Стратегическая сессия: Как обеспечить появление прорывных идей и нестандартное решение проблем - Лиза Соломон

Такие решения являются результатом последовательного процесса, где соблюдаются несколько основных принципов и жестких правил. Эти принципы включают в себя:

• развитие глубинного понимания потребителей и их потребностей и умение поставить себя на место другого;

• цикличное прохождение через периоды дивергентного мышления для нахождения разнообразных источников вдохновения;

• создание черновых прототипов потенциальных решений и последующую их доработку в соответствии с ответной реакцией потребителей и рынка;

• первичное тестирование этих решений на ограниченном количестве потребителей и представление их более широкому кругу потребителей только после того, как подтвердилась их эффективность.

Несмотря на то что процесс разработки четко нацелен на решение проблем, порой он может казаться бессистемным, потому что в ходе него часто приходится двигаться в обратном направлении и апробировать новые комбинации идей, многие из которых могут оказаться несостоятельными. Так происходит не потому, что разработчики недисциплинированны, а потому, что они решают чрезвычайно сложные проблемы. Если слишком структурировать процесс нахождения решений, то можно задушить на корню творчество.

Так что разработчики и дизайнеры грамотно прокладывают себе путь в мире адаптивных проблем. Как любит говорить Ларри Кили, один из соучредителей инновационной консалтинговой компании Doblin, дизайн – это искусство и наука «вырезания кубиков из тумана». Но такая практика подходит не только для создания новых товаров или услуг. Возможно, самый главный урок, который Стив Джобс преподал миру, заключается в том, что творческий подход одинаково полезен при создании новых моделей бизнес-процесса, разработке профессиональных услуг и построении целых рыночных систем.

Сегодня самые разные организации обращаются к творческому, дизайнерскому подходу для решения задач, которые выходят за рамки их привычной сферы деятельности. Государственные школы, например в округе Менло-Парк, мотивируют преподавателей ставить себя на место учащихся при пересмотре расписания занятий, а также «примерять на себя» стрессовую нагрузку, возникающую в результате академических и внеклассных занятий. General Electric использует прием творческого планирования, чтобы превратить процедуру ультразвукового исследования в педиатрии в увлекательное приключение в джунглях. Онлайновые креативные коллективные проекты, такие как Kickstarter и Quirky, придумали новый способ, как мелкие предприниматели могут получить финансирование, разработать свои товары и услуги, а затем представить их на рынке. И даже в армии США солдат обучают творческому подходу, чтобы в реальной боевой обстановке они могли успешнее справиться с возникающими сложными и опасными ситуациями.

«Успешные разработчики – в бизнесе или искусстве – это великие фокусники, – пишет профессор факультета экономики и предпринимательства Виргинского университета Джин Лидтка, изучавшая взаимодействие стратегии и дизайна. – Способность к творческой визуализации – умение создать образ будущей реальности, которая не существует сегодня, – является основой дизайна».

В сегодняшнем мире VUCA компаниям следует искать новые пути решения адаптивных проблем. Им необходимо освоиться с неопределенностью и обратиться к новым источникам в поисках прорывных идей. Им надо постоянно находить и пересматривать не только ответы, но и вопросы, которые они ставят перед собой. Одним словом, им требуется подойти к перспективному планированию не с технической, а с творческой стороны.

Но вести разговор о творческом планировании, это, если перефразировать старую поговорку, то же, что «танцевать об архитектуре». Понять эту практику можно только опытным путем.

Пять основных этапов разработки успешной стратегической сессии

Давайте вернемся к началу этой главы. Для разработки результативной стратегической сессии необходимо соблюсти все основные требования к просто хорошо организованному совещанию – и сделать еще кое-что. Но что именно? Что значит «Разработать стратегическую сессию»?

Это значит – создать условия для такого взаимодействия, при котором актуальные вопросы перспективного планирования разбираются с разных точек зрения. Условия, при которых изучаются все представления о текущей ситуации и происходящих изменениях. Условия, при которых варианты, ведущие к успеху, продумываются, анализируются и дорабатываются. Условия, которые вовлекают участников в обсуждение так глубоко, как они прежде не могли себе и представить.

