Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из ненадежных элементов. Практикум - Михаил Рыбаков

Чтобы управлять своим бизнесом, нужно сначала определить, куда вы хотите прийти. Часто это смутные образы в голове руководства. Важно их оттуда вытащить, обсудить в управленческой команде, принять и зафиксировать единое ви́дение будущего. Желательно во время стратегической сессии с участием профессионального модератора.

Развивать бизнес можно исходя из целей собственника, потребностей рынка и существующих активов бизнеса. Если идти от запросов рынка, то полезно понять, что компании уже удается делать успешно. Однако лучше – услышать, что действительно нужно клиентам. Высший пилотаж – создать у них новые потребности. Это позволяет на время избежать конкуренции.

Миссия придает смысл работе сотрудников. Это хорошо и им, и бизнесу, т. к. люди работают с удовольствием, лучше и за меньшие деньги. Миссия важна и для собственника, т. к. мотивирует его заниматься этим бизнесом. Выразите самую суть своего Дела простыми словами.

Сформулируйте цели своей компании согласно критерию SMART. Зафиксируйте их письменно. Определите сроки и ответственных за их выполнение. Свяжите достижение целей с мотивацией сотрудников.

Разработайте стратегию компании – цепочку действий, которая приведет к поставленным целям. Стратегию удобно структурировать по периодам, функциональным областям и пр.

Выработайте политики компании – принципы ее работы в ключевых областях: финансы, персонал, производство и пр.

Просмотрите результаты выполнения всех практических заданий данной главы.

Напишите краткий план, что вы примените в своем бизнесе в ближайшее время.

Бизнес с высоты птичьего полета. Итоги

Прежде чем быстро бежать, важно понять куда, а главное – зачем.

Бизнес – это механизм, предназначенный для того, чтобы приносить выгоду владельцам и не только. Выгода – это больше, чем прибыль.

Вам важно определить свои личные цели и как бизнес поможет их достичь. Бизнес – это проекция своего хозяина. Его воля двигает организацию вперед.

Компания преобразует пожелания клиентов в выгоду для бизнеса.

Успешность бизнеса зависит от того, как выстроена система. Бизнес проходит уровни зрелости: спонтанный, системный, живая саморазвивающаяся компания.

Хозяину компании важно разделить роли владельца и управляющего. А руководителю – роли бизнес-архитектора, оперативного управляющего и исполнителя.

Развитие архитектуры компании – командная работа.

Важно повышать эффективность бизнеса – отношение результатов к вложенным ресурсам.

Определите и развивайте ключевые компетенции компании и ее конкурентные преимущества. Создавайте бизнес, успешный в конкурентной среде.

Наведение порядка в бизнесе – логическая пирамида. Лучше двигаться сверху вниз. Важно выполнять эту работу в управленческой команде, желательно на стратегических сессиях с участием профессионального модератора.

Основа бизнеса – видение будущего его владельцами и топ-менеджерами.

Миссия – выражение пользы, которую несет миру данный бизнес, она придает работе смысл.

Цели – четкое и измеримое выражение видения.

Стратегия – цепочка шагов, которые позволяют прийти от сегодняшнего состояния к ви́дению и целям.

Политики – принципы компании в ключевых сферах ее деятельности: работа с клиентами, управление персоналом, ИТ и т. д.

Раздел II

Бизнес-система

Глава 3

Бизнес-процессы

К девятому изданию. Процессы играют столь важную роль в наведении порядка в бизнесе, что я посвятил им отдельную книгу «Бизнес-процессы: как их описать, отладить и внедрить. Практикум». Она написана на 6 лет позже этой, вобрала в себя наш практический опыт за прошедшие годы.[87]

Методика работы с процессами дана в ней существенно глубже, подробнее и точнее. Причем не только технология их описания: пожалуй, это самое простое, хотя и тут можно увязнуть, если допускать методические ошибки.

Самое главное – я подробно рассказал, как успешно внедрить процессы. Чтобы они стали действительно работать в вашей компании, вошли в ее плоть, кровь и корпоративную культуру. Именно это обычно представляет наибольшую трудность.

