Меньше дел, больше жизни. Как сделать жизнь проще и освободить время для себя - Ари Мейсел

Простые задачи

• Поиск информации в интернете или посредством звонков.

• Резервирование билетов или столика в кафе и ресторане.

• Общение с клиентом по телефону.

• Проверка текста.

• Обновление информации в документе, базе данных или презентации.

• «Холодные звонки».

• Создание базы данных на основе предоставленной информации.

• Сравнение продуктов.

• Написание краткого содержания статьи.

• Заказы на доставку продуктов.

• Сбор пожертвований.

• Добавление сайта в поисковые системы.

• Форматирование или конвертация документов.

• Проверка фактов.

• Сбор информации туристического характера.

• Поиск ближайшего магазина с нужным товаром.

Задачи, требующие использования дополнительных сервисов

• Планирование встреч. Используйте сервис ScheduleOnce, чтобы ассистент знал ваше расписание и мог за вас назначать встречи. Ссылка на ваш график работы должна быть помещена в электронном письме после подписи.

• Сортировка, расшифровка и ответы на голосовую почту. Используйте Google Voice для пересылки ассистенту голосовых сообщений.

• Расшифровка аудиозаписей. Используйте программу аудиозаписи (мне нравится Recordium), чтобы пересылать ассистенту аудиофайлы.

• Отправка писем. Используйте PostalMethods, и ваши помощники смогут отправлять PDF-файлы конкретным адресатам или по спискам рассылки.

• Безопасный способ сообщения паролей – сервис LastPass.

• Выполнение сложных и повторяющихся задач. Создайте информационные письма в Gmail и сохраните их как шаблон. В следующий раз вам нужно будет только нажать кнопку. Для повторяющихся задач посредством отправки стандартных сообщений воспользуйтесь Boomerang. Ассистент может заходить на сайт, используя данные из шаблона для авторизации, проверять статистику и каждую неделю предоставлять отчеты.

• Задания, предполагающие физическую нагрузку. Используйте TaskRabbit для задач общего характера и RedBeacon для бытовых услуг.

• Бухгалтерия. Объедините еженедельные отчеты при помощи Bench.

• Определение круга потенциальных клиентов. На основе ответов-шаблонов Gmail, повторяющихся сообщений Boomerang и расшифровки аудиофайлов ассистенты могут анализировать потенциальную клиентскую базу.

• Ведение блога. Это легко делать благодаря шаблонным ответам, предоставляющим данные для авторизации, и Boomerang.

• Подавайте объявления на сайтах Craigslist или eBay. Используйте шаблоны, и ассистенту надо будет добавлять только детали и фотографии.

• Сводки расходов. Используйте ответы-шаблоны и базы данных Google Docs для отправки копий квитанций и включения их в отчет о расходах.

• Сортировка почты. Пользуйтесь Virtual Post Mail, чтобы получать обычную корреспонденцию через интернет.

• Управление счетами и вкладами. При помощи Virtual Post Mail можно оплатить счета и пополнить вклад по электронной почте.

• Поиск интересных блогов и новостей. Добавьте в избранное привлекательный заголовок или выделите твит и используйте IFTTT для автоматического архивирования.

Задачи, которые стоит автоматизировать

• Будильник: с помощью сервиса WakerUpper[24].

• Ожидание ответа по телефону: Fast Customer или Lucy Phone.

• Добавление визиток в адресную книгу: CardMunch.

• Резервирование столиков: OpenTable.

• Ответы на электронную почту: FollowUp.cc.

• Письма с благодарностью: Postable.

• Доставка корреспонденции: Seamless или Delivery.

• Текстовые сообщения, телефонные напоминания, отклоненные звонки: IFTTT.

• Заказ автомобиля: Uber или GroundLink.

Разумеется, есть множество задач, выполнение которых требует более двадцати минут (например, исследования, написание текстов, финансовое моделирование, планирование путешествий, работа с графическим или веб-дизайном). Для таких проектов эффективнее привлечь профильного специалиста на Elance.

Аутсорсинг аутсорсинга

Научившись работать с внештатным помощником, следует освоить технику аутсорсинга самого аутсорсинга, поскольку важно передавать не только исполнение задач, но и сам процесс. Лучше всего автоматизировать распределение задач!

Я добился этого с помощью IFTTT. Все началось с простейшего поручения ассистенту из Fancy Hands: «Выяснить, как автоматически публиковать новые посты в блог на сайте StumbleUpon». Довольно трудно озадачить сотрудников Fancy Hands, но я получил такой ответ: «Сейчас нет способа автоматической публикации постов на сайте StumbleUpon». У меня перехватило дыхание на секунду. Потом я улыбнулся. Мне нравятся такие трудности. Я еще не знал, какие возможности аутсорсинга для меня открываются.

Одно дело – полагаться на внештатного ассистента в случае решения простых задач, но с повторяющимися возникают сложности, поскольку каждый раз их выполняют разные люди.

Первоначально я создал напоминание от Re: snooze с инструкциями. Вам приходит сообщение через определенные промежутки времени, и вы их просто пересылаете помощнику. Я считал это ловким решением, но оно все равно требовало моего участия. Re: snooze работает на основе не сигнала, а интервала. Задание могло выглядеть следующим образом: «Добавить новые сообщения за минувшую неделю», но не так: «Добавить появившееся сообщение». Еще я пробовал создать фильтр пересылки на базе Gmail. Проблема заключалась в том, что окончательное письмо приходило не с моего адреса, и виртуальные помощники просто пропускали его, не распознавая как задание.

Теперь я попробовал начать с самого простого. Как можно дать задание виртуальному помощнику и обойтись без запроса? Я искал вечный двигатель аутсорсинга: мне хотелось перепоручить внешним исполнителям моих внешних исполнителей. Почесав затылок, я вспомнил, что у IFTTT есть канал Gmail, которым я прежде не пользовался. Можно создавать триггеры[25] на основе поисковых запросов или добавления информации в избранное или отправлять письма. Но стойте, будут ли такие письма приходить с вашего собственного адреса? Точно, будут!

Я так воодушевился, что едва себя сдерживал. Именно тогда я и создал первую инструкцию в IFTTT, породившую тридцать два автоматизированных действия, о которых мне не надо было думать. Все оказалось проще простого: новую запись из RSS-ленты для моего блога надо отправить электронным письмом с сервера Gmail на адрес [email protected] с пометой «посетите эту страницу [ссылка] и разместите данное сообщение на StumbleUpon».