Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц - Павел Безручко

В схемах и диаграммах тоже полезно использовать содержательные заголовки, отражающие их главную мысль. Сравните две диаграммы:

Вторая является очевидно более «говорящей».

Ваша выжимка этой главы: ________________

Пользуйтесь шаблонами

Осознанное применение принципов, описанных в двух предыдущих главах, потребует от вас серьезной практики и значительного времени на обучение.

В этой и следующей главах мы изучим два более простых подхода к структурированию:

• структурирование с помощью готовых шаблонов;

• структурирование в логике ответов на вопросы первого лица.

Эти подходы позволяют быстро получить результат, и в большинстве ситуаций их достаточно для создания хорошего отчета, запроса или предложения.

В этой главе описаны три шаблона структуры документа, адаптированные для высокопоставленных адресатов. Один из них относится к запросам и предложениям, а два других – к отчетам.

Шаблон 1: «Предложение/запрос»

Цель краткого варианта: получить согласие с выводами о ситуации и с подходом к решению проблемы/использованию возможности.

Цель развернутого варианта: получить согласие с планом и бюджетом.

Структура:

1. Ситуация. Краткое описание проблемы или возможности.

2. Возможное решение. Суть предложения. Концепция. Подход.

3. Цена вопроса и выгода решения. Аргументация.

4. (В развернутом варианте шаблона.) План действий и ресурсы.

Пример использования шаблона «Предложение/запрос»

Руководитель коммерческого департамента предлагает генеральному директору открыть филиал компании в Новосибирске:

1. Ситуация Наш крупнейший клиент – компания «Эколайн» перевела свой центральный офис из Москвы в Новосибирск. Согласно их политике закупок, они должны поддерживать рынок местных поставщиков. «Эколайн» прекратит работу с нами, если мы не будем официально представлены в Новосибирске. Эта информация получена мною сегодня от руководителя департамента закупок «Эколайн» в ходе телефонного разговора.

2. Решение Предлагаю рассмотреть возможность открытия филиала нашей компании в Новосибирске.

3. Цена вопроса и выгода решения Не имея филиала, мы потеряем заказы на 430 млн руб. в 2013 г. и не сможем работать с этим клиентом в дальнейшем. «Эколайн» будет отдавать заказы местным поставщикам. Открытие филиала позволит этого избежать. Совокупные затраты на открытие и содержание минимального филиала в Новосибирске в 2013 г. составят 3,1 млн руб. Сюда входят: стоимость регистрации филиала, наем и оплата труда одного представителя, операционные расходы, аренда и оснащение мини-офиса площадью 30 кв. м в бизнес-центре «Кентавр» (центр города). Дополнительный аргумент в пользу предложенного решения: наш представитель сможет не только координировать работу с «Эколайн» (руководить этой работой мы продолжим из Москвы), но и привлекать новых клиентов в Новосибирске. Филиал можно зарегистрировать и открыть примерно через 3 месяца после получения Вашего согласования.

4. План действий и ресурсы <…>

Раздел «План действий и ресурсы» требуется не всегда. В приведенном выше примере само решение очевидно, а цена этого решения невелика в сравнении с ценой проблемы. Создание филиала не влечет за собой больших рисков. Если бизнес с «Эколайн» свернется, а новых клиентов в Новосибирске не появится, филиал можно закрыть без особых потерь. Серьезные риски возникают лишь в случае отсутствия решения об открытии филиала (вариант «все оставить как есть»). План действий, детальный бюджет и конкретные шаги в столь ясной и однозначной ситуации, как правило, остаются на усмотрение автора письма. Первому лицу можно сообщить лишь итоговые цифры и срок, когда «все будет сделано».

В более сложных ситуациях с очень высокой ценой вопроса и рисками раздел 4 следует заполнить. В части ресурсов размещаются подробный бюджет, калькуляция доходов и расходов, перечень источников средств. В части плана действий описываются ключевые этапы и сроки их завершения, указываются ответственные. Если план содержит серьезные риски, необходимо перечислить эти риски и указать меры по их снижению.

Шаблон 2: отчет об исполнении плана или поручения «План – факт»

Цель: получить подтверждение и оценку сделанной работы.

Структура:

Название плана или поручения, отраженное в заголовке отчета.

1. Резюме. Главные мысли отчета.

2. Статус «план – факт». Описание того, что сделано, что не сделано, почему не сделано, когда будет сделано, сколько потрачено ресурсов.

Статус часто удобно представлять в табличной форме – например, так:

Расходы и статус не обязательно описывать строго так, как указано в этой таблице, однако приведенные варианты подойдут в большинстве случаев.

Пример использования шаблона «План – факт»

Генеральный директор запросил у руководителя департамента маркетинга отчет о выполнении плана мероприятий за первый квартал.

Отчет о выполнении плана маркетинговых мероприятий за I квартал 2013 г.

1. Резюме

Из пяти запланированных мероприятий четыре завершены.

Возникла задержка по изготовлению ТВ-ролика, вызванная необходимостью доработки концепции. В связи с этой задержкой израсходовано лишь 42 % бюджета первого квартала. Работа над роликом будет завершена 12 мая.

2. Статус «план – факт»

В приведенном примере невозможно описать результат в терминах эффекта. Если же общий экономический или организационный эффект от реализации плана можно показать, это нужно делать сразу – в первом разделе отчета. Затем следует указать эффект от реализации конкретных мероприятий, добавив столбец в таблице статуса:

Если адресату будет достаточно резюме, он не станет читать дальше. Если потребуются уточнения, он сможет ознакомиться с более подробной информацией в разделе статуса.

Шаблон 3: аналитический отчет «Выводы – рекомендации»

Цель: получить согласие с выводами и рекомендациями.

Структура:

1. Цель отчета

2. Выводы

3. Рекомендации

4. Результаты исследования. Факты и данные, на которых основаны выводы и рекомендации.

5. Методика сбора и анализа фактов и данных