Энциклопедия построения своего бизнеса. От первых шагов до полного контроля. Том 1 - Вадим Мальчиков

14. У человека должны быть стандартные линии или маршруты для движения частиц. (Коммуникационная система или коммуникационные линии.)

15. Человек требует применения коммуникационной системы. Для тех, кто часто допускает нарушения: одно предупреждение, одно действие по переобучению, одно направление на переподготовку в качестве стажера организации или в службу недвижимости (грузчик, уборщик, рабочий с обязательным изучением стажерских инструкций по коммуникации и другим базовым положениям оргполитики), чтобы заново изучить основы.

16. Человек требует ОБУЧЕННОСТИ, ЭФФЕКТИВНОСТИ и КОМПЕТЕНТНОСТИ в выполнении людьми своих обязанностей!

17. Человек требует, чтобы оргсхема соответствовала настоящему времени и чтобы персоналу проводили по ней тренировки.

18. Человек НИКОГДА НЕ ДОПУСКАЕТ, ЧТОБЫ ЕГО ПОСЛАНИЯ УСТАРЕВАЛИ. Он разбирается с посланиями тогда, когда он должен это делать.

19. Человек НЕ делает глупостей, НЕ становится рассудительным и НЕ ищет исключений для этих действий. НЕ СУЩЕСТВУЕТ ЗАМЕНЫ ДЛЯ НАДЛЕЖАЩЕЙ КОММУНИКАЦИИ И ДЛЯ НАДЛЕЖАЩИХ ЛИНИЙ».

Как видите, каждый сотрудник должен отвечать за устранение элементов дурдома в компании. И за действия других.

Это играет огромную роль в развитии ответственности сотрудников, в оздоровлении климата и укрепление боевого духа. А также закладывает основу для производства и процветания.

А добиваются этого при помощи обучения и тренировок. Да, друг мой, вам тоже от этого не уйти. Полюбите эту мысль.

Вы можете взять список и с его помощью исправить вашу организацию. Если что-то из написанного непонятно и требует разъяснения – пишите. Но лучше этому обучиться. Дешевле, чем консультация специалиста. И на всю жизнь.

Базовые действия руководителя по созданию организации

Несколько дней назад я был свидетелем слез счастья на лице руководителя, с которым работал в качестве консультанта. Дай бог каждому консультанту это зрелище, да почаще. А делали мы с этим руководителем простые действия, но настолько базовые, что некоторые ими пренебрегают из-за склонности усложнять предмет.

В основе этих действий лежит понятие «порядок».

По Толковому словарю русского языка, порядок – это «состояние благоустроенности, налаженности, организованности; правильное расположение, надлежащий вид чего-либо». Слову «порядок» дано еще более практичное определение в материалах по администрированию авторства Л. Рона Хаббарда. В них «порядок» определяется как «состояние, при котором каждый элемент находится на своем месте и выполняет свои собственные функции». Я обычно использую именно эту дефиницию, так как она конкретнее.

Руководители зачастую отдают приказ «навести порядок на своих рабочих местах», не поясняя людям, что означает понятие «порядок», а потом удивляются, почему порядка так и не прибавилось. Вместо порядка люди наводят эстетику. Что тоже хорошо и даже весьма похвально. Но эти два понятия не взаимозаменяемы.

Вот пример. Стол работника завален бумагами, относящимися к совершенно разным проектам. На столе нет живого места, сотни листов бумаги перепутались между собой, часть их помялась, на чем-то стоит недопитая чашка с кофе. Поверх этого, криво съехав на один бок, пристроилась клавиатура компьютера. Ящики стола никогда не открываются, так как никто не собирается разбираться с макулатурой, которая там накопилась…

Я уверен, что в ВАШЕЙ организации такого нет ни на одном столе. Но я иногда сталкиваюсь с некоторыми проявлениями первозданного хаоса, так как вижу большое количество организаций.

Итак, руководитель отдает распоряжение «навести порядок». Что делает сотрудник? Он складывает все бумаги аккуратной стопкой, четко отформатированной по А4. Получается колонна высотой в аршин. На столе больше ничего нет. Чашку помыли. В стол так никто и не заглядывал, ибо «не торчит». Является ли это порядком?

Нет, даже если применить только определение толкового словаря. Однозначно нет, если применить определение Хаббарда. Наведена только эстетика. Бумаги не рассортированы по типам, не маркированы, им не назначено место, где их можно будет с легкостью найти. Их сложно или невозможно использовать.

Я обычно не прошу человека «навести порядок», если он изначально не понимает этого слова в его точном значении. Я прошу сделать ряд последовательных действий на рабочем месте.

Первое – человек вытаскивает все бумаги отовсюду, включая ящики стола и шкафы, где они лежат не подшитые и ничем не помеченные. На столе образуется большая куча хлама.

Второе – человек сортирует бумаги по типам, подшивая в скоросшиватели бумаги одного типа. Если этого требует логика – в календарном порядке. Мусор – отдельный тип документов, в него попадают все устаревшие документы, которые не представляют архивной ценности. Это надо проверить, уточнив у других сотрудников, к которым «мусор» может относиться.

Третье – мусор выкидывается. Это действие называется «расхламлением».

Четвертое – каждый скоросшиватель и каждая папка, в которые поместили документы, помечаются и маркируются, чтобы было понятно, какой тип бумаг в них содержится.

Пятое – на первой странице обложки каждой папки или скоросшивателя прикрепляется листок с перечнем документов (если требуется – например, в папке «счета за период» с календарным методом подшивки такой перечень не требуется, так как все и без того понятно).

Шестое – на столе у сотрудника устанавливаются три корзинки (лотка) для бумаги.

Корзинки для коммуникации – очень полезная система, которую можно увидеть в административном стандарте МАНХ, базирующемся на технологии Л. Рона Хаббарда. Верхний помечается «Входящие», средний – «Отложенные», нижний – «Исходящие». В корзинке «Входящие» лежат исключительно бумаги, которые сотрудник только что получил и которые он еще ни разу не смотрел. В корзинке «Отложенные» – бумаги, с которыми сотрудник работает, но еще не закончил. Там лежат только документы, с которыми сотрудник будет разбираться в ближайшую неделю-две. Все документы более долгого срока подшиваются. В корзинке «Исходящие» лежат только бумаги, подготовленные к отправке другим сотрудникам или внешним адресатам, но еще не отправленные. То есть это не «еще одни корзинки для хранения различных бумажек», а инструмент рабочей коммуникации.

Итог: ВСЕ бумаги либо подшиты и маркированы, либо с ними работают и они находятся в корзинках. Корзинки используются строго по назначению, в них нет ничего лишнего или просроченного. Верхняя и нижняя опорожняются ежедневно. В ящиках стола не находится ни одной бумаги (ну, может быть, папки с архивом). Это – порядок.