Пять основных этапов, о которых мы расскажем далее, являются главными составляющими процесса разработки стратегических сессий. На первый взгляд они могут показаться незначительными дополнениями к пяти составляющим просто хорошо организованного совещания. Но это далеко не так.

Первый этап

Поставьте задачи. Определите цель

Для проведения хорошо организованного совещания необходимо начать с постановки четких задач и определения желаемых результатов, целесообразных и реалистичных, учитывая имеющиеся временны́е ресурсы. Обычно они фиксируются в виде списка, который выдают каждому участнику в начале совещания. В конце совещания участники могут посмотреть на список и оценить, были ли достигнуты запланированные цели.

Для проведения хорошо организованной стратегической сессии необходимо также четко обозначить, чего эта группа людей должна добиться совместными усилиями и как в этом поможет совещание. Так как адаптивные проблемы редко (если вообще когда-либо) «решаются» в ходе одного-единственного совещания, необходимо понимать цель каждой стратегической сессии в контексте стремления к глобальным переменам в компании. В целом есть три повода для созыва совещания по обсуждению стратегических проблем: необходимость добиться взаимопонимания, сформулировать альтернативы и принять решение. Каждое совещание должно быть посвящено одному – и только одному – пункту из этого списка.

Второй этап

Определите состав участников. Обеспечьте широкий спектр мнений

Для проведения хорошо организованного совещания необходимо определить наиболее подходящих участников для данной встречи и подготовить их заранее. Это означает, что надо продумать, кто из руководителей, сотрудников, принимающих решения, и специалистов в данном вопросе должен присутствовать на совещании. Это также означает, что надо заблаговременно определить возможные спорные моменты и, если надо, заранее проработать их с участниками.

Для проведения хорошо организованной стратегической сессии необходимо пойти дальше и понять, каковы взгляды, принципы и опасения каждого из участников, а также групп заинтересованных лиц. Нужно иметь представление, по каким ключевым моментам мнения участников сходятся, а по каким – нет. Надо тщательно продумать, какие точки зрения (не только участников), должны быть представлены, например мнения потребителей или сотрудников, которые физически отсутствуют. Но самое главное – необходимо найти способ получить эффект от взаимодействия различных точек зрения, опыта и профессиональных знаний сотрудников данной организации.

Третий этап

Подготовьте информационные материалы. Выберите фокус рассмотрения проблемы

Для проведения хорошо организованного совещания необходимо, чтобы информационные материалы отвечали поставленным целям и были ясны и понятны. Статистические данные или раздаточные материалы должны быть ориентированы на достижение взаимопонимания по поставленным вопросам или на обозначение проблематики для предварительного обдумывания участниками совещания. При проведении живой презентации необходимо предоставлять четкие данные, выводы или рекомендации.

Для проведения хорошо организованной стратегической сессии также необходимо, чтобы информационные материалы освещали различные аспекты проблемы, с которой вы столкнулись, включая и то, как отдельные части взаимодействуют с целым. Это должно помочь участникам осмыслить многогранность, сложность стоящей перед ними задачи, ухватить суть проблемы и будет способствовать координации усилий и скорейшему ее решению.

Четвертый этап

Найдите помещение для проведения совещания. Подготовьте место действия

Для проведения хорошо организованного совещания необходимо найти подходящее помещение, учитывая количество участников и тему обсуждения. Участникам должно быть комфортно в предоставленном помещении, они должны быть обеспечены оборудованием, канцелярскими принадлежностями и другими материалами, необходимыми для плодотворной совместной деятельности.

Для проведения хорошо организованной стратегической сессии необходимо также продуманно подойти к выбору всех элементов рабочей обстановки – от пространства как такового до предметов искусства и украшений. Расстановка мебели в комнате и распределение мест должны настраивать участников на определенный формат взаимодействия. Еда и все необходимое для их комфорта должны соответствовать настрою совещания. Как в успешной театральной постановке, все части должны быть органично соединены в целое.