Смерть от совещаний: Как решить самую наболевшую проблему бизнеса - Патрик Ленсиони

— Так почему же о них нельзя говорить на тактических совещаниях? — спросила София.

— Есть несколько причин.

Все слушали Уилла, затаив дыхание.

— Во-первых, во время тактического совещания вы не располагаете достаточным временем для того, чтобы серьезно вникнуть в хотя бы один из этих вопросов. В итоге обсуждение становится неполным, поспешным и, в конечном счете, бесполезным.

Уилл остановился, чтобы выслушать возможные возражения и вопросы. Однако в комнате стояла тишина, и он продолжил:

— Во-вторых, даже если у вас и есть достаточно времени, нельзя быстро переключиться с обсуждения тактических проблем на решение стратегических вопросов.

— Это то, о чем говорил я, — добавил Кейси. — Контекст.

— Правильно, — Уилл не был уверен, что все его поняли, и привел пример. — Представьте, что у вас есть два телевизора, и вы пытаетесь смотреть одновременно "Все любят Раймонда" и "Друзей".

Аналогия понравилась всем, однако Уилл чувствовал, что и этого недостаточно.

— Или представьте, — продолжил он, — что президент Соединенных Штатов обсуждает на одном совещании проблемы национальной безопасности и украшение Белого Дома к Рождеству. Это же абсурд!

Кейси вздохнул и заговорил. Казалось, что он только сейчас осознал тщетность всего того, что происходило на совещаниях в Aip Software:

— Если на тактическом совещании мы разбираем стратегические вопросы, мы не только не решаем их, но еще и отвлекаемся от насущных проблем компании, которые оказывают непосредственное влияние на ее текущую деятельность.

Тим с жаром поддержал его:

— Вот именно! Мы начинаем разглагольствовать о том, что нам предстоит выполнить в следующем квартале или даже в следующем году, а в конце концов не успеваем выстроить четкие планы на следующую неделю. Или даже на ближайший день.

Искренние и непривычно пылкие слова финансового директора вызвали улыбки у большинства присутствующих.

— Вот поэтому, — подчеркнул Уилл, который не хотел останавливаться на достигнутом, — нужно проявить силу воли и отложить решение этих интереснейших стратегических вопросов до того времени, когда вы сможете уделить им должное внимание.

— А что, если этот вопрос настолько важен, что о нем нельзя забыть до следующего ежемесячного стратегического совещания? — поинтересовался Кейси.

— Прекрасно, — Уиллу все больше и больше нравился этот разговор ("Да я, оказывается, прирожденный преподаватель!" — похвалил он сам себя). — Если это неотложный вопрос, проведите стратегическое совещание в тот же день. Его можно назвать "экстренным". Да как угодно. Важно не смешивать его с еженедельным тактическим.

Кейси кивнул.

— А сколько вопросов можно рассматривать во время одного стратегического совещания? — поинтересовался Мэтт.

— Один или два, — не задумываясь ответил Уилл. — В крайнем случае три, если время позволяет. Важно выбрать действительно самые актуальные вопросы и заняться ими вплотную.

— Получается, что для стратегических совещаний нам понадобится повестка дня? — спросил Тим.

— Да. Составляя повестку дня, вы волей-неволей проделываете определенную работу, загодя начинаете обдумывать некоторые вопросы. И эффективность обсуждения уже непосредственно на совещании значительно возрастает.

Мишель подняла руку:

— Ты сказал, что стратегическое совещание должно продолжаться два или три часа. Почему бы не попробовать уложиться в два часа?

Уилл на минуту задумался:

— Нужно строго ограничивать во времени ежедневные пятиминутки и еженедельные тактические совещания. К ежемесячным стратегическим это не относится.

Он задумался. Очевидно, юноша на ходу совершенствовал свою теорию.

— Вам известно, что комедийные сериалы всегда длятся полчаса. Вы удивитесь, если однажды серия затянется на 45 минут. Но с фильмами все иначе. Вы не идете в кинотеатр с мыслями: "Сегодня я готов уделить отдыху ровно 93 минуты". Художественные фильмы могут быть более или менее продолжительными. И я не думаю, что нужно ограничивать ежемесячные стратегические совещания. Просто выделите для них загодя достаточно времени, скажем, четыре часа, на тот случай, если обсуждение затянется.

— Четыре часа? — переспросил Тим.

— Знаете, — вмешался Кейси, — на днях я слышал, что в Microsoft совещания иногда затягиваются до позднего вечера, а порой даже до утра.

