Информационные технологии в профессиональной деятельности - Елена Михеева

Верстка и оформление. Современные текстовые процессоры по возможностям оформления вплотную приближаются к издательским системам. В каждой из рассматриваемых программ преду – смотрены вставка текстовых и графических врезок, использование многоколоночной верстки, страничных и концевых сносок, различных колонтитулов, а также средств для создания спецэффектов.

Составной частью всех программ является графический редактор. Почти во всех программах имеются инструменты для управления межсимвольными интервалами (кернинг) и регулировки разрядки/уплотнения шрифта (трекинг). Отличия заключаются лишь в корректности реализации этих инструментов.

Лучше всех верстка и оформление реализованы в WordPerfect, хуже всего – в WordPro.

Посредине оказались Word и OpenWriter/StarWriter. И хотя нельзя сказать, что они имеют мощное и гибкое управление положением врезок и расположением текста в несколько колонок, но у них развиты средства рисования и имеются средства разрядки/ уплотнения шрифта.

В заключение обзора текстовых процессоров следует отметить, что некоторые программы могут работать не только на платформе ОС Windows. Так, помимо ОС Windows, в качестве платформы могут быть: у Word 2003 – Mac OS, у WordPerfect – Linux, у OpenOffice Writer – Mac OS, Linux, Solaris.

На практике разные категории пользователей пользуются разными текстовыми процессорами: ведь то, что важно для одних, будет совершенно не востребовано другими.

4.3. ВОЗМОЖНОСТИ ТЕКСТОВОГО ПРОЦЕССОРА MS WORD 2003

Рассмотрим основы работы с текстовым процессором MS Word, поскольку эта программа является одной из основных программ офисной технологии фирмы Microsoft, которая преимущественно используется в российских организациях.

Известно, что «встречают по одежке». Внешний вид определяет многое. В полной мере это можно отнести к документам. Помимо того что документ обязан быть правильным по содержанию, он еще должен быть хорошо оформлен. Именно поэтому текстовый редактор MS Word давно и безвозвратно вытеснил печатные машинки.

Текстовый редактор MS Word является весьма популярным и мощным процессором. Он предназначен для подготовки как простых документов – деловых писем, профессиональной документации, так и документов большого объема с таблицами, формулами, графиками, рисунками.

Сейчас в ходу несколько версий этого текстового процессора: Word 6.0, Word 7.0 (он же Word-95), Word-97 (он же 8.0), Word-2000 (он же 9.0), Word-ХР (он же 10.0). Эти версии программы очень схожи между собой, просто обладатели Windows-95 пользуются шестой или седьмой версией, а счастливые обладатели мощных и быстрых компьютеров – последними версиями Word.

С появлением каждой новой версии офисного пакета MSWord становится проще в использовании. Так, Word-97 предоставляет более гибкие и удобные средства, чем Word-95. Совершенно аналогично Word-2000 является улучшенным вариантом Word-97. Но основные, базовые приемы работы в редакторах едины, поэтому на начальном этапе знакомства с приложениями Windows не очень важно, какая версия MS Of fice установлена на вашем персональном компьютере.

Что мы хотим от MS Word? Перечислим по порядку:

• набрать текст на русском или иностранном языке;

• сохранить текст на диске в виде файла или загрузить его с диска тогда, когда он понадобится для работы;

• отредактировать документ и проверить правописание;

• отформатировать текст документа;

• оформить его соответствующим образом;

• напечатать документ или отправить его по электронной почте.

Как набирают текст – более или менее понятно, главное – привыкнуть к расположению клавиш на клавиатуре. Зачем сохранять текст на диске, тоже понятно: чтобы можно было им воспользоваться еще раз. Печать документов тоже не вызывает особых вопросов.

А вот редактирование – что это такое? Ну конечно, это возможность вносить различные изменения и поправки любого рода в текст – скажем, убирать или добавлять отдельные слова и даже целые предложения, проверять орфографию встроенными программами (такие программы называются спеллерами, или спеллчекерами), не выходя из редактора.

