Заставьте данные говорить. Как сделать бизнес-дашборд в Excel. Руководство по визуализации данных - Алексей Сергеевич Колоколов

карточке достаточно вставить формулу с делением значения из карточки «Факт, тыс. руб.» на значение из карточки «План, тыс. руб.».

Полученное значение отображаем в процентах, для этого на вкладке «Главная» в разделе «Число» нажимаем кнопку «Процентный формат». Созданным карточкам придаем визуально одинаковый размер – и они готовы.

Не переборщите с количеством карточек KPI. Если заказчик просит вывести в них 7–10 показателей, объясните, что это сделает числа сложными для восприятия и приведет к перегрузу дашборда. Я рекомендую добавлять не более 6 карточек.

Резюме

Карточки KPI – первое, что видит пользователь на дашборде. Тут не нужны диаграммы и яркий цвет, все внимание должно быть сконцентрировано на важном числовом показателе. Мы создали эти элементы за несколько шагов.

1. На листе со сводными таблицами сформировали выборку с общими показателями плана и факта.

2. На листе с заготовками диаграмм («Чистовик») сформировали первую карточку: сослались на ячейку с показателем плана на другом листе, настроили разрядность и дали карточке понятное название.

3. Оформили внешний вид первой карточки: увеличили шрифт числового показателя и добавили светло-голубую заливку, чтобы акцентировать внимание на KPI.

4. С помощью тиражирования уже созданной карточки создали две новые – «Факт» и «Исполнение». Повторять все шаги настройки уже не придется, но нужно изменить ссылку в строке формул для показателя карточки «Исполнение».

Оформляем карточки итоговых показателей: урок на YouTube

https://rebrand.ly/kpi-cards

2.3 Выравниваем дашборд и добавляем заголовок

Из-за изменения размера карточек диаграммы на макете растянулись и часть данных на них уехала за пределы экрана. Но нам важно, чтобы пользователь видел всю информацию сразу.

Чтобы все помещалось на одном экране, нужно изменить размеры графиков и диаграмм. Для этого выделяем блок с диаграммой и регулируем размер, передвигая линии его границ.

То же самое делаем и с остальными визуальными элементами. Если необходимо переместить блок с диаграммой ровно по горизонтали или вертикали, выделяем его и, зажав клавишу Shift, передвигаем мышкой.

Удаляем лишнюю строчку между карточками и визуальными элементами. Теперь добавим на лист название дашборда.

Над карточками KPI нам нужны 3 пустые строки: добавьте, если их не хватает.

Во второй пустой строке, в ячейке над первой карточкой (у нас это ячейка D2), напишите название дашборда – «Анализ фонда оплаты труда».

Задайте размер шрифта заголовка в 20 пунктов – так же как у числовых показателей на карточках.

Чтобы сделать чистовик полноценным, остается только убрать сетку на листе с дашбордом. Для этого нужен всего один клик мышкой: на вкладке меню «Вид» уберите галочку у параметра «Сетка».

Вот как выглядит наш дашборд после всех операций по сборке.

Резюме

Практика показывает: любая неаккуратность снижает не только ценность вашей работы, но даже доверие к данным. Хорошо оформленный дашборд стоит дороже.

Вот что мы сделали для этого.

1. Изменили размер диаграмм, чтобы уместить все на один экран.

2. Выровняли расположение визуальных элементов.

3. Добавили заголовок дашборда в пустые строки над карточками.

4. Убрали с листа Excel линии сетки.

Уделяйте достаточно внимания и грамотному расположению элементов, и их выравниванию. Только в этом случае продукт может выглядеть профессионально.

Выравнивание, заголовок, отключение сетки: урок на YouTube

https://rebrand.ly/alignment

Часть 3

Анатомия диаграмм

Довольно быстро мы построили дашборд. И выглядит он как интерактивное аналитическое приложение, а не просто набор диаграмм и фильтров, как это обычно получается в Excel. Многим кажется, что уже «нормально», но мы с вами только в начале пути.

Эта часть книги – о тонкой настройке элементов диаграммы, из которых и складывается первое впечатление – «красиво и понятно». Чтобы ваша работа выглядела профессионально и дорого, необязательно быть дизайнером. Надо просто следовать ряду правил, о которых я расскажу.

Эти правила актуальны для любого инструмента, будь то Excel, PowerPoint, Power BI, Tableau или новая российская BI-система. Названия элементов диаграммы в них могут отличаться, но принципы настройки одинаковы. То, что вы научитесь делать в обычном Excel, затем сможете грамотно применять в продвинутых программах.

3.1 Анализируем готовые стили оформления

Для настройки внешнего вида диаграмм Excel предлагает целый набор шаблонов. Разберемся, чем они удобны, а чем не подходят.

Чтобы посмотреть предложенные варианты, выделите любую диаграмму и откройте появившуюся вкладку «Конструктор» в меню. Список стандартных шаблонов можно увидеть в разделе «Стили диаграмм» и в выпадающем меню под кнопкой «Экспресс-макет».

Как выбрать экспресс-макет

Для нашего графика «Динамика расходов» Excel предлагает 12 вариантов шаблонов. Отличаются они наличием или отсутствием некоторых элементов, а также их разным расположением.

Из этих вариантов нам более или менее подходит «Макет 2», потому что на нем есть необходимый набор данных и элементов:

● название диаграммы;

● правильно расположенная легенда (над диаграммой);

● метки данных;

● только горизонтальная ось (вертикальная не нужна, потому что есть метки данных);

● линии сетки отсутствуют, чтобы не создавать преград для восприятия информации.

Остальные экспресс-макеты для наших задач не подходят: на них либо нет нужных элементов, либо много лишних. Поэтому, когда нет времени, такой макет можно взять для дополнительной доработки.

Мы не будем использовать этот вариант, а проведем тонкую настройку диаграммы самостоятельно, чтобы вы понимали, как устроен этот процесс. Но сначала посмотрим, какие шаблоны предлагает Excel в разделе «Стили диаграмм».

Чем не подходят шаблонные стили

В каждом из предложенных вариантов стилей уже заданы определенные настройки: фон диаграммы, расположение легенды, размеры шрифтов, визуальное оформление линий или столбцов.

Рассмотрим несколько предложенных вариантов: разберемся, почему они нам не подходят и каких ошибок в оформлении стоит избегать.

Шаблон с акцентом на данных. В качестве первого примера рассмотрим вариант стиля с яркими крупными шариками.