Уилл кивнул:

— Стратегические совещания могут оказаться настолько увлекательными, что время не будет иметь значения. Вы не успеете заметить, как пройдет три или четыре часа.

— Столько совещаний… — протянул Мэтт. — Когда же нам работать? К радости Уилла, Кейси все больше поддерживал его теорию:

— Смотри, Мэтт. Что может для всех нас быть важнее, чем те три вопроса, которые я привел в качестве примера? Совместное предприятие, новые конкуренты и… — он задумался, вспоминая последний пункт.

— Маркетинговая стратегия, — подсказала Мишель.

Мэтт кивнул — дальнейших разъяснений ему не требовалось.

— Кроме того, разве продолжительность обсуждения имеет такое уж значение там, где решается судьба и деятельность компании на несколько лет вперед? — подвела итог Мишель.

Тим засмеялся:

— Да, если я смотрю интересный фильм, мне совершенно все равно, сколько он продлится. Я смотрел "Храброе сердце" пять раз и готов смотреть его еще и еще, только бы мне найти кого-то, кто бы составил мне компанию.

София не смогла устоять перед искушением подтрунить над финансовым директором:

— Ты пять раз смотрел "Храброе сердце" и ни разу "Крестного отца" и "Звуки музыки"?! Тим, таких чудаков, как ты, поискать надо.

— Как определить круг вопросов, которые необходимо обсудить на стратегическом совещании? — Коннор вернул разговор в прежнее русло.

— Наверное, лучше всего для этого подходят еженедельные тактические совещания, — ответил Уилл. — Когда кто-то затрагивает слишком объемный вопрос, нужно запомнить его и отложить до следующего стратегического совещания.

— Но ведь мы будем затрагивать множество вопросов! — продолжил Коннор. — Как же все-таки выбрать самые нужные?

Теперь уже ему ответил Кейси:

— Мне кажется, что мы сами почувствуем, какие вопросы самые важные. Или просто посвятим несколько минут выбору тем для обсуждения. Посмотрим, доводы в пользу какого вопроса окажутся самыми убедительными.

Несмотря на смертельную усталость, Уилл был приятно взволнован. В разговоре принимали участие все сидящие за столом, а к Кейси вернулась его былая уверенность. Кроме того, отметил с облегчением Уилл, его теория казалась все более и более действенной.

Его волновало только одно — сможет ли команда Кейси и он сам воплотить в жизнь эти идеи до того, как их посетит с визитом Харрисон.

Кейси был решительно настроен разобраться во всем до конца:

— Допустим, у нас есть повестка дня, в которую включены два или три пункта.

— Пускай даже один пункт — это уже хорошо, — напомнил ему Уилл. — Иногда существует всего лишь один по-настоящему значимый вопрос, и вам нужно заставить себя ограничиться им.

— А что ты можешь сказать о структуре стратегического совещания?

— Вернемся к нашим фильмам, — улыбнулся Уилл. — Вспомните, что мы говорили о художественных картинах. В чем залог их успеха?

Он вопросительно смотрел на своих слушателей. Первым догадался Мэтт:

— Конфликт.

— Верно. Стратегическое совещание длится примерно столько же, сколько художественный фильм. Руководитель должен быть режиссером этого действа. Он должен с помощью конфликта увлечь зрителей в первые десять минут, а затем натолкнуть их на его разрешение.

Всеобщее внимание укрепило в Уилле веру в свои силы:

— Вы желаете поговорить о последнем типе совещаний? Отпущенные мне 30 минут уже истекли…

Все кивнули, и Кейси дал свое согласие.

Уилл подошел к доске и внезапно почувствовал прилив страшной усталости. "Держись, — сказал он себе. — Ты почти у цели".

У Уилла уже не было сил на аналогии и примеры, так что он перешел прямо к делу:

— Наконец, мы подошли к последнему типу совещаний. Это ежеквартальные выездные совещания, — он записал это на доске.

— Это нам знакомо, — заметил Тим. — Не каждый квартал, но пару раз в год мы проводим такие совещания.

— Что обычно происходит на этих совещаниях? — спросил Уилл. Тим замялся, и ему на помощь поспешила София:

— Мы уезжаем на день-другой в Сан-Франциско, Тахо или какой-то другой город.

— А чем вы там занимаетесь?

— Утром мы обсуждаем различные вопросы, потом катаемся на лыжах или дегустируем вина. Вечером ужинаем в каком-то уютном ресторанчике. Иногда берем с собой мужей и жен.