Заставьте данные говорить. Как сделать бизнес-дашборд в Excel. Руководство по визуализации данных - Алексей Сергеевич Колоколов

Шарики привлекают внимание к данным, и это делает график оригинальным. Но у шаблона все равно есть недостатки.

Фоновый серый градиент осветляет верхнюю часть графика и затемняет нижнюю. Для деловой графики такие украшательства не имеют никакого практического смысла. Кроме того, на этом фоне совершенно теряются белые метки данных.

К сетке тоже есть вопросы. Линии от почти незаметных вверху становятся широкими ближе к основанию – это утяжеляет график. Да и в целом сетка не выполняет здесь своих функций. Если нет меток, она помогает соотнести точки данных со значениями на оси Y. Но здесь метки есть, а оси Y – нет.

Шаблон на темном фоне. Чтобы составить полное представление о доступных стилях, не будем ограничиваться шаблонами для графика – рассмотрим вариант и для диаграммы с расходами по подразделениям.

Шаблон стиля на темном фоне привлекает внимание своими «неоновыми», будто светящимися столбцами. Но для практического применения в нашем случае он не годится.

Во-первых, здесь нет меток данных – мы не видим конкретных числовых значений. Во-вторых, линии сетки размываются ближе к основанию – это мешает соотнести небольшие столбцы со значениями на оси Y. Ну и в-третьих, непонятно, для чего столбцам нужно светиться. Все-таки наша цель – четко донести бизнес-информацию, а не имитировать танцпол на дашборде.

Шаблон с вертикальными метками. Среди предложенных стилей есть и варианты без цветного фона. Рассмотрим один из них.

Этот стиль выглядит неплохо, но и у него слишком много недостатков для использования на дашборде.

Вертикальные метки данных – это жуть. Чтобы прочитать их, пользователю придется наклонять голову, а это точно не помогает комфортному восприятию отчета.

Столбцы очень тонкие, а расстояние между ними – очень широкое. Никаких преимуществ нам это не дает, только образует много пустого пространства на диаграмме.

Отдельная прелесть – подписи категорий заглавными буквами. И дело не только в том, что они занимают больше места и создают ненужный акцент. Просто целые фразы в верхнем регистре создают ощущение «крика», а потому считаются признаком дурного тона.

Заглавные буквы в аббревиатурах или коротких названиях – это нормально, главное – не переборщить с акцентами. Как раз такой пример будет в следующем шаблоне стиля диаграммы.

Шаблон с градиентом на столбцах. Для полноты картины рассмотрим и вариант стандартного стиля для линейчатой диаграммы.

Первым в глаза бросается название диаграммы. Не буду критиковать заглавные буквы – они могли бы быть уместными. Но здесь это самый заметный элемент, и он отвлекает внимание от данных.

Для расстановки акцентов есть три инструмента:

● размер шрифта;

● выделение жирным шрифтом;

● заглавные буквы.

Вполне достаточно выбрать один из них, а не использовать все сразу. Иначе получится явный перебор, как в этом примере.

Не меньше вопросов вызывает оформление столбцов. Во-первых, они очень тонкие – поэтому все внимание достается заголовку. Во-вторых, градиент на них выглядит откровенно лишним украшением – никакого практического смысла в нем нет.

А еще в этом шаблоне стиля не предусмотрены метки данных и пользователь не видит точных числовых значений. Сетка немного помогает соотнести длину столбцов с подписями на оси X, но ее вертикальные линии будто делят эти столбцы на части и нарушают их целостность.

Какой должна быть деловая графика: рекомендованные образцы

В предложенных шаблонах и стилях диаграммы выглядят по-разному, но ни один из вариантов не подходит для наших целей. В дальнейшем мы настроим нужный стиль самостоятельно и создадим шаблон минималистичной диаграммы для решения задач бизнеса.

На графике будет необходимый минимум: название, легенда и метки данных. Вспомогательные элементы, которые Excel предлагает по умолчанию, мы отключим, чтобы акцентировать внимание на основных данных.

Также приведем в порядок и столбиковые диаграммы. Оставим тот самый необходимый минимум, но уберем на гистограмме зазор между столбцами, чтобы плановые и фактические показатели каждого подразделения выглядели единым блоком.

Разберемся и с особенностями оформления линейчатой диаграммы «Расходы по статьям», выстроим на ней правильную сортировку столбцов: здесь у Excel есть свои сюрпризы.

Резюме

По умолчанию Excel строит «черновые» варианты диаграмм, а для их оформления предлагает набор макетов и стилей. Мы проверили некоторые из них, чтобы понять, подходят ли нам эти варианты.

1. Рассмотрели предложенные экспресс-макеты на вкладке «Конструктор» – нужный набор данных содержал лишь один из них.

2. Убедились, что и этот единственный экспресс-макет нуждается в дополнительных настройках.

3. Протестировали несколько стандартных стилей диаграмм, отметили плюсы и минусы каждого.

По результатам такого теста стало понятно: без доработки нам не подойдет ни один из предложенных стандартных вариантов. Поэтому дальше будем глубже вникать в анатомию диаграмм и добавлять тонкие настройки самостоятельно.

3.2 Настраиваем подписи данных

По нашему графику уже примерно понятно, как изменялись со временем плановые и фактические выплаты. Видно, что в апреле был небольшой рост расходов и что линия факта немного превышает план.

Но разглядеть точное значение здесь нельзя. Например, сколько компания потратила в мае? Для этого нужны подписи данных. При этом их важно сделать наглядными: бывает, что подписи вроде и есть, но разглядеть эти мелкие цифры на фоне остальных элементов очень сложно.

Как добавить метки данных

В первую очередь добавим значения данных на график. Для этого есть три способа.

Способ 1

Выделите блок с графиком и на вкладке меню «Конструктор» нажмите «Добавить элемент диаграммы». Из выпадающего списка выберите подпункт «Метки данных» и укажите, где именно хотите их расположить.

Способ 2

Выделите блок с графиком и нажмите на иконку справа в виде зеленого крестика. В появившемся меню «Элементы диаграммы» поставьте галочку «Метки данных» и выберите их расположение сверху.

Способ 3

Выделите линию графика кликом по ней и вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши. Выберите «Добавить подписи данных» → «Добавить подписи данных».

Все три способа приводят к одному результату, но я использую второй, где метки данных добавляются кликом по иконке «+» справа от диаграммы.

Формат подписей: избавляемся от длинных чисел

Подписи данных появились. Но в каждом числе по 9 знаков: воспринимать это сложно, поэтому количество знаков в числах нужно уменьшить.

Сначала изменим разрядность оси Y