Секретарское дело - Юлия Петрова

В Outlook Express для этого необходимо открыть сообщение в отдельном окне, дважды щелкнув на нем мышью. Затем в этом окне в меню Формат нужно выбрать пункт Вид кодировки 4. В следующем открывшемся меню текущая кодировка будет отмечена точкой. Попробуйте выбрать другую кодировку кириллицы. Если в этом меню нужной кодировки нет – переместите указатель мыши на пункт Дополнительно 4. После выбора правильной кодировки письмо должно стать читабельным.

К сожалению, иногда сообщения приходят в таком виде, что никакие перекодировки не помогают.

Причина этого в том, что почтовые серверы, через которые идет сообщение к адресату, могут самостоятельно менять кодировку. На пути к получателю сообщение может быть подвергнуто нескольким разным перекодировкам на почтовых серверах. При этом речь идет не об ошибках в их работе, а о «сознательных» действиях. Но эти действия не всегда бывают корректными, и в итоге до получателя доходит полная абракадабра благодаря нескольким перекодировкам. Следует отметить, что перекодировки «вредят» только русскому тексту и совершенно не затрагивают английский.

Программисты придумали такие программы, которые, анализируя испорченный текст, могут попробовать его восстановить. Если при этих перекодировках не произошло существенной потери информации, то необходимо просто восстановить их последовательность.

Одна из популярных программ этого типа называется Mail Reader, и с ней можно познакомиться в Сети по адресу: http://www.agama.ru/mailreader.htm

Посетив этот сайт, можно получить пробную версию программы и узнать условия ее приобретения.

По этому адресу http://www.design.ru/free/ decoder/ вы можете в любое время бесплатно перекодировать испорченный текст. Для этого достаточно перенести его через Буфер обмена Windows из окна вашей почтовой программы в окно браузера и щелкнуть на кнопке Decode! в окне браузера.

7.3.3. Поиск информации в Интернет

Щелкните мышью на иконку (значок) браузера Internet Explorer, расположенную на экране рабочего компьютера;

После загрузки Домашней страницы через Адрес выберите ссылку на страницу поисковой системы Yandex и щелкните на нее курсором мыши;

Происходит загрузка начальной страницы системы Yandex.

Начальная страница Яндекса включает в себя поисковое поле и различные службы: каталог, новости, маркет, погоду и др.

Поисковое поле – это строка, куда вводятся ключевые слова вашего запроса. Чтобы поиск начался, необходимо нажать кнопку Найти или Enter.

Каталог Яндекса позволяет найти нужный сайт, сужая область поиска. В дополнение к обычной рубрикации по темам (Бизнес и экономика, Дом и семья, Развлечения и отдых и пр.), он предлагает классификацию сайтов по типу содержащейся в них информации (Справки, Товары и услуги, Публикации и пр.). Вы можете также уточнить свой запрос по региону.

Темы. – Нажатием на ссылку вы ограничиваете список сайтов выбранной темой.

Регионы. – Нажатием на ссылку вы ограничиваете список сайтов выбранным регионом. Региональный признак имеет смысл, когда вам нужно найти сайты компаний, расположенных в конкретном регионе или связанных с конкретным регионом (например, История города Глупова, Телефонный справочник города Глупова, Доставка пиццы города Глупова, Интеренет-ресурсы города Глупова и т. д.).

Каталоги и поиск – он-лайновые каталоги, собрания ссылок, поисковики, общие и тематические.

Справочники и базы данных – телефонные и адресные справочники, базы данных вакансий, прикладные справочники и пр.

Энциклопедии и словари – фундаментальные справочные издания и языковые словари.

Советы – советы и инструкции, как что-то сделать.

Товары и услуги – сайты с предложениями товаров и услуг.

Частные объявления – предложения товаров и услуг от частных лиц: доски объявлений, сайты газет объявлений, сайты индивидуальных предпринимателей.

Организации — интернет-представительства разных организаций и фирм.

Персоны и группы – личные сайты, домашние страницы, сайты, созданные группами единомышленников, и пр.

Публикации – публикации различных материалов в сети. Нажав на эту ссылку Вы в последствии сможете еще уточнить свой запрос, выбрав нужный Вам жанр – научно-технический, художественный, научно-популярный и т. п.

Общение – чаты, форумы, конференции.

Новости: сбор новостных лент ведущих информационных агентств (несколько десятков партнеров). Обновление информации – каждые 15 минут.

Маркет — информационно-справочная система для тех, кто хочет приобрести товар или услугу.

Энциклопедии — служба поиска по толковым словарям и энциклопедиям. В общем случае поиск ведется по заголовкам и текстам статей, а также по подписям к размещенным в них изображениям. Кроме того, можно искать только по заголовкам статей, или только по подписям к иллюстрациям.

Служба Яндекс. Картинки автоматически собирает картинки в стандартных графических форматах (jpeg, gif и png), находящиеся в Интернете. При поиске существует возможность задать желательный размер картинки. Материалом для текстового поиска служат: подписи к картинкам и ссылки на них; тексты коротких документов, обрамляющих одиночную картинку; имена файлов.

Яндекс. Лингво – сетевой сервис перевода слов и словосочетаний с русского на английский и с английского на русский по широкому набору общелексических и специализированных словарей.

Служба Яндекс – Открытки позволяет отправлять любую понравившуюся открытку сколько угодно раз бесплатно. Введите в поле ввода запроса ключевые слова, отражающие суть производимого Вами поиска.

Помните, что:

• в системе Yandex поле запроса остается на странице во время просмотра результатов, и вы можете быстро уточнить запрос, введя дополнительные ключевые слова, и организовать новый поиск;

• в системе Yandex результаты поиска отсортированы таким образом, что в начале списка вы получите ссылки на документы, наиболее полно удовлетворяющие вашему запросу. Например, если в документе много раз встречаются слова запроса и несколько слов, включенных в запрос, расположены в документе рядом, то такой документ более полно удовлетворяет запросу. Если же слова встречаются один раз и расположены в разных концах документа, то такой документ в меньшей степени удовлетворяет запросу;

• в системе Yandex возможна произвольная форма запроса;

• не следует использовать предлоги, частицы, междометия, местоимения как ключевые слова;

• при выполнении запроса поисковая система не ищет документы непосредственно в Интернете. Она обращается к своей базе данных, где в компактном виде собраны данные об информации в Интернете. Возможно, что реальное состояние Интернета несколько отличается оттого, что хранится в базе данных.

Глава 8. Деловой протокол и этикет

8.1. Психологические аспекты работы секретаря

8.1.1. Взаимоотношения с руководителем и со служивцами

В трудовом коллективе секретарь является лицом, наиболее приближенным к руководителю, и поэтому от того, как будут складываться отношения с ним, зависит многое: успех трудовой деятельности, удовлетворение от работы, психологический микроклимат в коллективе и т. п.

Положение секретаря в организации особенное. Секретарь не только упорядочивает рабочий день шефа, корректирует его планы, напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений, но и «защищает» руководителя от нежелательных посетителей или ненужной ему информации. Кроме того, секретарь доводит распоряжения или поручения шефа до подчиненных.

Секретарю необходимо следить за тем, чтобы сообщаемая им служебная информация воспринималась однозначно. При ее передаче руководителю следует быть четкой и краткой. Нельзя пересказывать другим то, что вам рассказали в личной беседе. Вместе с тем, услышав что-либо неблагоприятное для компании, ее персонала и предполагая, что босс может что-то предпринять, чтобы исправить ситуацию, она сочтет своим долгом сообщить ему. Это ее работа – поддерживать информированность руководителя.

Взаимоотношения секретарь-руководитель – это один из важнейших и наиболее частых деловых контактов в системе межличностного общения секретаря. Секретарь является первым помощником руководителя, он оказывает помощь в своевременном выполнении намеченных на тот или иной период мероприятий, выполняет вспомогательно-технические операции, готовит необходимую корреспонденцию и информацию, регулирует телефонные звонки и потоки посетителей, по просьбе руководителя подает ему и его гостям чай или кофе.