Также я описал технологию, позволяющую вовлечь свою команду в изменения бизнеса, в его целенаправленное развитие и совершенствование. Потому что о сопротивление людей новшествам часто разбиваются самые благие стремления бизнесменов и руководителей.

Подготавливая эту книгу к девятому изданию, я решил в целом оставить ее такой, как и прежде. Лишь слегка уточнил описание методики, привел ее в соответствие с новым опытом.

При отладке процессов в вашем бизнесе я рекомендую использовать обе книги совместно. В качестве методической основы все же лучше брать новую. А к этой обращаться по вопросам, которые новая книга не охватывает. Их много, например, управление персоналом, проектное управление и др.

Желаю вам полюбить процессный подход, почувствовать его вкус и результаты. А также увлечь им всех ключевых людей своей команды, научить их грамотно его применять. Достигая высокой эффективности, свободы от рутины и вечного «тушения пожаров». На благо родной компании, клиентам и себе любимым ☺.

Понятие «бизнес-процессы» в последнее время весьма популярно и даже покрыто некоторым налетом мистики.

На самом деле все просто. Бизнес-процесс – это стандартный набор (последовательность) действий, который выполняется в компании для получения заданного результата.

Например, выполнение заказа клиента: от входящего звонка до получения оплаты и подписания акта.

Как правило, процессы многократно повторяются в более-менее неизменном виде. Из этого следует очень простой, но важный вывод: алгоритм выполнения процесса можно зафиксировать, а затем совершенствовать, снижая затраты, уменьшая время выполнения и т. д.

Бизнес-процесс должен быть: а) описанным, б) оптимальным, в) действительно выполняться согласно описанию и, наконец, г) совершенствоваться. Именно от этого зависят результаты работы компании, в том числе и финансовые.

Владельцы и руководители компании получают следующие выгоды от описания и отладки процессов:

1. Четкое понимание того, как работает компания: зачастую это неочевидно, а в процессе описания разгораются ожесточенные споры.

Г. Эмерсон (1911 год): «Выяснить действительную, фактическую практику работы предприятия – это дело трудное и требующее много времени, ибо разные работники, начиная с самого председателя правления, могут иметь самые разные взгляды и теории, тогда как подлинная практика, не считаясь с этими взглядами, постоянно меняется месяц от месяца.

Очень часто бывает, что директор-распорядитель или председатель правления совершенно не знает, как фактически ведется работа на управляемом им предприятии. Люди ведь делают не то, что им говорят, а то, что они могут сделать. Наша цель должна быть не в том, чтобы выяснить, что считается практикой предприятия, а в том, чтобы выяснить, какова эта практика на деле.

Добившись этой цели, надо согласовать все противоречия, выбросить все лишнее и пополнить все то, что останется, необходимым добавлением»[88].

2. Стандартизацию процессов (когда они не описаны, каждый работник выполняет задачи в меру своего понимания и желания).

3. Повышение качества работ и управляемости бизнеса, его устойчивости, в т. ч. в кризисы.

4. Возможность осознанно улучшать деятельность компании: сокращать сроки выполнения, снижать себестоимость, уменьшать количество ошибок и т. д.

5. Что особенно важно – отлаживать взаимодействие подразделений и отдельных людей. Ведь большинство процессов – сквозные, то есть проходят через несколько должностей, отделов, служб и т. д.

6. Уменьшение зависимости бизнеса от человеческого фактора сотрудников, снижение требований к компетенции и уровню IQ[89], возможность найма более дешевого персонала (особенно на рядовые должности).

7. И, как следствие, повышение удовлетворенности клиентов, снижение издержек и рост прибыли.

Пример 35. Собственник бизнеса, бывший офицер – военный техник (обслуживание военных самолетов): «Нужно, чтобы любой сотрудник, увидев, что загорелась красная лампочка, мог достать мануал[90], открыть его на странице про загоревшуюся красную лампочку и дальше действовать строго по инструкции: делай раз, делай два, делай три… И никакого творчества. Это же боевой самолет!»