Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Пэт Никерсон

О: Тридцать минут, с самого утра.

В: Какой промежуток времени был наиболее продуктивным?

О: Прежде всего утро, затем недолго после обеда.

П: Я обычно хорошо работаю ближе к вечеру, но не сегодня. Я слишком устала и расстроилась.

В: Какой промежуток времени был наименее продуктивным?

О: С половины десятого до половины двенадцатого и с без четверти три до половины четвертого. (В целом 2 часа 45 минут наименьшей продуктивности.)

Опр.: Оба этих промежутка были отмечены для приоритетной работы, но мой начальник созвал чрезвычайное собрание персонала, которое съело время до полудня, а потом проблема с клиентом испортила часы после полудня. Я задержалась на работе, но так и не завершила важные дела. (Молчание.)

П: Мне следовало понять, что собрание персонала будет для меня неплодотворным. Я могла бы отпроситься. Оно задержалось на полчаса. В конце концов, поскольку там присутствовал начальник, я осталась еще на двадцать минут, чтобы получить ответы, которые понадобятся мне завтра. Думаю, что могла бы выяснить это по электронной почте, хотя личный контакт с начальником важен. И все же… я пожертвовала приоритетами…

Мы благодарны Саманте за это свидетельство и ее честные открытия. Они показывают, что мы все позволяем себе терять какое-то количество времени. Но по-настоящему вредоносные потери – те, что напрямую влияют на наши приоритеты. Будьте строги в отношении дел «красной зоны» и не будьте строги к себе в отношении потерь времени в течение дня.

Саманта продемонстрировала следующее предупреждение для всех нас: мы склонны честно признавать ущерб, но по-прежнему пытаемся объяснить причины потери времени действиями других людей. Ведя учет времени, Саманта начала поднимать на поверхность невидимые проблемы в отношении времени. Это может стать и вашим первым шагом.

Анализируйте записи, чтобы продолжать движение

Для извлечения максимальной пользы из упражнения по учету времени задайте себе те же вопросы, что помогли Саманте. Сделайте это при изучении заполненной вами таблицы. Продолжайте спрашивать себя об этом, даже закончив вести учет. Это поможет добиться понимания и сохранит усовершенствованные привычки.

Десять важных для вас вопросов:

1. Приступили ли вы к первоочередной цели в намеченное время:

а) отвлекало ли вас что-то от того, чтобы начать?

б) как можно было избежать этих отвлечений?

в) сколько времени вам потребовалось на возвращение к работе?

2. Сколько длился самый долгий промежуток времени, когда вы занимались приоритетными задачами, не прерываясь?

3. Каким был самый продуктивный промежуток времени? Почему?

4. Наименее продуктивный? Почему?

5. Насколько полно вам удалось осуществить ваши главные цели? Правильно ли вы оценили время? Нужно ли будет корректировать оценки?

Заполнение нижеследующей таблицы поможет вам увидеть общую картину.

6. Оставили ли вы за собой задание, которое можно было поручить кому-либо?

7. Относительно перерывов:

а) были ли какие-либо перерывы более важными, чем запланированная задача? (Если да (и при условии их повторения), то добавьте их в свой список приоритетов.);

б) какие категории прерывания работы были самыми тяжелыми: звонки, незапланированные посетители, кризисные ситуации, отвлечения по своей вине?

в) прерывали ли вы других сотрудников без нужды?

8. Общение:

а) было ли ваше запланированное общение нацелено на продвижение приоритетов?

б) отняло ли оно больше времени, чем было запланировано, и были ли готовы данные?

в) выбрали ли вы правильного человека и был ли он готов?

9. Обработка документации и электронной почты:

а) тратили ли вы время на проверку почты в те промежутки времени, которые были отведены под приоритеты?

б) потеряли ли вы время на документы из-за суматохи, неправильной регистрации бумаг, недостающих данных?

10. Наблюдение:

а) было ли у вас надлежащее средство отслеживания результатов, особенно ваших приоритетных заданий?

б) использовали ли вы сами или предоставляли товарищам по команде, выполняющим задачу, простой шаблон для составления отчета о ходе работ?

Несмотря на пунктуальное соблюдение дисциплины, всегда найдутся люди или события, которые помешают исполнению вашего изначального плана. Поэтому вам нужна готовая стратегия возвращения к работе.

Вот как идеально сказал об этом Ричард Ширли из Сан-Диего, ИТ-менеджер, работающий в оборонной промышленности:

Как насчет неизбежного «фактора неожиданности» – людей и событий, которые не вписываются в наши планы, но могут повлиять на нас? Мы должны определить потенциал этого влияния, а затем встроить в наш день некоторую степень гибкости и готовности. У всех нас есть начальник, перед которым мы отчитываемся, и он может потребовать незамедлительной реакции на непредвиденное событие.

Мой отдел способен работать с максимальной производительностью, решая вопросы быстро и эффективно, но в случае перебоев электроснабжения мы должны умело смягчить этот «фактор неожиданности», чтобы ничья эффективность не была сведена к нулю. Независимо от того, как хорошо мы управляем своим временем, наша постоянная задача – проявлять гибкость и быстро исправлять ситуацию.

Мы согласны с Ричардом. Чтобы понять, куда вам, возможно, придется идти, вы должны увидеть отправную точку, особенно чтобы обнаружить модели поведения, угрожающие вашим лучшим часам в течение дня. В этом вам поможет избирательный учет времени.

Двигаемся дальше

Храните вашу таблицу с помеченными «красными зонами» в течение трех дней, проанализируйте, что она сообщает о ваших текущих привычках и как их понимание поможет вам в работе. Затем выберите несколько привычек, чтобы устранить или переделать их. Похвалите себя за хорошие привычки (такие, как привычка Ричарда планировать на случай чрезвычайных обстоятельств), которые помогают вам гарантировать быструю реакцию и восстановление. Усильте их и радуйтесь!

Этот фундамент вам понадобится, чтобы преуспеть в том, о чем написано в части II этой книги, – избежать сегодняшних ловушек времени!

Часть II

Новые ловушки времени и способы их избежать

Глава 6

Кризисное управление

Ни одна из упомянутых в первоначальных опросах тревог, связанных с распределением времени, не воздействует на моральное состояние сотрудника столь разрушительно, как страх, что компания применит кризисное управление. Вот уже десять лет участники наших опросов ставят эту угрозу на первое место. Почему мы до сих пор не замечаем кризис заблаговременно, чтобы можно было его остановить? Как только кризис признан, он становится главной новостью, но он редко образуется в один момент. Кризисам свойственно нарастать украдкой, пока мы слишком заняты, чтобы их заметить. Незначительные ошибки и упущения, систематически допускаемые на всем предприятии, текут тонкой струйкой и истощают его ресурсы точно так же, как утечка через точечный дефект может ослабить подземный трубопровод настолько, что обрушится пол. Где те критерии и измерительные приборы, которые должны предупреждать нас?