Microsoft Office - Виталий Леонтьев

Для форматирования цвета, стиля строки или вида любого элемента, выполните следующие действия:

Щелкните правой кнопкой мыши по элементу, подлежащему форматированию.

Выберите команду Формат из появившегося Контекстного меню.

Щелкните по вкладке Вид.

Установите необходимые параметры в областях Рамка и Заливка.

Не всегда работа, выполненная Мастером диаграмм, устраивает нас целиком и полностью. Размер шрифтов слишком большой, сама диаграмма маленькая. Не все значения видны или слишком много места занимает легенда. Одним словом, нет предела совершенству, и те огрехи, которые допустил Мастер диаграмм, вы можете исправить вручную. Готовая диаграмма представляет собой не единый блок, а несколько, с каждым из которых можно работать по отдельности.

В нашем случае их можно подразделить на следующие компоненты диаграммы:

■ Область диаграммы – этот блок отвечает за все компоненты диаграммы.

■ Область построения диаграммы – отвечает за саму диаграмму в целом.

■ Основание – плоскость, на которой располагаются представленные в виде диаграммы данные.

■ Стены – боковые панели, на которых находятся основные линии сетки (они, в свою очередь, наглядно представляют ось значений).

■ Ось значений и ось категорий – числовые параметры, ориентируясь на которые, вы можете оценить данные для диаграммы.

■ Заголовок диаграммы – т. е. ее название.

■ Заголовок оси значений и название оси категорий.

■ Легенда – она расшифровывает значение рядов (или строк).

■ Ряды (или строки – в зависимости от того, что вы выбрали при построении диаграммы) – наглядный показатель данных, на основе которых построена диаграмма.

■ Подписи данных – точные цифровые параметры рядов (строк) диаграммы.

Для того чтобы изменить каждый из этих элементов, необходимо вызвать его Контекстное меню. Работая с ним, вы можете изменить размер, цвет, даже расположение любого из компонентов, например, размер, начертание, шрифт и цвет заголовков и названия диаграммы, которые, как правило, получаются неоправданно большими. Можете, не изменяя размера области диаграммы, увеличить саму диаграмму, изменить поворот и угол наклона, сделать ее объемной. Можете уменьшить легенду, одним словом, сделать все, чтобы ваша диаграмма выглядела наиболее удобным для восприятия образом.

Вы можете также изменить фон области диаграммы и области построения диаграммы, выбрав любой наиболее приятный для вас цвет. Можете изменить толщину, тип и цвет линий. А панель Способы заливки предлагает вам богатый выбор разнообразных текстур, благодаря которым ваша диаграмма может выглядеть совершенно необычным и привлекательным образом.

Сортировка данных

Практически вся информация, с которой вы работаете в электронном редакторе, представляет собой разнообразные списки. В терминологии

Microsoft Excel они называются «списками базы данных». Excel предоставляет возможность сортировать данные внутри таблицы по вашему усмотрению. Для этого выделите курсором нужный диапазон. Затем зайдите в меню Данные на Панели инструментов и щелкните правой кнопкой мыши по команде Сортировка.

В появившемся окне программа сама предложит возможные варианты сортировки. Остается только выбрать нужный вам вариант. В строке Сортировать по выберите нужный вариант и пометьте точкой (щелкнув мышкой по кружку) способ сортировки По убыванию/По возрастанию. Для примера возьмем По возрастанию и нажмем на кнопку ОК. Таблица моментально преобразится. Данные будут рассортированы от меньшего числового значения к большему. Соответственно, изменятся и другие столбцы.

Форматирование таблиц

При помощи форматирования вы сможете сделать свою таблицу не только приятной для глаз, но и удобной для восприятия. Бывает так, что какие-то элементы необходимо выделить. Это легко выполняется при помощи изменения начертания и размера шрифта, выравнивания границ текста, цветового оформления текста и фона, автофигур, объектов WordArt и даже картинок, аналогично тому, как это делается в Word. Кроме того, если вы хотите, чтобы ваши данные имели вид настоящей таблицы, можете использовать границы для визуального разделения ячеек. Помимо знакомых пользователям Word операций, в Excel есть свои инструменты форматирования. Найти их вы сможете в меню Формат/Автоформат.

