Тайм-менеджмент в два счета - Александр Горбачев

Необходимо ловить слабые моменты, которые не формализованы, и формализовать процесс. Формализация задачи ведет к ее выполнению целиком. (Екатерина Скрипник, г. Москва)

Глава 4

Принятие управленческих решений

В жизни много соблазнов. Что именно выбрать?

Как не ошибиться? Знал бы прикуп, жил бы в Сочи!

Одной из самых сложных управленческих задач является выделение приоритетов. Сложность заключается в том, что ситуация быстро меняется и верно принятое вчера решение сегодня уже ставится под сомнение, а завтра оказывается ошибочным. Поэтому от руководителя требуется не просто продумывать решения до мелочей, учитывая все детали, а принимать их очень и очень оперативно.

Принятие управленческих решений – психологически тяжелый для нас груз ответственности. Повезло тем, кто умеет это делать быстро и качественно. При такой работе достичь высоких результатов можно за несколько лет. Рассмотрим, каким образом освоить качественный выбор из альтернатив.

Принятие решений состоит из двух компонентов.

Инструменты помогают просчитать каждую из альтернатив и подготовить информационную базу для принятия решения. Они просты, и за считанные недели их можно превратить в навыки.

Смелость помогает быстро принимать решения, что особенно ценно в случае, когда информации не хватает, а это часто бывает в ситуации конкурентного рынка.

Приоритеты – инструмент, помогающий избежать потерь времени.

Следует определить правила игры, и будет экономия времени всего подразделения. (Алексей Невьянцев, г. Екатеринбург)

«К черту торпеды – пойдем напролом», – таков девиз людей с высокой смелостью, но не слишком отягощенных инструментальным запасом при принятии решений. Вторая крайность – постоянное оценивание, взвешивание до бесконечности. Эти люди, как правило, редко принимают решения. Их удел – смотреть со стороны за развитием ситуации и «логичное объяснение причин успеха других». Им сложно принять решение. Они всегда думают, что чего-то не учли, и пробуют до последнего ждать и собирать информацию. А тем временем, пока будет получена последняя цифра, первые уже потеряют актуальность. Порочный круг, пока ждем прогноза погоды – погода уже меняется, и опять нет возможности принять «правильное решение».

Без чего бизнес умрет раньше – то и надо делать! Вот как надо ставить приоритеты! (Сергей Н., г. Якутск)

Проверкой подлинного разума является способность удерживать в сознании две противоположные идеи и при этом сохранять способность действовать.

С опытом у руководителей развивается интуиция. Она позволяет быстро принимать качественные решения. Как описано в «Кодексе самураев»: правильное решение принимается в течение 7 секунд. Такое возможно, если вы «варитесь» в своей специальности 5–7 лет. Примерно за этот срок формируется профессиональная интуиция. Чтобы ее выработать, следует заложить хорошие основы. Основой профессиональной интуиции являются качественные инструменты расстановки приоритетов. Выделим основные инструменты расстановки приоритетов в делах:

принцип Парето;

матрица сравнений;

матрица Эйзенхауэра.

Принцип Парето

Для того чтобы отсеять большую часть наших дел, требуется некий критерий. Мерилом выступает соотношение 80: 20, или принцип Парето. Применительно к тайм-менеджменту он гласит следующее: 20 % всех дел, которые мы делаем, приносят нам 80 % результата. То есть в любой области однородных объектов есть неравномерность распределения. Польза принципа Парето – это четкое соотношение 20: 80. Ключевая часть всегда составляет примерно одну пятую часть всего целого. Зная это заранее, вы можете избавиться от 80 % малоэффективной работы. Поэтому если удастся разглядеть эти зерна и отделить их от плевел, мы получаем сильный рычаг роста КПД нашей работы.

Главный вывод из принципа Парето: всегда из массы дел, задач, проектов, целей и т. д. можно выделить ключевую часть. И размерность этой части составляет одну пятую от общего объема, то есть 20 %.

Важно верно подобрать критерий, который будет разделять дела на 20 и 80. Здесь могут быть различные варианты: «цена вопроса» – и тогда 20 дел из ста дают 80 % денег, а 80 дел дают 20 % денег. Будущие перспективы, отношения с окружающими и т. д. – все это может выступать как шкала оценки в принципе Парето. Рекомендую использовать вопрос, помогающий качественно зачистить рабочий день: «Каковы отдаленные результаты решения данной задачи?»

Задайте ряд вопросов перед выполнением дела. Если я выполню эту задачу, что произойдет через день? Неделю? Месяц? Год? Решив эту задачу, какие выгоды получу через день? Неделю? Месяц? Год? Если откажусь ее выполнить, что потеряю через день? Неделю? Месяц? Год?

К примеру, вы выбираете между двумя контрактами. Один – на $1000, второй – на $5000. Ваш выбор? Наверное, $5000. Добавим дополнительную информацию относительно контрактов. Первый – это ежемесячно $1000, а второй – разово. Еще усложним выбор. В первом случае вам требуется выполнить работ на 10 часов, чтобы отработать условия контракта. Во втором – 100 часов. Каково теперь ваше решение? Наверняка изменилось. Вы отдаете предпочтение первому. При таком многофакторном выборе принцип Парето уже не спасает. Здесь самое время рассмотреть матрицу сравнений.

Матрица сравнений

Проиллюстрируем механизм матрицы сравнений на примере выбора между открытием ресторана и фастфуда. Данная матрица была написана на тренинге участницей из г. Брянска.

Цель: Открытие точки общественного питания рядом с бизнес-центром

В данной таблице представлено 6 характеристик, по которым идет сравнение: время работы, количество посадочных мест, оборачиваемость места, средний чек, сумма ремонта, зарплата персонала. В графы внесены реальные цифры и суммы, необходимые для открытия как ресторана, так и точки быстрого питания. Если сравнивать каждый параметр по вертикали, то выигрышный номер проставлен под каждой колонкой (1 или 2). «1» – означает, что предпочтение отдается ресторану. «2» – фастфуду. Однако если мы уточним поставленную цель, то возможны два варианта.

1. Максимальная прибыль.

2. Имиджевый проект.

Цель диктует приоритеты… (Сергей Сторонкин, г. Кемерово)

В случае если наша цель «максимальная прибыль» – то матрица сравнений однозначно рекомендует открывать фастфуд. Потому что ключевыми характеристиками будут оборачиваемость места, сумма ремонта, ЗП персонала, количество посадочных мест – и по всем этим критериям фастфуд одерживает победу. А вот если мы хотим создать «имиджевый проект» – то само слово «ресторан» говорит само за себя.

Подведем итоги в виде краткого алгоритма составления матрицы сравнений.

1. Определяем цель сравнения.

2. Выбираем два и более объекта сравнения.

3. Набрасываем качественные критерии, 5–7 шт.

4. Вносим исходные данные (заполняем таблицу количественными значениями).

5. Проводим сравнения по каждому из критериев, определяем, кто выиграл.

6. Исходя из цели выделяем ключевые критерии.

7. На основе ключевых критериев принимаем решение.

Матрица сравнений – незаменимый инструмент в подготовке управленческой информации. Информации, на основе которой можно легко принять правильное, выгодное решение. Именно стройная таблица с верными цифрами облегчает восприятие ситуации. Если вы руководитель, то для повторяющихся процессов будет полезным создать в Excel подобные матрицы. Вы определяете набор целей, характеристики, ключевые характеристики и делегируете заполнение данной таблицы подчиненным. Всю рутину по сбору информации выполняют они, а вы за 15 секунд легко понимаете систему отношений и можете быстро принять верное решение. Во многих компаниях такую матрицу стали величать «ресурсная матрица» и «тендерная матрица». А ведь верно, по вертикали – критерии тендера, по горизонтали – участники тендера. Легко понять, у кого какие преимущества, все наглядно, объективно.

Ниже представлены две матрицы сравнения участников тренинга «Время руководителя: 24 + 2». Обратите внимание, что принять подобные решения мысленно просто невозможно. Лучшее средство – занести цифры в таблицу, чтобы определить, кому отдать предпочтение.

Автор: Сергей К., г. Якутск

Цель: Выбрать помещение для торговли аудиотехникой для автомобилей

Автор: Матвей С., г. Москва

Цель: Обучение сотрудников с целью уменьшить количество вопросов в два раза к 31.12.07

Алексей Дворцов, компания «Эксклюзив Консалтинг», г. Новосибирск: