Компьютер на 100 %. Начинаем с Windows Vista - Юрий Зозуля

Для редактирования данных в таблице можно применять приемы, известные по программе Excel. Например, для изменения значения поля щелкните на нем кнопкой мыши, введите новое значение и нажмите одну из клавиш перемещения курсора – Tab или Enter. Для добавления новой записи нажмите соответствующую кнопку на панели перехода по данным – курсор переместится в конец таблицы, где будет создана новая запись, и вы сможете заполнить ее данными.

Рис. 7.7.Панель перехода по записям

Для удаления записи можно щелкнуть правой кнопкой мыши на нужной записи в области заголовков строк, выполнить в контекстном меню команду Удалить запись иподтвердить действие в появившемся окне.

Для работы с записями также можно использовать группу команд Записи на вкладке Главная. Эти команды имеют следующее назначение.

□ Обновить все. Если с базой данных работают несколько пользователей, то с помощью этой кнопки можно увидеть изменения, внесенные другими пользователями.

□ Создать. Добавление новой записи.

□ Сохранить. Запись изменений в редактируемой записи. При переходе к следующей записи изменения в текущей сохраняются автоматически.

□ Удалить. Удаление значения текущего поля. С помощью стрелки в правой части кнопки можно выполнить команды для удаления поля или записи целиком.

□ Итоги. Включение строки с итоговыми данными в нижней части таблицы. Для вычисления итогов щелкните кнопкой мыши на нужном поле в строке Итоги ииз раскрывающегося списка выберите итоговую функцию.

□ Орфография. Запуск процедуры проверки орфографии для текстовых полей.

□ Дополнительно. Отображение меню дополнительных команд для работы с таблицей.

СОВЕТ

Удерживая нажатой клавишу Ctrl, вы можете быстро добавить новую запись, нажав клавишу +, или удалить запись, нажав -.

При просмотре и редактировании данных обратите внимание на следующие особенности:

□ порядок записей в таблице определяется способом ее сортировки, поэтому поменять записи местами нельзя, а новая запись будет добавляться в конец таблицы;

□ поле с типом данных Счетчик всегда заполняется автоматически;

□ на панели быстрого доступа имеется кнопка Отменить, но можно отменить изменения только в последней записи, которую вы редактировали; для оперативной отмены редактирования можно также использовать клавишу Esс;

□ после редактирования данных в таблице нет необходимости выполнять команду Сохранить, данные сохраняются автоматически при переходе к следующей записи;

□ в первом столбце некоторых таблиц могут отображаться маленькие квадраты со знаком + внутри; щелкнув на этом знаке кнопкой мыши, можно просмотреть связанные данные из подчиненных таблиц (подробнее о связанных таблицах будет рассказано в уроке 7.4).

Работа с формами

Для редактирования таблиц, состоящих из большого количества полей, лучше использовать формы, которые отображают на экране только одну выбранную запись в виде карточки (рис. 7.8). При использовании в области переходов категории Таблицыи связанные представления формы нужно искать в тех группах, где находятся соответствующие им таблицы. При переключении на категорию Тип объекта все формы будут собраны в одной группе Формы.

Возможности работы с данными при использовании форм не очень отличаются от рассмотренных выше приемов редактирования таблиц:

□ для смены текущей записи используйте панель перехода по записям (см. рис. 7.7), которая обычно присутствует в нижней части каждой формы;

□ для перехода по полям можно использовать кнопку мыши и клавиши Tab или Enter;

□ для работы с записями используйте кнопки в группе Записи вкладки Главная или быстрые клавиши.

Разработчики баз данных могут добавлять на формы дополнительные элементы управления, повышающие удобство работы пользователей, например ссылки для быстрого перехода к связанным объектам базы данных.

Рис. 7.8. Форма для редактирования таблицы Сотрудники базы данных Борей

Поиск и замена данных

По современным меркам таблица с несколькими тысячами записей считается небольшой, но даже в такой таблице ручной поиск или отбор нужной информации может занять продолжительное время. С помощью средств поиска, сортировки и фильтрации нужные данные можно найти за несколько секунд.