Автоформат – это замечательный помощник, который избавит вас от необходимости выставлять параметры оформления данных вручную. В базу данных программы заложены разнообразные комбинации изменения вида текста и самой таблицы. Выбрав одну из них, вы сможете единственным щелчком мыши полностью преобразить помещенные в окне данные.

Вы можете изменить не только содержащиеся в таблице данные, но и ее саму. Конечно, проще всего это сделать при помощи пункта Число меню Формат/Ячейки на Панели инструментов Microsoft Excel. Но там, как вам уже известно, есть только шаблоны готовых таблиц. А что делать, если вы хотите создать свою индивидуальную таблицу? Вполне реально, и работать придется все с тем же меню Формат/ Ячейки. Команду Формат ячеек можно выбрать и в Контекстном меню, если вы щелкнете правой кнопкой мыши по уже готовой таблице. Итак, как же можно преобразить готовую таблицу?

Во-первых, можно изменить границы (например, для того чтобы выделить какую-то одну, наиболее интересующую вас ячейку). Выделите нужную ячейку курсором, выберите в Контекстном меню таблицы команду Формат ячеек, а в появившемся диалоговом окне – пункт Границы. Задать границы можно, щелкая не только по кнопкам, но и по самому образцу в маленьком окошке. В левой части окна отображается текущий вид выбранной вами ячейки и способы расстановки границ (внешние/ внутренние/отсутствие границ; отдельные). В правой части окна – тип и цвет линии. Сейчас выбранная вами ячейка ограничена сверху (тонкой линией) и справа (толстой линией). А мы хотим, чтобы она была ограничена вся и одинаково. Прежде всего, выберите тип линии, например пунктирную жирную (четвертая сверху). Можете сразу же выбрать и цвет границы (по умолчанию стоит Авто, т. е. черный), например красный. Теперь, щелкая по кнопкам с видом линий (внизу, вверху, справа и слева), расположенных вокруг окошка с образцом, задайте параметры будущей границы. Можно нажать одну-единственную кнопку Внешние, и появятся сразу все границы.

Если вы хотите, чтобы все ячейки были разграничены, выделите всю таблицу, вызовите Контекстное меню, выберите команду Формат ячеек и нажмите кнопки Внешние и Внутренние. При помощи этого же меню вы сможете изменить начертание, размер и цвет шрифта (пункт Шрифт), цвет заливки ячеек (пункт Вид), а также выравнивание текста. Если вы хотите, чтобы текст в какой-то одной или во всех ячейках располагался под углом, выделите нужную ячейку, например А5, и выберите пункт Выравнивание. В правой части диалогового окна (Ориентация) вы сможете выбрать любой угол, под которым хотите поместить текст. Сделать это можно, передвигая красный квадратик Надписи в самом маленьком окошке с образцом или прощелкивая «градусы» под ним.

Форматирование данных при помощи «Автоформата»

Если вы хотите изменить всю таблицу, выделите кнопкой мыши любую заполненную ячейку, принадлежащую таблице, зайдите в меню Формат и щелкните левой кнопкой мыши по пункту Автоформат. На экране появится диалоговое окно со встроенными в Excel вариантами форматов. При этом программа сама просматривает все интервалы значений в прилегающих к выделенной ячейке столбцах и строках (как уже говорилось выше, все они связаны друг с другом формулами, и программа об этом помнит). Поэтому, если вы выделите пустую ячейку или ячейку с названием таблицы, не удивляйтесь, если вместо диалогового окна Автоформат появится следующая надпись:

Microsoft Excel не может определить, к каким ячейкам применять автоформат, потому что выбрана только одна ячейка, а окружающие ячейки пусты.