Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007 - Глеб Архангельский

Понимание – это мера адекватности вашего понимания людей, систем и событий, ваша «стратегическая точность». Можно долго и тщательно готовиться к поступлению в вуз – но выбрать профессию, которая через десять лет будет не востребована на рынке труда. Можно тщательно распланировать написание книги и написать ее – но издать не в том формате, который позволит донести ваши мысли до целевой аудитории. Можно общаться со множеством людей, но не понимать их адекватно и потому не делать союзниками в достижении своих целей.

Чтобы увеличить показатель «Понимание», нужно, во-первых, изучать закономерности нашего мира, учиться понимать его. Здесь вам помогут науки: философия, психология, теория систем… Кроме того, нужно овладевать технологиями и навыками, позволяющими не просто адекватно понимать мир, но и адекватно прикладывать к нему свои усилия.

Масштаб – это масштаб систем, работающих на вас, позволяющих реализовать ваши ценности. Одну и ту же мысль можно изложить на интернет-форуме, который прочтут десятки человек, в статье, которую прочтут тысячи, или в книге, которую будут читать и перечитывать десятки тысяч. Какой-либо процесс можно рационализировать только на своем рабочем месте, а можно – в компании, отрасли, стране, мире. Чтобы повысить показатель масштаба, нужно уменьшать количество «решаемых задач» – выстраивать процессы и системы так, чтобы эти задачи больше вообще не возникали, чтобы можно было переходить к задачам нового качественного уровня.

Нетрудно заметить, что Microsof Outlook помогает повысить, причем существенно, в разы, компонент формулы «Работоспособность». А именно: «Календарь» – в части реалистичного распределения бюджета времени, «Задачи» – в эффективном управлении множеством вопросов, «Дневник» – в наращивании способности к планомерному усилию и т.д. Outlook также позитивно повлияет на компонент «Масштаб» – только электронная фиксация задач, встреч и контактов будет адекватна работе с большими, серьезными системами.

Остается «Понимание». Здесь менеджмент и Outlook отступают. Мера совпадения нашего понимания реальности и наших действий с общей гармонией мироздания (судьбой, волей Божьей – для каждого здесь будет свое определение, соответствующее его мироощущению) – предмет серьезный и непростой. Равно как и мера нашего осознания собственных жизненных ценностей и устремлений. Это понимание находится уже за рамками планирования и организации времени на Outlook. Но без этого понимания невозможно успеть главное – жить своей жизнью, а не чужой, навязанной.

До встречи, читатель!

Благодарности

Искренне благодарю:

Протоиерея Виталия Головатенко, уделившего время на детальную обратную связь;

Вадима Иванова, несколько лет назад открывшего мне глаза на богатейшие возможности Outlook;

Андрея Калугина из Microsof, раскрывшего прекрасные новые возможности Outlook 2007;

Екатерину Краус, обеспечившую квалифицированное тестирование текста;

Михаила Кулыгина, оказавшего неоценимую помощь в создании скриншотов;

д.э.н., проф. Марианну Анатольевну Лукашенко, проректора Московской финансово-промышленной академии – бесценный кладезь творческих и методических идей;

Ольгу Мельникову, руководителя аппарата генерального директора компании «Русал»;

Викторию Петрову, директора по персоналу компании «Русал»;

Александра Селютина, заместителя директора департамента информатизации РАО «ЕЭС России»;

Ольгу Стрелкову, неизменного вдохновителя новых творческих ходов в ТМ-книгах;

Эдуарда Фаритова, директора по развитию Группы «Русский стандарт».

Автор также благодарит участников открытых и корпоративных семинаров «Тайм-менеджмент на Microsof Outlook», чьи ценные замечания позволяли понять реальные практические потребности менеджеров и чья обратная связь укрепляла нашу уверенность в жизненной важности грамотного компьютеризированного планирования для современной России.

Глоссарий

В этом глоссарии раскрываются основные термины, необходимые для эффективной работы с Outlook. Здесь нет терминов, связанных с тайм-менеджментом: они приведены в монографии «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы»[2].

Автоформатирование – параметр пользовательского представления. Определяет, какие задачи (встречи, контакты) и по каким признакам должны быть автоматически отформатированы определенным цветом или размером шрифта. Например, «Важные задачи отобразить красным полужирным шрифтом».

Встреча – элемент раздела «Календарь», используется для планирования жестко привязанных ко времени событий: встреч, презентаций, переговоров и т.п.

Группировка – параметр пользовательского представления. Сбор задач, контактов и т.д. в тематические группы, которые можно разворачивать и сворачивать для удобства обзора. Чаще всего делается по категориям.

«Дневник» – раздел outlook, предназначенный для фиксации выполненных задач, сделанных телефонных звонков, отработанных документов и т.п. Удобен для хронометража и последующего анализа выполненной работы, в том числе – количественного, при экспорте данных в Excel.

Задача – элемент раздела «Задачи», используется для планирования задач и поручений, которые могут иметь срок исполнения, но не имеют жесткой привязки ко времени. Например, «отчет к 5 сентября», «телефонный звонок в ближайшие день-два», «не срочно: проконтролировать при разговоре с подчиненным».

«Задачи» – раздел outlook, предназначенный для планирования задач и поручений, имеющих срок исполнения, но не имеющих привязки к конкретному времени определенного дня. Например, элементом «Задач» может быть «Подготовить предложения по проекту Х к 12 марта».

Заметка – элемент раздела «Заметки», служит для фиксации мыслей и полезной информации.

«Заметки» – раздел outlook, предназначенный для фиксации мыслей и полезной информации, не являющихся конкретными задачами, но полезных для проработки различных проектов и направлений деятельности.

Запись дневника – элемент раздела «Дневник», содержит информацию о фактически проделанной в течение какого-то времени работе.

«Календарь» – раздел outlook, предназначенный для планирования встреч и других жестко привязанных ко времени мероприятий. Например, элементом «Календаря» может быть «Презентация, 25 января, с 12.00 до 14.00».

Категории – тематические группы, в которые можно объединять задачи, встречи, контакты (например, «Поставщики», «Клиенты», «Подчиненные») для последующей группировки и удобства поиска.

Контакт – элемент раздела «Контакты», содержит информацию по какому-либо человеку или организации: ФИО, телефоны, адреса, обстоятельства знакомства и т.п.

«Контакты» – раздел outlook, предназначенный для фиксации контактной информации по людям и организациям (адресов, телефонов, обстоятельств знакомства и взаимодействия).

Контекстное меню – меню, появляющееся при клике правой кнопкой мыши. Как правило, содержит возможные операции с объектом, на котором стоял указатель мыши в момент клика.

Меню настройки пользовательского представления – меню, появляющееся по команде «Изменить текущее представление» и позволяющее настроить пользовательское представление. Содержит кнопки «Отбор», «Сортировка», «Группировка», «Автоформат» и др.

Многодневная встреча – элемент «Календаря», используется для планирования жестко привязанных ко времени многодневных событий, например отпусков, выставок и т.п.

Назначение встречи – приглашение участников на встречу с помощью кнопки «Пригласить участников» в окне создания встречи. Назначение встречи позволяет автоматически получать подтверждения или отказы от участников и видеть полный список таких подтверждений или отказов.

Назначение задачи – пересылка задачи подчиненному или коллеге с помощью кнопки «Назначить задачу». Когда подчиненный обновляет свою версию задачи, изменения автоматически отображаются в «материнской» задаче у руководителя.

Оповещение – напоминание, появляющееся со звуковым сигналом в специальном окне оповещений в заранее заданное время. Например, для задачи со сроком исполнения 5 марта оповещение можно установить на 9 часов утра 3 марта, чтобы Outlook напомнил о необходимости заняться ею.

Отбор – параметр пользовательского представления. Определяет, какие задачи, встречи или контакты нужно отобразить в пользовательском представлении и по каким признакам отобрать их из общего множества.