Microsoft Office - Виталий Леонтьев

Возможности Outlook

Для начала кратко опишем все те таланты, которыми обладает эта программа. Ну хорошо, не все, а только самые необходимые каждому из нас. А потом вы уже решите, что именно вам лучше всего изучить в первую очередь.

Вот перед вами – главное окно программы.

На первом плане – панель Outlook сегодня. Именно она уведомит вас, есть ли в вашем ящике новые письма, какие мероприятия и встречи запланированы на сегодняшний день... Словом – настоящий утренний отчет хорошего секретаря.

Слева перед вами – Панель задач (именно с нее «списана» Область задач во всех остальных программах семейства Microsoft Office). Верхняя ее часть может меняться, в зависимости от того, в каком режиме Outlook работает в данный момент. А нижняя, кнопочная панель остается неизменной постоянно.

Благодаря ей вы сможете переключаться между различными режимами работы Outlook:

■ Электронная почта

■ Календарь

■ Контакты

■ Задачи

Стоит нажать на одну из этих кнопок – и основная панель Outlook тут же изменится! Кажется даже, что мы работаем не с одной, а сразу с несколькими самостоятельными программами. Но как раз это-то в корне неверно – основная ценность Outlook как раз и состоит в том, что ВСЕ его модули работают в связке и используют общую базу данных!

Ну а теперь – начинаем работу.

Электронная почта

Как простой почтовый клиент, Outlook имеет ряд преимуществ перед «народным» Outlook Express. Во-первых, как и любое приложение Microsoft Office, Outlook можно усовершенствовать с помощью модулей перевода текстов (Promt), проверки орфографии (ОРФО), а также специальных программ для сортировки почты. Outlook Express же – вещь в себе, программа максимально закрытая, и ничего полезного прицепить к ней нельзя. Далее… Почтовые базы Outlook можно хранить не только на вашей персоналке, но и на карманном компьютере – при этом обе базы автоматически синхронизируются с помощью программы ActiveSync (она есть в комплекте поставки любого «наладонника»). А это значит, что, приняв почту дома, вы можете читать письма и составлять ответы на КПК по дороге в институт и на работу. А если вы умеете пользоваться беспроводным доступом в Интернет – то и отправлять письма с вашей карманной крохи. Есть, правда, и целый ряд минусов – так, Outlook Express умеет работать с «серверами новостей» и читать письма из специализированных конференций. Outlook этих возможностей лишен – впрочем, это не страшно, поскольку место «конференций» сегодня заняли обычные почтовые рассылки. А с ними Outlook работает без всяких проблем.

Окно почтового режима Outlook выглядит так…

В верхней части Панели задач появились ваши почтовые папки – Входящие, Отправленные, Удаленные... Чуть правее вы видите окно заголовков – щелкнув по выбранной папке, вы сможете просмотреть все письма, которые в ней лежат. Текст писем выводится в последнем вертикальном окне. Впрочем, вы легко можете перенести его под окно заголовков, как в Outlook Express – так привычнее. Делается это с помощью меню Вид/Область чтения/Снизу. В самом верху, под кнопочной панелью, находится панель Быстрого поиска – с ее помощью вы легко сможете отыскать нужные сообщения по ключевым словам.

При первом запуске Outlook сразу же попросит вас создать учетную запись электронной почты. Если вы уже используете для работы с почтой Outlook Express и там уже есть настроенная учетная запись, Outlook может просто перенести в свой загашник все необходимое – и почтовые базы, и адресную книгу, и настройки. Если же нет – можно настроить Outlook самостоятельно, с помощью все того же Мастера. Если вы отказались от настройки в первый раз, вы можете запустить ее позднее, в ручном режиме – для этого зайдите в меню Сервис/Учетные записи. Прежде всего Outlook спросит вас, какой тип доступа к почте вы предпочитаете? Поскольку, вероятнее всего, вы будете работать не с корпоративной почтой в локальной сети, а дома, через Интернет, то выберите доступ по протоколу POP. А затем заполните небольшую «анкету» на следующей странице:

