Медиарилейшнз на 100%. Искусство взаимодействия с прессой - Александр Назайкин

Хотя с каждым годом приверженцев электронной почты становится все больше, обычная почта вряд ли выйдет из употребления. В традиционное письмо можно вложить и пресс-релиз, и дополнительные (в том числе) иллюстративные материалы (фотографии, слайды), и плоские или раскладывающиеся образцы, и т. д.

К недостаткам обычной почты в первую очередь можно отнести ее медлительность. Также стоит отметить и то, что отправляя письмо по почте мы не можем, в отличие от телефонного общения, понять реакцию журналиста на сообщение.

Не стоит особым образом оформлять письма – это может отвлекать, раздражать журналистов. Им в первую очередь нужны интересные факты, а не особый конверт или бумага письма.

Обычно для отправки важных материалов используют заказные письма. Они должны иметь именной характер. На конверте должно быть указано конкретное имя журналиста – получателя, и имя специалиста по медиарилейшнз – отправителя. Безымянные письма, пришедшие просто на адрес редакции, могут прямиком отправиться в мусорную корзину. Некоторые специалисты советуют не посылать именные письма, но это представляется автору очень спорным мнением.

Наиболее подходит обычная почта для рассылки материалов в местные и региональные СМИ, когда сообщение доходит до адресата за 1–3 дня. В удаленные – национальные или интернациональные СМИ информацию лучше посылать через другие каналы.

Почту можно посылать, как самостоятельно, так и с помощью компаний, специализирующихся на почтовой рассылке. Они могут растиражировать необходимые материалы, вложить их в конверты, наклеить марки и ярлыки с адресами, доставить отправление на почту. При больших объемах рассылки такая услуга может оказаться очень полезной.

Электронной почтой

Электронная почта сегодня прочно вошла и в личную жизнь обычных граждан, и в профессиональную деятельность специалистов по медиарилейшнз.

Электронная почта унаследовала основные черты традиционной почты, но имеет и свои специфические отличия. Ее отличают:

– Высокая скорость. Подготовить и разослать письмо в сотни и тысячи адресов можно в течение нескольких минут. Первые отклики могут быть получены уже через несколько секунд после рассылки.

– Очень простое производство, не требующее дорогого оборудования или квалифицированных специалистов.

– Отсутствие ограничений на объем. Можно составить длинное убедительное письмо.

Электронный формат позволяет использовать цвет, динамику, звук, усиливающие воздействие на потребителя (rich media mail).

У электронной почты нет ограничений, связанных с государственными границами, почтовыми системами и часовыми поясами.

Этот вид связи очень дешев.

Электронная почта обеспечивает удобство обратной связи. Для ответа достаточно просто внести текст и нажать на кнопку «отправить». Ни конвертов, ни боязни ошибиться в адресе и т. д.

С помощью электронной почты журналист легко может не только ответить, но и переслать письмо коллеге или руководству.

Журналисту легко редактировать и править электронные материалы, искать в них информацию по ключевым словам.

Электронная почта очень удобна с точки зрения хранения архивов переписки, а также для составления и ведения списков рассылки. С помощью электронной почты очень легко организовать регулярную рассылку новостей, комментариев (ежедневную или ежемесячную).

Для отправки электронной почты, разумеется, нужно техническое средство (компьютер или мобильный телефон) и линия (кабель беспроводный доступ).

За трафик при получении писем платит получатель. И хотя накладные расходы в электронной почте не столь велики, как при факсовой рассылке, тем не менее пустые, неделовые письма раздражают. Тем более, что их в связи с легкостью производства и рассылки обрушивается на журналистов все больше и больше.

Раздражают работников редакций и «навороченные» передовой графикой письма, которые отказывается читать средний пользовательский компьютер.

Для эффективной работы необходимо правильно оформлять электронное письмо. Надпись «от кого» должна четко указывать на конкретного отправителя. Не нужно имитировать подпись некоего знакомого журналиста, прячась за распространенными именами. Такой подход раздражает.

В графе «тема письма» можно написать или указание на важную информацию, или имя, фамилию и СМИ журналиста. Не стоит в теме письма указывать «Важно – откройте это сообщение немедленно», или «Срочно – не удаляйте это сообщение» или «Конфиденциально» и т. д. Подобные приемы спамеров уже всем надоели и письмо с такой «завлекалкой» будет скорее всего уничтожено непрочитанным.

При массовой рассылке стоит указывать адреса в режиме скрытой копии, так чтобы журналист не видел, кому еще отправлено письмо. Он каждое письмо должен воспринимать как индивидуальное, отправленное только ему. Однако лучше массовую рассылку не использовать вовсе, даже в режиме скрытой копии, т. к. для компьютерно грамотного журналиста не составит особого труда «высветить» весь «скрытый» список адресатов.

Нужно быть осторожнее с приложениями, многие письма с ними автоматически уничтожаются. Получив вложение от незнакомого человека, журналист может удалить его, опасаясь вируса. Так что к вложению стоит прибегать только в том случае, когда журанлист уже знает отправителя, и в таком письме стоит делать сноску: «дополнительная информация в приложенном файле» и т. д.

Так как электронная почта служит для оперативного общения, не нужно забывать проверять свой почтовый ящик хотя бы раз в день, но лучше, конечно, несколько раз в день. Полезным будет исползование сервиса, уведомляющего о поступлении в ящик нового сообщения. Конечно, он должен быть соответствующим образом настроен, чтобы отсеивать важные сообщения от спама.

После получения письма от журналиста, лучше не задерживаться с ответом. Не получив быстро информацию из одного источника он обратится к другому.

Адреса электронной почты меняются достаточно часто, поэтому нужно постоянно обновлять, подчищать списки рассылки.

Электронную почту, также как и обычную, можно посылать, как самостоятельно, так и с помощью компаний, специализирующихся на этой услуге (Electronic wire services).

Не стоит засыпать журналистов ежедневными электронными посланиями. Главным образом этот канал служит для срочных сообщений, для оперативной переписки.

Письмо по электронной почте может предварить телефонный звонок, став таким образом первым шагом в информационном сотрудничестве.

С помощью специализированных агентств и компаний

Новости можно рассылать не только напрямую в СМИ, но и через информационные агентства, которые собирают сведения через собственную сеть корреспондентов. Первично обработав полученные сведения, эти компании передадут их дальше своим подписчикам: редакциям газет, журналов, радио, телевидения. Нередко шанс попасть на полосы или в эфир через информационные агентства значительно выше, чем при обращении к журналистам напрямую. Ведь такие агентства, как правило, являются долгосрочными, проверенными партнерами СМИ.