Компьютер на 100 %. Начинаем с Windows Vista - Юрий Зозуля

□ Когда нужно использовать автозаполнение формул? Какова последовательность выполнения этой операции?

□ Как создавать различные формулы с помощью кнопки Автосумма?

□ Как выполнять вычисления с помощью строки состояния?

Убедитесь, что вы полностью разобрались с материалом этого урока, поскольку в уроке 6.4 будут рассмотрены более сложные расчеты с использованием различных функций. В уроке 6.5 вы ознакомитесь со способами форматирования готовых расчетных таблиц.

Урок 6.4. Расчеты с использованием функций и имен ячеек

Типы ссылок. Имена ячеек

Ссылки на ячейки и диапазоны могут быть относительными и абсолютными. До сих пор в формулах использовались относительные ссылки, в которых обозначение ячейки состоит из буквы и цифры. Относительные ссылки имеют полезное свойство: при автозаполнении или копировании формул в соседние ячейки имеющиеся в формуле ссылки будут автоматически изменяться. Это позволяет создавать формулы только для одной строки, а для остальных пользоваться автозаполнением, что вы делали в предыдущем уроке при расчете заработной платы.

Чтобы ссылка стала абсолютной, к обозначениям строки и столбца необходимо добавить знак доллара ($). Например, ссылка A2 – относительная, а ссылка $A$2 – абсолютная. Абсолютная ссылка не изменяется при копировании или заполнении формул. Особым вариантом являются смешанные ссылки, в которых абсолютным является только столбец или строка, например $A2 или A$2.

СОВЕТ

После ввода ссылки в формулу можно оперативно изменить ее тип, последовательно нажимая клавишу F4.

Вместо абсолютных ссылок лучше использовать имена ячеек. Любой ячейке или диапазону можно присвоить уникальное имя, которое затем использовать в формулах. Для присвоения имени выделите нужную ячейку, введите новое имя вместо адреса в левой части строки формул и обязательно нажмите клавишу Enter. Имена позволяют сделать формулу нагляднее и получить эффект, аналогичный использованию абсолютных ссылок.

Иногда может понадобиться удалить или изменить присвоенное имя. Для этого на вкладке Формулы нажмите кнопку Диспетчер имен, в появившемся окне из списка выберите нужное имя и нажмите кнопку Удалить или Изменить.

Практическая работа 45. Вычисления с использованием именованных ячеек

Задание. Имеется прайс-лист (рис. 6.32), в котором цена каждого товара указана в долларах; необходимо выполнить пересчет цен в рубли по текущему курсу.

Если вы введете в первую ячейку формулу для расчета цены в рублях, то получите правильный результат, но при попытке автозаполнения этой формулой остальных ячеек результаты будут ошибочными. Во избежание этого следует использовать абсолютную ссылку для ячейки В2 или присвоить ей имя.

Последовательность выполнения

1. Создайте таблицу с исходными данными (см. рис. 6.32).

2. Присвойте имя ячейке В2. Для этого:

1) сделайте ее активной;

2) щелкните кнопкой мыши в поле адреса в левой части строки формул;

3) введите новое имя, например Курс(рис. 6.33);

4) нажмите клавишу Enter.

3. Создайте формулу для расчета рублевой цены в ячейке С5. Формула должна иметь вид =В5*Курс. Имена, как и ссылки, не обязательно набирать на клавиатуре, достаточно при вводе формулы щелкнуть кнопкой мыши на нужной ячейке.

4. Выполните автозаполнение для остальных ячеек столбца С и проверьте правильность результатов.

5. Сохраните книгу под именем Прайс.

Рис. 6.32. Пример прайс-листа

Задание для самостоятельного выполнения

Создайте еще одну таблицу начисления зарплаты, которая рассчитывается следующим образом:

□ для каждого сотрудника установлена месячная ставка, которую он получит, если отработает установленное количество рабочих дней;

□ если сотрудник отработал меньше дней, чем положено, то его зарплата рассчитывается так:

зарплата=ставка*отработано_дней/рабочих_дней_в_месяце;

□ сумму налогов примите равной 13 %;

□ сумму к выплате для каждого сотрудника нужно перевести в доллары по текущему курсу.

Пример таблицы показан на рис. 6.34. В ячейки диапазона D5:G9 следует ввести соответствующие формулы (на рисунке этот диапазон выделен).

Рис. 6.34. Таблица для расчета зарплаты с использованием именованных ячеек

Чтобы не набирать всю таблицу, можете скопировать часть данных из созданной ранее книги Зарплата, а при сохранении таблицы присвоить ей имя Зарплата2.

Подсказка. При составлении этой таблицы следует применить имена для ячеек, в которых содержится количество рабочих дней и текущий курс доллара.

Мастер функций

В Excel имеется множество встроенных функций, которые позволяют выполнять математические, экономические, научные и другие расчеты по заранее предопределенным формулам. При использовании функции в вычислениях следует записать ее имя, после чего в круглых скобках указать аргументы. Аргументы – это значения, которые используются в данной функции. Для примера рассмотрим использование функции ОКРУГЛ, которая выполняет округление числа до заданного количества десятичных знаков. Допустим, нужно перемножить значения ячеек А2 и В2, а затем округлить результат до двух десятичных знаков. Формула будет иметь следующий вид:

=ОКРУГЛ(А2*В2;2).

В скобках после названия функции записаны ее аргументы, которые разделены точкой с запятой. В данном случае выражение А2*В2 – это первый аргумент, который представляет собой выражение для округления, а число 2 – это второй аргумент, указывающий количество десятичных знаков после округления.

Формулу с функциями можно набрать вручную, однако удобнее использовать для этого специальный Мастер функций. Он запускается с помощью кнопки Вставить функцию

которая находится в строке формул. Работа Мастера функций включает два этапа: на первом этапе следует выбрать нужную функцию из списка, а на втором – указать аргументы выбранной функции. Работа с Мастером функций будет рассмотрена при выполнении практической работы 46.

Практическая работа 46. Выполнение расчетов с использованием Мастера функций

Задание. Используйте функцию ОКРУГЛ для округления цен в прайс-листе из предыдущей практической работы (см. рис. 6.32). Округление необходимо, поскольку при пересчете может получиться результат с несколькими десятичными знаками, а подобные цены не всегда удобны.

Последовательность выполнения

1. Откройте прайс-лист, который был сохранен под именем Прайс.

2. Удалите все формулы из столбца С.

3. Сделайте активной ячейку, в которую нужно ввести формулу. Для данного прайс-листа это ячейка С5.

4. Нажмите кнопку Вставка функции (fx) в строке формул. Появится первое окно Мастера функций (рис. 6.35). Если вы начинаете с Мастера функций, то знак = будет введен автоматически.

5. Найдите в списке нужную функцию и нажмите кнопку OK. По умолчанию Excel предлагает список из 10 недавно использовавшихся функций; если нужной функции в нем нет, существуют следующие способы поиска:

• все функции в Excel разделены на несколько категорий; после выбора нужной категории отобразится список имеющихся в ней функций, например функция ОКРУГЛ относится к категории Математические;

• если вы не знаете, в какой категории следует искать нужную функцию, попробуйте ввести краткое описание функции в поле Поиск функции, а затем нажать кнопку Найти, например, поиск по слову округлить отобразит несколько функций, выполняющих эту операцию.

Рис. 6.35. Первый шаг Мастера функций – выбор функции

6. После выбора функции появится второе окно Мастера с полями для ввода аргументов (рис. 6.36). Для выбранной функции ОКРУГЛ следует ввести два аргумента – Число и Число_разрядов. В поле Число нужно ввести выражение, которое необходимо округлить. В данном примере оно будет иметь вид B6*Курс. Для ввода в формулу ссылок на ячейки достаточно щелкнуть кнопкой мыши на ячейке; чтобы увидеть нужную ячейку, может понадобиться переместить окно Мастера в другую часть экрана.

Рис. 6.36. Второй шаг Мастера функций – ввод аргументов функции

7. Для ввода второго аргумента щелкните кнопкой мыши в поле Число_разрядов. Обратите внимание на изменившуюся подсказку в нижней части окна Мастера. Для округления цены до десятков копеек установите число разрядов равным 1.