Современные текстовые процессоры предусматривают множество дополнительных операций форматирования, позволяющих повысить качество оформления текстового документа. Например:

• форматирование символов (использование различных шрифтов и начертаний);

• форматирование абзацев (выравнивание по ширине страницы и автоматический перенос слов);

• создание и форматирование таблиц, списков, колонок.

Ну а что же понимается под оформлением документа? Это автоматическое построение оглавления и указателей, автоматическая нумерация, ввод колонтитулов и сносок, задание на странице полей для печати документа, создание стиля оформления заголовков и основного текста и др.

Рассмотрим основные приемы работы в текстовом редакторе на примере MS Word 2003, предполагая, что у вас есть определенный опыт общения с текстовыми редакторами.

4.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ В MS WORD

Для работы с Microsoft Word нужна среда Windows, поскольку Word является Windows-приложением. После запуска Word на экране появится стандартное окно Windows-программы, имеющее строку меню, панели инструментов, строку состояния и другие основные элементы Windows-окна.

4.4.1. Запуск процессора Word

Для запуска текстового редактора можно воспользоваться командой Все программы из Главного меню Windows (Пуск ⇒ Все программы ⇒ Microsoft Word). В скобках мы будем указывать последовательность действий пользователя.

Хотя этот способ запуска программы является самым распространенным, существуют и другие способы: скажем, нажатие на кнопку |w| на панели инструментов MS Of fice, если эта панель видна на вашем экране. Удобным средством запуска любой программы является ее пиктограмма (ярлык) на рабочем столе.

Программа также откроется при открытии документа Word.

Это интересно

В Word одна и та же операция может выполняться, как правило, тремя-четырьмя способами. Но у каждого пользователя обычно есть один-два любимых приема работы.

После запуска программы откроется окно с пустым текстовым полем, в котором можно сразу набирать текст (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Окно текстового редактора MS Word

4.4.2. Создание документа на основе шаблона Normal

Если вы запустили Word без указания имени файла, процессор по умолчанию предлагает создание нового документа под условным наименованием «Документ1». Шаблон этого документа (Normal) хранится в стандартном файле Normal.dot.

Для создания нового документа в Word можно нажать кнопку Создать файл J на панели инструментов Стандартная.

В Word ХР для создания нового документа справа от текстового поля открывается дополнительная панель (область задач), где видны все возможные способы создания и открытия нового документа – по файлу, шаблону или иным способом.

Также, чтобы создать новый документ, выберите команду Файл ⇒ Создать и в открывшейся области задач Создание документа выберите Новый документ.

Вы можете подготовить документ (или часть документа), а затем сохранить его на диске (Файл ⇒ Сохранить как) в виде файла с произвольным именем и расширением. doc.

4.4.3. Создание документа с помощью шаблона

Если воспользоваться командой Создать меню Файл, то программа предлагает другую возможность создания документов – использование шаблонов-образцов.

Чтобы создать документ с помощью Шаблона или Мастера, командой Файл ⇒ Создать откройте область задач Создание документа и выберите Шаблоны ⇒ На моем компьютере. В открывшемся окне Шаблоны выберите вкладку, соответствующую типу создаваемого документа, и дважды щелкните по значку шаблона или мастера, который предполагается использовать (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Шаблоны-образцы для создания документов

Шаблоны-образцы представляют собой пустые заготовки документов с заданными стилями оформления либо подобия бланков, имеющие расширение dot. По умолчанию используется шаблон normal.dot. Кроме того, имеются особые шаблоны, имеющие расширение wiz (от слова wizard – колдун, чародей, мастер). Запустив шаблон-мастер, можно создать довольно сложный документ – календарь, резюме. В итоге получится образец, в котором каждый элемент уже стоит на своем месте – остается только заполнить пустые поля.

4.4.4. Создание документа из имеющегося документа

Чтобы создать документ на основе имеющегося документа , командой Файл ⇒ Создать откройте область задач Создание документа и выберите Создание ⇒ Из имеющегося документа. В открывшемся диалоговом окне Создание из имеющегося документа выберите файл близкого по содержанию документа и нажмите кнопку Создать новый. После внесения изменений сохраните новую версию документа командой Файл ⇒ Сохранить.