Тайм-менеджмент в два счета - Александр Горбачев

Алексей Дворцов, компания «Эксклюзив Консалтинг», г. Новосибирск:

В нашей компании в принятии решений уже много лет используется следующий алгоритм. Мы последовательно оцениваем рабочее решение и пропускаем его через ряд сит. Каждое сито имеет своей целью проверить «выгодно/убыточно» ли принятое решение. И, как правило, если решение проходит все круги ада – мы запускаем его в производство. Если нет – ищем новые, альтернативные решения. Данная схема неоднократно помогала нам реализовывать только те проекты, которые приводили к хорошей коммерческой выгоде.

Вот эти пять вопросов, на которые мы отвечаем.

1. Сколько требуется денег?

Чем меньше финансовых вливаний требуется на реализацию идеи – тем она качественнее.

2. Сколько потребуется времени на реализацию?

Преимущества отдаются тем вариантам, на которые потратится меньше времени.

3. От кого зависит выполнение решения?

Порою реализация идеи зависит от десятка людей. Это могут быть сотрудники компании, контрагенты, администрация, политические деятели и т. д. Нужно стремиться искать такие варианты, в которых влияние человеческого фактора минимально. Чем меньше людей участвуют, тем выше вероятность реализации.

4. Насколько сложное по компонентам решение?

Еще до тренинга Александра Горбачева мы опытным путем установили, что идеальное решение содержит 5–7 компонент. Если их количество переваливало за десяток, мы сразу отказывались от таких вариантов.

5. «Тяжело выполнять в принципе».

Это оценка скорее интуитивная. Поэтому мы задаем этот вопрос в последнюю очередь. Просчитать можно многое, но есть часть факторов за гранью математики и сознания. Именно поэтому мы создали это пятое сито. В отношении этого критерия мы просто голосуем на совещании, так сказать, собираем экспертные мнения.

Матрица Эйзенхауэра

Когда умеешь определять приоритеты – легко можно выбросить часть дел в корзину.

Название матрицы идет от фамилии генерала американской армии Дуайта Эйзенхауэра. Во время Второй мировой войны он разработал свой метод принятия решений. В делах он добился великих успехов, и вот уже почти сто лет в менеджменте сохраняется его имя. Однажды со мной произошел забавный случай. Одна из журналисток задала вопрос: «Скажите, а вот матрица Эйзенхауэра, этот бородатый инструмент, разве сегодня он актуален? Мне кажется, что он уже устарел и есть много новых…» Тот, кто понимает данную матрицу, уже улыбнулся. И я абсолютно уверен, что после ее рассмотрения все, кто раньше не был знаком с «форточками Эйзенхауэра», оценят наивность вопроса журналистки. Поэтому переходим к сути.

Срочное – это отнюдь не важное. Важное следует воспринимать «СРОЧНО!» и выполнять немедленно! (Герасим Авдотьев, г. Саранск)

Два параметра, которые описывает любую задачу.

«ВАЖНОСТЬ» – такой же критерий, как и в принципе Парето. У нас будет два полюса: правый – «много денег», левый – «нуль денег». Дело в том, что в бизнес-задачах важность легко можно перевести в плоскость финансовых показателей. Важное дело означает, что его выполнение принесет много денег. И чем больше заработаем, тем важнее задача. А вот неважная – делай не делай – на результат не влияет.

«СРОЧНОСТЬ» – насколько задача близка к крайнему сроку своего выполнения. При этом вводим наши отечественные метрики. Вверху – «вчера», поскольку срочное для России «надо было сделать вчера». Внизу – «Никогда», то есть настолько несрочное, что можно об этом даже не думать.

Рисунок матрицы Эйзенхауэра

Деление задач по категориям предотвратит аврал. (Антонина Бахранова, г. Казань)

Если все дела поделить по двум критериям, то получатся четыре квадрата. Условно обозначим квадрат «вчера/много денег» как «А». Дела, не терпящие отлагательств. Их нужно делать немедленно. Этот квадрат – как пожар, требующий вашего сиюминутного вмешательства. Если задачу нужно сделать сегодня и она, по Парето, попадает в 20 % ключевых дел, то это и есть задача категории «А». Представьте, что завтра у вас будет 2, 5, 10 дел, которые нужно сделать именно завтра и которые достаточно важные. Как назвать такой день? Цейтнот? Аврал? Правда в том, что 80 % авралов человек планирует себе самостоятельно. Сознательно или бессознательно, мы не учитываем факторы и переменные, которые и приводят к тому, что мы работаем ежедневно в ситуациях аврала. Логичный вопрос: как этого избежать? Откуда берутся эти «А»-вралы?

