Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Пэт Никерсон

Вы можете следить за прогрессом так, как делал один из давних слушателей семинара:

Отметьте, каким образом решения в этой таблице привязаны к причинам, а не к ловушкам. Как мы сказали в начале этой главы, вы решите свои проблемы, когда ответите на вопросы «почему» и соотнесете ваши решения с ними, а не с самими ловушками времени.

Вот еще один пример, основанный на другом наборе ловушек и их причин.

Ловушка: незапланированные посетители.

Причина: неумелое применение политики «открытых дверей».

Решение: пересмотреть собственную политику «открытых дверей», решить, как объявлять об изменениях, не затрагивая чувств других людей.

Не будьте слишком консервативны. Позвольте себе провести мозговой штурм – сумасшедшие идеи помогут озарению. Вы всегда сможете подправить позднее.

Вот ряд предложений для тех, кто затрудняется применять политику «открытых дверей»:

1) – поговорите с отделом персонала, перефразируйте официальное заявление компании об «открытых дверях»;

2) – повесьте знак «красная зона» на вашей двери, когда она должна оставаться закрытой;

3) – взимайте штраф со всех, кто не обращает внимания на знак «красная зона»;

4) – поверните ваш стол к окну, а не к двери, чтобы сотрудникам было нелегко встретиться с вами взглядом;

5) – предложите вашей команде политику «тихого часа».

Выбрав идею, которая работает, определитесь с датой и начинайте.

Введите новые привычки

Старые привычки глубоко укоренились, поэтому для закрепления нового поведения вспомните план, предложенный американским психологом Уильямом Джеймсом[11].

1. Думайте масштабно. Смело приступайте к осуществлению своих идей. Установите новый порядок, резко отличающийся от прежнего. Создайте наглядные подсказки. Известите об этом плане других и заручитесь их поддержкой. Публичное заявление может стать мотивацией для того, чтобы не отклоняться от пути.

2. Разработайте товарищеское соглашение с одним из коллег регулярно проверять успехи друг друга. Это поможет вам не отступать.

3. Часто применяйте новую привычку. Хватайтесь за первую возможность претворить в жизнь новый образ действий. Решения запечатлеваются в мозге не тогда, когда вы о них думаете, а когда сопровождаете их двигательными действиями. Повторение, а не само решение упрочит новую привычку.

4. Практикуйте правило отсутствия исключений. Позволить себе отклониться – все равно что попытаться затормозить автомобиль. Для восстановления контроля требуется гораздо больше усилий, чем для его поддержания. Исключения могут ослабить все будущие попытки. С каждым повторением фразы «Я сделаю исключение только в этот раз» вы постепенно разрушаете свои уязвимые, недавно усовершенствованные привычки. Вы утрачиваете движущую силу, которую обрели с большим трудом.

Тайм-менеджмент как командный спорт

Вы распоряжаетесь своим временем, но ваши решения влияют на других. Одну сотрудницу настолько очаровала идея «тихого часа», что она сразу же стала применять ее, не объяснив никому, почему закрывает свою дверь каждое утро. Ее начальник был озадачен, а коллеги почувствовали, что их избегают. Ей нужно было не разрешение, а понимание с их стороны.

Дайте людям знать, чем вы занимаетесь. Заручитесь их поддержкой и отблагодарите их, поделившись техниками экономии времени, которым вы научились. Убеждайте своим примером.

Удачи вам и вашей команде на пути, ведущем к мастерству в управлении временем!

Часть IV

Быстрые решения

Ловушка 1: кризисное управление

Ваша проблема?

Ловушка 2: неверное планирование

Ловушка 3: неумение отказывать

Ловушка 4: плохой обмен информацией

Ловушка 5: плохо проведенные собрания

Ловушка 6: мир стал виртуальным

Ловушка 7: страсти по электронной почте

Ловушка 8: неприрученный телефон

Ловушка 9: избыток информации и бумажная волокита

Ловушка 10: неверное приписывание ответственности и полномочий

Ловушка 11: неумелое делегирование и плохое обучение

Ловушка 12: проволочки и неумение завершать дела

Ловушка 13: дружеское общение и незапланированные посетители

Ловушка 14: чрезмерное старание

Благодарность

Бесконечная, искренняя благодарность…

Моему мужу и деловому партнеру Кену Никерсону. На протяжении десятилетий его терпение, мудрость и хорошее чувство юмора поддерживали каждое наше усилие, каждую совместную мечту.

Моей давней подруге Мэри Уайтт, обладающей обширными знаниями. Они позволили ей окинуть проницательным взглядом несколько глав книги.

Доктору Деборе Смит-Хемпхилл – подруге и коллеге, опережающей всех в технических и этических вопросах, за ее осведомленность и остроумные советы, особенно в сфере технологий.

Замечательным участникам рубрики «Живые голоса» со всех концов страны. Несмотря на свою занятость (в бизнесе или на военной службе), они уделили нам время и поделились идеями об управлении временем. Бобу Эйвери, Андреа Сайфор, Барту Денисону, Вики Фарнсворт, Линдси Гейер, Кену Майо, Мэлу Норти, Роджеру Нису, Лоррейн Серджент, Ричарду Ширли, Терри Спенсер, Тому Стоутсбери и Кэти Уилбер за их практические вдохновляющие идеи о том, как избежать ловушек времени на работе и в жизни.

Особая благодарность Жаки Флинн, ответственному редактору издательства AMACOM Books, за ее мудрые советы по поводу этой книги, нашего второго совместного проекта с AMACOM; редактору Дебби Познер за ее разумную последовательность; помощнику редактора Дженнифер Холдер за гибкость и готовность оказать поддержку в создании этой книги; а также младшему редактору Майку Сивилли за его грамотную и энергичную помощь в издании книги.