям – не поверят.

Простой пример. Представьте, что у вас есть клиент. У него – пять юридических лиц. Стандартная ситуация. Нужно вам знать, сколько вам задолжало каждое из этих пяти юридических лиц? Обычно нет, разве что при формировании бухгалтерского акта сверки. В большинстве случаев необходимы показатели по клиенту в целом. Это касается и дебиторской и кредиторской задолженности, и объемов продаж и дохода. Сплошные аффилированные структуры – чисто российская особенность. А для принятия решений нужно агрегировать все показатели.

И проблема состоит не только в сложности «российской» организации бизнеса. Увы, на нашем рынке порой появляются не то что «сырые», но и откровенно нерабочие западные программные продукты. Видимо, их создатели делают ставку на известную марку, которая рассматривается как гарантия функциональности и качества, хотя в реальной жизни все оказывается далеко не так радужно.

Примерно год назад меня пригласили в качестве эксперта на одно предприятие для оценки выбранного решения. У руководителей возникли сомнения в обоснованности сделанного менеджерами выбора, и было решено получить стороннюю экспертную оценку. По итогам аудита выяснились потрясающие подробности: эксплуатировать данное решение невозможно. Вот лишь несколько проблем, которые были замечены практически сразу.

1. Организация деятельности нескольких юридических лиц в рамках одной системы: невозможно.

2. Управление кадрами компании: невозможно.

3. Управление договорной деятельностью компании: невозможно.

4. Управление производством: невозможно.

5. Организация работы с клиентами: на уровне «1C:Предприятия» 7.x.

6. Управление ценообразованием: практически отсутствует. (Причем некоторые моменты просто препятствуют нормальной работе.)

7. Сквозной учет товара: разобраться не удалось. (Все закрыто и пользователю недоступно, остается только верить презентации.)

8. Формирование первичных документов: практически невозможно.

9. Управление логистикой: невозможно.

Более подробно эта история изложена на сайте http://www.avasystems.ru/press/prezent_erp.

Как можно пользоваться таким продуктом? Где эти пресловутые «наилучшие решения», Best Practice? Я не верю, что такая система может работать и на Западе, а в России приобретение подобного продукта однозначно приведет к потере времени и денег. И вот тут стоит отметить, что внедрять ERP-систему желательно с первого раза. Второй попытки внедрить что-то подобное компания может и не перенести, если сотрудники потеряют веру в непогрешимость и эффективность топ-менеджеров, восприняв очередной проект внедрения очередной ERP как очередную забаву руководства.

ERP-система, как и любой другой продукт, имеет свои потребительские характеристики – и эти характеристики надо четко представлять. Не забывайте, что требования необходимо закладывать с учетом роста компании: то, что кажется избыточным сегодня, может оказаться жизненно важным впоследствии. Приведенный пример – безусловно, не истина в последней инстанции, но он дает представление об основных вопросах, которые нужно рассмотреть при выборе ERP-системы.

1. Управление бизнес-процессами предприятия в рамках нескольких родственных компаний.

1.1. Привязка всех документов и процессов к «своим» компаниям.

1.2. Нумерация счетов-фактур, приказов и других документов отдельно по каждой «нашей» компании.

1.3. Упрощенная система налогообложения.

1.4. Отчетность в разрезе компании.

2. Работа с клиентами.

2.1. Организация схемы «клиент – несколько юридических лиц». Контроль взаиморасчетов в разрезе клиента в целом.

2.2. ABC– и XYZ-категоризация клиентов.

2.3. Настройка скидок в зависимости от категории клиента.

2.4. Просмотр всех счетов, отгрузок, платежей, накладных и других документов по клиенту непосредственно на его карточке.

2.5. Закрепление менеджера за клиентом. Регулирование доступа менеджеров к своим клиентам, счетам и другим документам.

2.6. Формирование прайс-листа.

2.7. Учет ребейтов.

2.8. Установка и контроль лимита дебиторской задолженности для клиента.

2.9. Подарки клиентам.

2.10. Организация распродаж, акций.

2.11. Отгрузка товара на реализацию.

2.12. Настройка управленческих выборок по клиентам.

3. Управление поставками.

3.1. Фиксирование плановых сроков поставки по каждому поставщику и каждой группе товаров.

3.2. Организация цепочек поставок и их сквозной контроль.

3.3. Учет затрат на поставку и включение их в себестоимость.

3.4. Поставки «под заказ».

3.5. Учет ГТД.

3.6. Планирование платежей поставщикам.

3.7. Учет кредитов от поставщика.

3.8. Планирование потребностей в закупках.

3.9. Учет входящих документов.

3.10. Выбор лучшего поставщика.

3.11. Резервирование товаров в поставках.

3.12. Оптимизация сроков поставки.

4. Договорная деятельность.

4.1. Формирование и ведение базы договоров.