Как говорить «нет» без угрызений совести. И сказать «да» свободному времени, успеху и всему, что для вас важно - Патти Брайтман

Очень сложно стараться контролировать все в бесконтрольной рабочей среде. Но в сегодняшней ситуации «предельной концентрации» нормальным состоянием дел становится именно перегрузка. Если вы похожи на Мелани, требования к вашей должности могут быть настолько существенны, а объем работы так велик, что полностью справиться со всем этим станет практически недостижимой целью. Стоит только признаться себе в том, что абсолютное совершенство невозможно, и вы испытаете облегчение и перестанете переживать по поводу не законченного вовремя отчета или писем, оставшихся непрочитанными в конце рабочего дня.

«Если мне вдруг становится неудобно перед самой собой за то, что я уезжаю с работы в шесть вечера, — продолжает Мелани, — я говорю себе: «Еще никто, будучи при смерти, не пожалел о том, что он недостаточно усердно трудился». Это облегчает мою совесть, потому что я знаю, что это правда».

Ваш внутренний раб может стать источником ваших самых неприятных проблем с работой. Конечно, эта честь может принадлежать и вашему начальнику, и вашим коллегам. Им вы тоже можете сказать «нет», но многое будет зависеть от того, каким именно образом вы это сделаете.

Отказ в позитивном духе

Вы знаете поговорку о том, что мухи летят на мед, а не на уксус? Возможно, это не единственный подход для всех случаев, но он хорош в качестве стартовой позиции для рассмотрения вопроса о способах отказа на работе.

Во все времена люди были недовольны своей работой, и у вас тоже может быть масса причин, чтобы пожаловаться на свою. Но если вы хотите иметь возможность сказать «нет» и быть услышанным именно тогда, когда это необходимо, репутация жалобщика может только повредить.

Очень важно, чтобы ваше «нет» прозвучало на позитивном фоне, и поэтому необходимо позаботиться о том, чтобы производить благоприятное впечатление. Используйте все возможности для того, чтобы продемонстрировать свою готовность к сотрудничеству, преданность и командный дух, и в таком контексте ваше «нет» в связи с конкретной ситуацией будет воспринято положительно. Ваши коллеги и руководители будут менее агрессивны по этому поводу, зная, что вы всегда готовы к дополнительной нагрузке в других случаях.

Когда вы отказываетесь от каких-либо просьб о дополнительной работе, от вас меньше всего хотят слышать длинные и нудные объяснения причин, почему именно для вас это сейчас невозможно.

В целом лучше всего поместить свой отказ между сочувственной фразой и конструктивным или компромиссным предложением.

Попробуйте следующие три этапа:

1. Выразите свое желание быть полезным

• Хотелось бы помочь вам…

• Конечно, я был бы рад заняться…

• М-да, эта проблема мне знакома…

2. Объясните причину своего отказа простыми словами. Придерживайтесь фактов и не используйте это как возможность лишний раз подчеркнуть, как вы заняты.

• Начальник только что поручил мне срочное дело, и мне пришлось отложить в сторону все остальное.

• Сегодня я должен уехать отсюда пораньше.

• Я не смогу подготовить вам эту информацию к завтрашнему дню — поджимают сроки по другим проектам.

3. Попробуйте предложить ваше участие в решении проблемы. В конце концов, вы же работаете ради достижения общей цели? Например:

• Мы можем вернуться к этому вопросу в среду? К этому моменту у меня появится немного времени, чтобы попробовать помочь вам с этим.

• А вы не думали нанять кого-то на время со стороны, чтобы помочь решить эту проблему?

• А можно, я отложу подготовку срочной презентации на один день? Тогда я смогу сосредоточиться на этой проблеме и предложить что-то полезное.

Отказ от сверхурочных

В напряженной рабочей обстановке, когда от вас постоянно требуется приходить в офис раньше, уходить позже и брать дела домой, очень полезно знать, каким именно образом лучше всего отказываться от сверхурочных. Здесь и далее мы будем иметь в виду, что это дополнительно оплачиваемое время.

Если бы вам дали один дополнительный час в день, чтобы проводить его именно так, как хочется, вы бы точно знали, чем будете заниматься? Вы бы провели время с детьми, пошли бы в спортзал, поработали бы в саду или почитали книгу? Вполне возможно, что вы не знаете — у вас не было времени подумать об этом.

Разрешите себе установить реалистичные границы вашего рабочего времени, даже если у вас нет в этом никакой срочной необходимости и даже если у вас пока нет детей. У каждого есть право на личную жизнь, и как вы реализуете свое право — исключительно ваше дело. Ваши «прочие обязательства» могут касаться того, как вы развлекаетесь, поддерживаете свое здоровье, укрепляете тело, развиваете ум или совершенствуетесь духовно. Ваши личные потребности заслуживают уважения и имеют право на существование.

Чтобы вернуть себе то, что принадлежит вам по праву, а именно — разумно ограниченное рабочее время, — мы рекомендуем прибегнуть к варианту заявления на тему «У меня есть планы». Здесь не нужны подробные пояснения. Опасность предоставления деталей состоит в том, что ваш руководитель может счесть основания вашего отказа недостаточно серьезными. Фраза «У меня назначена встреча» звучит намного убедительнее, чем «Мы собираемся с друзьями пропустить по стаканчику». Важно то, что это важно для вас, и этого вполне достаточно. Может вполне хватить одного из следующих вариантов:

• Я никак не могу сегодня вечером/в эти выходные, потому что…

У меня семейные планы.

У меня есть домашние обязательства.

У меня есть договоренности на этот вечер/на эти выходные.

У меня мероприятие в этот день.

• На следующей неделе я готов помочь, но сейчас мне действительно нужно уехать.

• На сегодня я выдохся. Если у меня получится выспаться, я буду более эффективен завтра.

• Я не могу закончить это сегодня. Мне нужно хотя бы четыре часа сна, чтобы восстановиться, а для этого лучше уехать прямо сейчас.

Отказ от дополнительной работы

Как бы вы ни были заняты, не стоит прямо отказываться от задачи, которая относится к вашей сфере ответственности. Но вы можете попробовать снять напряжение, попросив вашего начальника или коллег пойти на компромисс.

Предотвращение

Иногда существует возможность отказаться от работы еще до того, как она на вас свалится. Есть удобные способы сообщить людям о том, что сейчас не самое подходящее время для того, чтобы ставить задачи. Лучше всего сообщить об этом в коллективе во время совещания, чтобы послание не было персонализировано.

Используйте метод предотвращения только в случаях серьезной необходимости и, конечно же, не придавайте своему сообщению оттенок недовольства: пусть окружающие знают, что вы по-прежнему готовы работать над действительно важными задачами.

Скажите, к примеру, так:

• Через две недели нам предстоит итоговое совещание по продажам, поэтому наш отдел будет ужасно занят подготовкой ваших презентаций и остальных материалов к назначенному сроку. Мы будем очень признательны, если в этот сложный период вы воздержитесь от постановки дополнительных срочных задач, кроме жизненно важных для компании.

Невыполнимые сроки

Если вы получаете от кого-то задачу или проект со сроками, которые кажутся вам нереальными, вовлеките его в процесс планирования, чтобы выработать приемлемое решение вместе.

• Меня беспокоит, что я могу не уложиться в сроки, потому что все мои задачи накладываются друг на друга. Могли бы мы обсудить приоритеты?

• Я это сделаю, но мне придется отложить в сторону другие проекты. Можем мы себе это позволить?

В этом случае вы не отказываетесь прямо, но при этом должны быть готовы официально доказать, что данный проект не может быть закончен в отведенные сроки без определенных корректировок.

Сделайте обратный отсчет от установленного вам срока и обсуждайте необходимые этапы работы (например, получение информации или рабочих материалов от третьих лиц, количество необходимых согласований, праздничные дни, которые могут замедлить работу и т. п.).

• Чтобы еще раз убедиться в том, что мы все учли, давайте пройдемся по графику работы.

Выражайте свою заинтересованность в проекте, но подробно обсуждайте все «как» и «почему».

• Это очень интересная задача, и я с удовольствием ею займусь. Но у меня совершенно нет возможности работать над ней в выходные. Есть ли возможность слегка продлить сроки? Или я могу отложить мой текущий проект и тогда буду готов представить вам эту работу ко вторнику.