Для поиска записи по фрагменту текста используйте строку поиска в нижней части окна. При вводе текста в поле поиска в таблице будет автоматически выделено первое совпадающее значение, а для перехода к последующим совпадениям нажимайте клавишу Enter.

Для поиска по значению определенного поля можно воспользоваться диалоговым окном Поиск и замена. Последовательность действий следующая.

1. Установите курсор в нужное поле и выполните команду Главная ► Найти ► Найти.

2. В появившемся окне (рис. 7.9) в поле Образец введите искомый текст, а в списке Поиск в выберите название поля, по которому нужно выполнить поиск.

Рис. 7.9. Окно поиска в базе данных

3. В поле Совпадение выберите один из способов сравнения искомого значения: с любой частью поля, Поля целиком, с начала поля.

4. Нажмите кнопку Найти далее – будет выполнен поиск первой подходящей записи. Для перехода к следующей записи, отвечающей условию поиска, нажимайте кнопку Найти далее.

Иногда возникает необходимость замены определенного значения на другое во всех записях таблицы. Для этого выполните команду Правка ► Заменить. Окно замены почти не отличается от окна поиска. В нем есть дополнительное поле Заменить на: для ввода заменяемого текста, а также кнопки Заменить (для замены одного найденного значения) и Заменить все (для автоматической замены всех имеющихся значений).

Сортировка данных

По умолчанию записи в таблице отображаются в том порядке, в котором они были введены в базу данных. Часто возникает необходимость упорядочить (то есть отсортировать) записи в таблице по значению определенного поля. Сортировка позволяет просматривать данные в удобном виде, а также быстро определять максимальные или минимальные значения какого-либо поля.

Для сортировки по значению определенного поля достаточно установить в него курсор и нажать одну из двух кнопок в области Сортировка и фильтр вкладки Главная: По возрастанию

или По убыванию

Команды для сортировки также находятся в контекстном меню столбцов таблицы.

Для сортировки по нескольким полям следует последовательно выполнять команды сортировки для нужных полей в последовательности от внутреннего к внешнему (в обратном порядке). Например, чтобы отсортировать таблицу Заказы базы данных Борей по сотруднику и дате отгрузки, сначала следует выполнить команду сортировки для поля Дата отгрузки, а затем – по полю Сотрудник.

Если поле участвует в сортировке, то справа от его названия будет отображаться стрелка, указывающая направление сортировки. Для отмены сортировки по всем полям используйте кнопку Очистить все сортировки

в группе Сортировка и фильтр вкладкиГлавная.

ПРИМЕЧАНИЕ

Сортировка больших таблиц может занять продолжительное время. Сортировка по индексированным полям выполняется значительно быстрее.

Использование фильтров

С помощью фильтра можно отбирать для отображения в таблице только записи, которые отвечают определенным критериям. Для установки фильтров в Access 2007 существует несколько способов.

Рассмотрим их.

Фильтр по выделенному значению. Этот способ позволяет отбирать записи, которые являются равными, большими или меньшими определенного значения выбранного поля. Для примера воспользуйтесь таблицей Заказы из базы данных Борей. Пусть нужно отобрать только заказы, оформленные определенным сотрудником, например Корепиным Вадимом.

Фильтр по выделенному значению устанавливается следующим образом.

1. Найдите в таблице хотя бы одну запись с нужным значением поля. Это проще всего сделать с помощью строки поиска в нижней части таблицы.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на значении найденного поля и выберите одну из команд фильтрации (рис. 7.10) – в таблице останутся только записи, отвечающие условию фильтра, все остальные будут скрыты.

Для отмены действия фильтра и отображения скрытых записей в группе Сортировка и фильтр вкладки Главная нажмите кнопку Применить фильтр. Первое нажатие данной кнопки выключает фильтр, второе – включает снова.