Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management. - Александр Шумович

Обращу внимание лишь на некоторые моменты.

Вы не задумывались, почему попкорн так хорошо продается в кинотеатрах, хотя в обычной жизни мы его почти не едим? В кино мы ходим, чтобы испытать там эмоции, которых нам не хватает в реальной жизни. А эмоции – это довольно сильный стресс для организма. Испытывая стресс, мы должны его погасить. Сделать это можно разными способами, и еда – один из наиболее древних способов успокоения.

Пребывание в обществе незнакомых людей, интенсивное общение с ними вызывают определенный стресс у ваших участников. Расставьте в доступных местах леденцы, блюда с маленькими печеньями и т. д. Те, кто захочет погасить стресс, инстинктивно к ним потянутся. Проследите, чтобы вкус помог им в этом. Мы рекомендуем мяту и лимон, не одобряем перец и корицу.

Соответствие целей мероприятия и меню

Как-то раз мы общались с дамой – event-менеджером инвестиционного банка. Она рассказала, что, когда они готовят ежегодный отчет или любую презентацию для своих инвесторов, их меню бывает предельно лаконичным. Почему? Потому, что если они будут делать богатое меню, то инвесторы скажут: «Так вот на что тратятся наши деньги?! Не надо устраивать шикарные фуршеты из нашей прибыли, лучше выплатить большие дивиденды». Ограниченным набором блюд меню организаторы подчеркивали, что заботятся о достатке акционеров, а не тратят деньги на что-то другое.

Если у вас презентация косметики, там должны быть свежие фрукты, свежая клубника. Меню должно ассоциироваться с молодостью, свежестью и так далее.

Помните, что в меню продуманного мероприятия должны быть элементы, объединяющие разные его части.

Меню может вообще стать одной из определяющих идей мероприятия.

– У американцев есть День Благодарения, когда вся страна ест запеченную индейку. Одно блюдо на все страну.

– Во Франции есть праздник молодого вина – Божоле Нуво.

– В России многие празднуют Масленицу – едят блины.

– На Пасхе центральный элемент – пасхальное яйцо.

Таким образом, в некоторых случаях вкус может стать главным связующим звеном всего мероприятия, его символом.

Короткий тест на творческую полноценность мероприятия. Проверьте, какие из указанных элементов, оказывающих воздействие на определенные органы чувств, присутствуют в вашем мероприятии.

Планирование времени

Начнем с того, когда вы хотите провести ваше мероприятие. Необходимо учитывать следующее:

– время года;

– день недели;

– время дня.

Например, в зависимости от времени года нужно учитывать вероятность плохой погоды и то, как повлияет на посещаемость мероприятия спад или пик деловой активности в вашей отрасли.

Для иногородних участников лучше проводить мероприятия в понедельник или пятницу: тогда они смогут захватить еще выходные для реализации своих личных планов. Кроме того, стоимость номеров в гостинице и авиабилетов бывает ниже, если гость останавливается на уик-энд. В середине же недели мероприятие скорее привлечет только местных участников, которым не надо решать вопросы транспорта и проживания.

При планировании времени очень важно учитывать предпочтения вашей аудитории. Например, пресс-конференцию для деловых СМИ лучше проводить утром, так как днем о вас уже напишут статью. А журналисты из глянцевых СМИ работают по другому графику, поэтому для них предпочтительнее пресс-конференция во второй половине дня. Для всех СМИ предпочтительнее середина недели, а не понедельник или пятница.

Если вы назначаете мероприятие на начало дня, участники будут иметь возможность закончить все дела на работе накануне. Если же вы назначили мероприятие на вечер, срочные дела в течение дня могут изменить планы участников.

Задайте себе вопрос: чье время тратится на мероприятие? Если вы планируете мероприятие на будний день, время тратят компании и превалировать должны корпоративные мотивы. Если мероприятие намечено на выходной, тратится личное время и должны в первую очередь учитываться личные интересы.

Работа с прессой

Как привлечь внимание прессы к вашему мероприятию (или продукту)?

Большинство мероприятий организовываются с целью PR, поэтому на них приглашают прессу. Достаточно много написано о том, как организовать мероприятие для прессы: статьи, небольшие брошюры, целые книги – многие из них с формальной точки зрения безупречны. Эти тексты предназначены для тех, кто организует такие мероприятия – как правило, специалистов по PR.

Разные форматы мероприятия имеют разное значение и помогают вам решать разные коммуникационные задачи. Личное знакомство с журналистами, выход коротких и четких выпусков новостей, инициирование серии обзорных материалов или эксклюзивных интервью, предотвращение кризиса или презентация новых экспертов компании – разные задачи определяют разные подходы.

Форматы мероприятий для прессы

Пресс-конференция. Формальное, строгое мероприятие с четким сценарием. Строгое расположение мест в зале: президиум с местами для докладчиков и местами для журналистов напротив. Задача мероприятия – презентация целого блока новой информации для журналистов специалистами разного уровня. Средняя продолжительность 50–60 минут: 30 минут – выступления, 20 – секция «вопросов и ответов» (Q&A). Ход пресс-конференции корректирует модератор.

Из истории мероприятий для прессы

Когда состоялось первое мероприятие для прессы, первая пресс-конференция, история умалчивает. Тем не менее можно опереться на несколько вторичных фактов. Факт № 1. Пресс-релиз (или news release) появился в самом конце XIX века. Такую форму подачи материала начали использовать крупные американские железнодорожные компании. В самом начале XX века в компании Ohio Bell Telephone поняли главное преимущество пресс-релиза: «Вы распространяете пресс-релиз, и журналисты оставляют вас в покое, так как вся информация у них уже есть». Это же время можно считать временем появления пресс-конференций в привычном для нас виде. Ведь именно тогда – и это факт № 2 – возникают и первые специализированные компании – PR-агентства. В 1900 году появилось Publicity Bureau, а в 1904-м свою компанию открыл Айви Ли. Таким образом, пресс-конференции проводят уже более 100 лет.

«Круглый стол». Формальное, строгое мероприятие с долей импровизации. Презентация социально значимой, важной для данного сектора проблемы, обсуждение этой проблемы заинтересованными сторонами. Цель – повышение экспертного статуса компании в профессиональном сообществе и обществе в целом. Формат мероприятия поощряет вопросы и свободное общение. Приглашенные – независимые эксперты, аналитики, журналисты, партнеры. Результат – выход развернутых обзорных материалов и увеличение количества обращений со стороны журналистов за комментариями. Также может быть презентацией собственного исследования, разработки или проекта, значимость которых выходит за рамки узкокорпоративных интересов.