Ориентация на задачи «В» принесет успех в работе. (Алексей Хивинцев, г. Челябинск)

80 % горящих дел приходят потому, что мы не уделяем внимания квадрату «В» – важным, но не срочным делам. Именно отсюда растут корни кочевников. Как только вы обошли своим вниманием этот квадрат, он тут же о себе напоминает, совершая кочевнические набеги в квадрат «А» – и вот вам форс-мажоры. Работайте с ними. Тушите пожары.

В квадрате «В» три важнейшие группы дел:

здоровье;

обучение;

регулярные задачи.

Подробнее о каждом из них поговорим ниже.

Здоровье. Сегодня или завтра съесть витаминку – не срочно. Сегодня или завтра сделать пробежку, зарядку – не срочно. Профилактика никуда не убежит. Можно отложить и на завтра. Но если так поступать ежедневно, то в итоге мы получаем болезнь, знак того, что пора уделить организму внимание. Один мой знакомый, руководитель крупной московской компании, потерял контракт на 450 тысяч долларов из-за того, что в день сделки у него разболелся зуб. Челюсть просто раскалывалась, и ему пришлось полдня пролежать в кресле стоматолога. Кто знает, что такое зубная боль, его поймет. Однако самое интересное он рассказал спустя несколько недель.

– У меня за неделю до даты контракта начал побаливать нижний зуб. Да все времени не было. То одно, то другое. Постоянно в делах. Боялся упустить важное. Как оказалось, упустил куда большее – потерял 450 тысяч долларов. Теперь действительно понимаю, что здоровье не может быть на втором месте. Здоровье – это важный приоритет успешного руководителя.

Некоторым нужно на личном опыте понять цену здоровья. Как говорится, пока не заболеешь – не сможешь оценить состояние стопроцентного здоровья. Чтобы научиться ценить что-то, нужно попробовать обойтись некоторое время без этого.

Разбивка задач на «АВС» дает просто понять, что планировать можно только задачи «В». (Андрей Безденежных, г. Санкт-Петербург)

Обучение. Как и в случае со здоровьем, обучение – важное, но не срочное дело. С возрастом понимаешь, что в детстве не дали тех навыков, которые сейчас, ох, как нужны. В университете получали тонны знаний, из которых, дай Бог, только 5-10 % реально пригодились к 30 годам жизни. Вот снова аврал – срочно осваиваем новый программный продукт, чтобы восполнить пробелы в полученном в студенческие годы образовании в плане общих практик, и т. д. Задача успешного управленца – поставить на регулярную основу получение новых знаний и навыков. Следует взять за ориентир такие цифры: минимум раз в полгода проходить курсы повышения квалификации. И суть здесь не в дипломах. Важно, чтобы это были реальные, практические знания, применить которые можно уже на следующий день после пройденного обучения. И самое главное, как уже было сказано выше, – пользу в работе приносят только те знания, которые доведены до уровня Навыка и Привычки. Поэтому как только вы получили новую порцию знаний – практикуйте их, чтобы быстрее «перекачать» на верхние этажи подсознания.

Решая ежедневные задачи – мы лишаем себя авралов. (Марина Журавлева, г. Курск)

Регулярные задачи. Резервное копирование данных, наведение порядка на рабочем столе и т. д. Все, что требуется делать ежедневно, еженедельно, ежемесячно. В каждый период времени определенные дела требуют вашего внимания. Если вы своевременно их выполняете, то вы на 80 % снижаете авральность своей работы. Как вам такой масштаб? Вы бы хотели на 80 % сократить свои рабочие пожары? Тогда приступайте к зачистке квадрата «В». Эти дела ждут вашего внимания. Ждут молча. Они не кричат, как «А». Но если вы про них забыли, они придут как авралы. И тогда будет поздно бить себя по лбу и кусать локти, говоря «кто ж знал». Теперь вы знаете. Поэтому если ваша работа по-прежнему продолжает быть авральной, вы делаете это уже осознанно. Вопрос один: зачем вам это?

Умение сказать нет всем тем, кто вторгается в рабочий график – это правильно! (Елена Королева, г. Архангельск)

Компания Zander. Участники тренинга получают задание написать список авралов, произошедших за последний месяц. После этого идет рассмотрение каждого случая и оценка: это «А» или «В». Менеджер проекта зачитывает список. Все идет хорошо, все согласны, но вот один пункт вызывает бурное обсуждение: