Секретарское дело - Юлия Петрова

Основные правила приветствия:

1) общепринятым этикетом предусмотрено, что первым здоровается мужчина с женщиной, младший по возрасту со старшим, нижестоящий по должности с вышестоящим;

2) приветствуя женщину на улице, мужчина снимает шляпу и перчатку. Когда он приветствует кого-либо на расстоянии, то делает легкий поклон и прикасается рукой к шляпе или слегка ее приподнимает. На иные головные уборы – зимнюю шапку, лыжную шапочку, кепку или берет – это правило не распространяется;

3) в момент приветствия во рту не должно быть сигареты, нельзя также держать руку в кармане.

4) женщины слегка наклоняют голову и отвечают на приветствие улыбкой, они могут не вынимать руки из карманов пальто, жакета;

5) обмениваться рукопожатиями при встрече мужчинам рекомендуется всегда, женщинам – по обоюдному согласию.

6) женщине в знак приветствия никогда не целуют руку на улице, это делают только в помещении;

7) при рукопожатиях не нужно слишком крепко жать руку приветствуемого лица;

8) инициатором рукопожатия почти всегда должна быть женщина.

Основные правила обращения к собеседнику:

1) обращение «вы» свидетельствует о культуре того, кто обращается, подчеркивает уважение к партнеру или коллеге;

2) деловым партнерам, которые хорошо знакомы, а также к своим коллегам предпочтительно обращаться по имени и отчеству или по фамилии с добавлением слов «господин»;

3) не следует злоупотреблять обращением только по имени, да еще на американский манер в сокращенном варианте;

4) к незнакомому человеку можно обратиться со словами: «гражданин», «господин», «сударь» или «сударыня», «девушка», «молодой человек»;

5) во время ведения делового разговора очень важно учитывать расстояние между собеседниками и объем пространства общения. Здесь существует следующий неписаный закон: расстояние до одного метра считается интимным Расстояние от одного до двух с половиной метров считается официальным.

Основные правила представления:

1) принято представлять младшего по возрасту старшему, холостого – женатому, низшего по иерархии высшему, мужчину – женщине, более молодую женщину – старшей и т. д.;

2) когда мужчину представляют женщине, он встает и слегка кланяется, сидящая женщина в таких случаях не встает. Представляя ближайшего родственника, говорят: «Моя мать», «Мой брат Сергей», опуская фамилию;

3) если возникла необходимость быть представленным, а вокруг нет никого, кто мог бы вам в этом помочь, то следует просто подать руку и четко назвать себя.

8.3.2. Визитные карточки

Визитные карточки – это неотъемлемая часть этикета. Их широко используют бизнесмены, политические деятели, журналисты и другие лица деловых и общественных кругов при установлении и поддержании деловых и личных контактов.

Визитная карточка как бы заочно «представляет» своего владельца и «действует» от его имени.

Ушли в прошлое те времена, когда при знакомстве деловые партнеры доставали свои записные книжки и вносили туда необходимые сведения друг о друге: фамилию, имя, отчество, контактные телефоны и названия фирмы, где они работают.

Обычно, представившись, партнеры обмениваются визитными карточками. И сегодня трудно найти организацию, руководители и представители которой не имели визитных карточек. Они уже давно стали не прихотью организации, а жизненно необходимым атрибутом цивилизованной деловой жизни.

По этикету обмен визитными карточками начинается с самых высокопоставленных членов делегации. Первыми вручают визитки хозяева. Передавать их надо так, чтобы партнер сразу смог прочитать текст.

Для визитных карточек используется плотная бумага высокого качества. Размер, цвет и шрифт визитных карточек строго не регламентируются, и они обычно зависят от местной практики и вкуса владельца. Некоторые предпочитают иметь визитную карточку большого формата, другие, наоборот – небольшого.

Визитная карточка женщины (жены) обычно несколько меньше визитной карточки мужчины (мужа).

Наиболее распространенный размер визитной карточки для мужчин – 90x50 мм; для женщины – 80x40 мм.

Визитная карточка представляет ее обладателя, поэтому не следует пренебрегать такими «деталями», как шрифт, расположение текста на карточке, ее цвет.

Не помещайте на визитной карточке лишней информации.

Обилие различных телефонных номеров зачастую усложняет попытки дозвониться.

Визитки бывают разного назначения.

Деловая стандартная карточка содержит все необходимые реквизиты для продолжения контактов: фамилию, имя, отчество, место работы, должность, служебный телефон, телефакс, электронную почту.

Представительская карточка содержит фамилию, имя, отчество, название фирмы и должность, но на ней не указывается телефон и адрес. Такая карточка облегчает общение, но не означает намерения продолжать контакты с новым знакомым.

Карточка фирмы, организации, предприятия или отдела с указанием телефона, телефакса также применяется для представительских целей и используется на презентациях, выставках, ярмарках, при вручении сувениров и подарков.

Полученные визитные карточки необходимо систематизировать по отраслям деятельности или алфавиту. Удобны для хранения карточек специальные визитницы или визиткарды.

Практика применения визитных карточек.

После состоявшегося знакомства первым оставляет свою карточку тот, чей ранг (чин, должность) ниже. При прочих равных условиях при оставлении карточки во внимание принимается возраст. Когда возникает сомнение, первым оставляет карточку тот, кто окажется более вежливым.

Визитная карточка может быть использована для заочного представления ее владельца. Визитной карточкой можно поздравить с тем или иным событием – днем рождения, праздником, продвижением по службе, передать благодарность. С визитной карточкой удобно послать цветы, подарок, книгу и т. д.

При посылке визитной карточки, в зависимости от конкретного случая, в ее левом нижнем углу пишутся (большей частью карандашом) следующие буквы латинского алфавита:

•p.f. – выражение поздравления (по любому поводу);

•р.г. – выражение благодарности;

•р.с. – выражение соболезнования;

•p.p. – заочное представление (вместо личного визита);

•р.р.с. – выражение прощания в связи с отъездом (вместо личного прощального визита).

В менее официальных случаях и в зависимости от характера отношений с соответствующим лицом на визитной карточке, вместо приведенных выше условных букв, пишется обязательно в третьем лице:

• с наилучшими пожеланиями поздравляет с праздником весны;

• благодарит за внимание (в качестве ответа за присланный сувенир);

• выражает соболезнование по случаю;

• благодарит за поздравление и приглашение;

• с наилучшими пожеланиями посылает фотоальбом на память.

В зависимости от конкретного случая возможны и другие надписи.

Рекомендуется по возможности написать несколько слов на карточке, чтобы не допустить возможности использования ее позднее каким-либо посторонним лицом в неблаговидных целях.

Если карточка оставляется лично, на конверте можно сделать надпись карандашом.

Если посылается по почте, то надпись делается чернилами.

Во Франции визитная карточка вручается лицу, занимающему более высокое положение. Французы придают большое значение образованию собеседника, поэтому рекомендуется на визитной карточке обязательно указать название оконченного высшего учебного заведения, особенно если оно пользуется хорошей репутацией. Также нужно проследить за правильным переводом текста карточки на французский язык.

Визитные карточки в Италии. В итальянской практике считается вполне нормальной ситуация, когда в результате кадровых перестановок вы заняли новое место и можете для завязывания полезных деловых связей воспользоваться накопленным вашим предшественником каталогом визитных карточек.

8.3.3. Подарки

Подарки – это давний способ оказания внимания, расположения, принятый и в деловой среде. Однако следует понимать, что традиции, связанные с подарками, особенно различаются в других странах.

Считается хорошим тоном, когда организация имеет сувениры с фирменной символикой. Многие солидные организации создают у себя специальный подарочный фонд, который постоянно пополняется. Это поможет и при неожиданном визите.

Во многих фирмах такой рекламно-сувенирной продукцией для выставок или рекламных акций по продвижению товаров, как правило, занимаются рекламные отделы, и секретарь к ним отношения не имеет.

Но если возникает необходимость подарить что-нибудь к юбилею, празднику или ко дню рождения, тут необходимо участие секретаря. Выбор подарка – дело серьезное. По подарку судят фирме, о вас, вашем вкусе, респектабельности, значительности. Поэтому, конечно, надо хорошо понимать, когда можно ограничиться календариком с логотипом, а когда преподнести что-то более значительное. Причем не обязательно дорогое, можно просто оригинальное.