Информационные технологии в профессиональной деятельности - Елена Михеева

4.4.5. Открытие документа

Существует несколько весьма известных способов открытия созданного документа:

• нажать комбинацию клавиш [Ctrl] + O (в сочетаниях клавиш используются буквы латинского алфавита). При загрузке документов не забывайте о правильной установке каталога, из которого читается файл. doc;

• щелкнуть по кнопке Открыть стандартной панели инструментов

• выбрать команду Файл ⇒ Открыть – имя файла;

выбрать один из четырех сохраненных последними файлов, имена которых находятся в нижней части меню Файл.

Последний вариант удобно использовать тогда, когда документ был недавно использован и сохранен. Правда, зачастую желательно отображать в нижней части меню не четыре документа, а, скажем, шесть-семь. Это можно просто изменить, увеличив число видимых, недавно сохраненных файлов.

Число запоминаемых файлов обычно равно четырем, но его можно изменить на вкладке Общие диалогового окна Параметры (Сервис ⇒ Параметры ⇒ вкладка Общие) (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Диалоговое окно Параметры

4.4.6. Сохранение документа

Если документ понадобится в будущем, его надо сохранить на диске. Для этого выберем в меню Файл команду Сохранить или нажмем клавишу [F12]. Можно также нажать кнопку Сохранить на панели инструментов Стандартная. На экране появится диалоговое окно Сохранение документа (рис. 4.4).

Рис. 4.4. Диалоговое окно Сохранение документа

В списке Имя файла введите имя документа, после чего нажмите кнопку Сохранить.

При сохранении документов не забывайте о правильной установке каталога, в который помещается файл. doc.

Имена документов в компьютере имеют две части – собственно имя и расширение, показывающее, в какой программе создан документ. Имя отделяется от расширения точкой. Как правило, пользователь не набирает расширение файла. И это не страшно, потому что компьютер сам присвоит стандартный вид расширения той программы, в которой вы работаете. Все документы, созданные в программе Word, имеют расширение .doc – документ программы Word.

После сохранения ваш документ станет файлом. Файлом называется поименованная область памяти на диске компьютера.

Советы практика

Имя файла может содержать до 255 символов, включая буквы русского и латинского алфавитов, цифры от 0 до 9 и некоторые символы пунктуации – скажем, восклицательный знак «!», скобки (), пробел. А вот двоеточие (:) использовать при задании имени нельзя!

Обычно имя файла несет смысловую нагрузку. Программа Word предлагает пользователю первую строку сохраняемого документа в качестве имени, что не всегда удобно. Поэтому имя файла выбирают таким, чтобы по прошествии некоторого времени, едва взглянув на него, вы поняли, что за информация хранится в вашем файле.

4.4.7. Автосохранение текста

Программа позволяет производить автоматическое сохранение файлов.

Режим автосохранения задается командами Сервис ⇒ Параметры ⇒ Сохранение (рис. 4.5) с указанием временного интервала (например, 10 мин), по истечении которого Word будет автоматически сохранять ваш документ.

В этом же окне можно задать параметры доступа к файлу (пароли).

Рис. 4.5. Задание времени автосохранения текста

4.4.8. Завершение работы Word

Завершение работы программы осуществляют любым из стандартных способов {Файл ⇒ Выход, кнопкой Закрыть [X] в строке заголовка окна, одновременным нажатием клавиш [Alt] + [F4]). Если в момент закрытия окна Word обнаруживает, что вы внесли изменения в документ, но не сохранили его в файл, на экран выводится диалоговое окно, в котором предлагаются три варианта. Вы можете сохранить изменения в файле (Да), не сохранять изменения (Нет) или продолжить редактирование (Отмена).

4.5. НАБОР ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

Приступая к набору текста документа, желательно иметь открытыми две панели инструментов – Стандартная и Форматирование. Обычно программа открывает их сама – по умолчанию. Для открытия дополнительных панелей инструментов воспользуйтесь командой Вид ⇒ Панели инструментов и выберите нужные панели инструментов.

4.5.1. Отображение документа на экране

На первый взгляд экран программы Word, состоящий из множества команд меню, пиктограмм и командных кнопок, может показаться таким же сложным, как пульт управления истребителем. Правда, экран программы можно изменять, в отличие от пульта истребителя.

Документ Word может иметь довольно сложную структуру: каждая страница, помимо основного текста, может содержать верхние и нижние колонтитулы, сноски, рисунки, таблицы и т. п. В зависимости от задачи, которая решается в данный момент, можно выбрать один из вариантов представления документа в окне Word: Обычный, Web-документ, Разметка страницы, Режим чтения и Структура.

Чтобы установить режим отображения, необходимо воспользоваться одним из следующих способов:

• выбрать пункт меню Вид и щелкнуть кнопкой мыши по одной из пяти команд: Обычный, Web-документ, Разметка страницы, Режим чтения или Структура (эти команды образуют группу полей выбора);

• щелкнуть мышью по одной из пяти кнопок в группе полей выбора в левой части горизонтальной полосы прокрутки в нижней части экрана (рис. 4.6).

Рис. 4.6. Кнопки переключения режимов отображения

4.5.2. Выбор режима отображения

Каждый режим хорош по-своему. Обычный режим удобен при наборе больших фрагментов текста и его редактировании, но в этом режиме не видны поля документа, колонтитулы и номера страниц. Границей раздела между страницами в этом режиме служит пунктирная черта.

Режим Web-документ удобен для создания Web-страниц или документов, предназначенных для просмотра на экране. В этом режиме отображается фон, перенос текста выполняется по размерам окна, а рисунки занимают те же позиции, что и в окне Web-обозревателя.

Наиболее универсальным является режим Разметка страницы. В этом режиме вы видите документ именно таким, каким он появится на бумаге после печати. Подготовку текста к печати целесообразно вести именно в режиме разметки страницы, поскольку некоторые элементы документа (например, колонтитулы, рисованные объекты) отображаются только в этом режиме. Так что если ваша работа с Word в основном заключается в отделке текста, советуем забыть о режиме Обычный и пользоваться только режимом Разметка страницы. Основной недостаток этого режима – низкая производительность, особенно при вводе символов и прокрутке документа. При высокой скорости набора на компьютере средней производительности Word просто не успевает за вами и систематически «глотает» одну-две подряд введенные буквы.

При открытии документа в основном для чтения режим чтения оптимизирует его необходимым образом. В режиме чтения все панели инструментов скрыты, за исключением панелей инструментов Режим чтения и Рецензирование.

Конец ознакомительного фрагмента.