Все необходимое – адрес электронной почты, логин и пароль, имя почтового сервера – у вас уже должно быть. Если же еще не удосужились завести почтовый ящик, зайдите на любой бесплатный почтовый сервер (Yandex.Ru, Mail.Ru) и зарегистрируйтесь на нем. Правда, придется повозиться с выбором имени (все короткие и запоминающиеся разобраны уже давно) – но подобрать вариант вроде [email protected] вы сможете. Кстати, даю подсказку: имена и «входящего», и «исходящего» сервера у обоих почтовиков совпадают, только имя сервера «входящей» почты начинается с POP, а имя «исходящего» сервера – с SMTP

Например, для Mail.Ru:

■ pop.mail.ru

■ smtp.mail.ru

Закончив настройку, нажмите кнопку Проверка учетной записи. Если все в порядке – вам в ящик упадет тестовое письмо. И вы можете спокойно отправлять и получать письма!

Работа с Outlook практически не отличается от Outlook Express, за одним исключением – сортировки сообщений. Как вы помните, в Outlook Express мы могли автоматически разбрасывать письма по папкам с помощью фильтров. В Outlook это делается иначе. Нет, конечно, никто не мешает вам по-прежнему перемещать письма из папки в папку. Их в Outlook довольно много – к тому же вы всегда сможете добавить новые. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мышки по папке, внутри которой вы захотите поселить «новичка», а затем выбрать меню Создать папку.

Но гораздо удобнее присваивать письму разные «флаги», относя их к той или иной категории. А потом легко отсортировывать нужные с помощью поискового механизма. «Флаги» – это своего рода марки на почтовом конверте. А ставятся они так: щелкните правой кнопкой мышки по любому письму и выберите пункт Категории. Перед вами откроется такое типовое меню, в котором вы можете поставить галочку напротив одной или нескольких выбранных категорий. Если вам не хватает типовых, вы можете легко создать новую. Если вы не будете лениться присваивать категорию каждому письму, то в дальнейшем сможете одним щелчком вывести на экран архив, к примеру, личных или деловых писем – это делается с помощью меню Вид/ Упорядочить по/Категории. Можно указывать категорию писем и при поиске сообщений – это здорово облегчит вам работу! Создавать сообщения вы можете не только во встроенном редакторе программы, как это сделано в Outlook Express: теперь вашим «письменным столом» может стать любой пакет Microsoft Office. Создав таблицу в Excel или текстовый документ в Word, вы можете, не покидая программы, отправить его нужному адресату с помощью меню Файл/Отправить.

Не забывайте время от времени создавать архив почтовых сообщений с помощью меню Файл/ Архивировать. Архив сообщений вы можете поместить куда-нибудь в надежное место – например, записать на диск CD-RW или DVD. В этом случае даже при «падении» компьютера ваши сообщения останутся при вас.

Календарь

Закончив работать с почтой, нажимаем следующую кнопку – Календарь... И вновь любуемся способностью Outlook менять свое обличье – никакому хамелеону такое и не приснится!

Как видите, изменилось все. Верхушка Панели задач приняла вид Календаря, а в основном окне мы видим «раскладку» каждого выбранного нами в Календаре дня. Впрочем, это окно может выдавать календарь не только на День, но и на Неделю и даже на Месяц! Переключать режимы панели можно с помощью незаметного кнопочного меню, расположившегося в верхней части окна.

Итак, перед нами – подробный ежедневник с возможностью составления почасового расписания хоть на целый год вперед! Делается это просто: выбираем нужный вид нашего календаря (день, неделя, месяц), щелкаем мышкой по нужной клеточке и выбираем один из двух пунктов – Новая встреча или Создать событие на целый день. Разница понятна: «встречу» вы можете привязать к конкретному часу и даже к минутам, а «событие» ляжет на весь день целиком. При этом Outlook зорко следит за тем, чтобы «встречи» не накладывались одна на другую. А вот «событие» встрече не помеха: ради дня рождения любимой тещи вы вряд ли отмените встречу с бизнес-партнером. А набрать телефонный номер и сказать в трубку несколько ласковых слов вы всегда успеете (забыть же о такой необходимости вам Outlook все равно не даст).

Итак, создаем событие или встречу – окна для этих операций выглядят примерно одинаково…

Вам нужно озаглавить ваше событие или встречу, указать, где и во сколько она будет проходить, а также настроить режим оповещения (меню внизу окна). За указанный вами промежуток времени перед началом события Outlook начнет изводить вас напоминаниями, выкидывая на экран предупреждение за предупреждением.