Склад. Стандарты управления: Практическое пособие - Владислав Волгин

Работа с покупателями – на доконтрактной стадии и после заключения контрактов логистическая служба должна согласовывать и уточнять с покупателями инструкции по отгрузке.

Работа с перевозчиками заключается в согласовании места, времени и способа погрузки партий товаров, а также порядка сдачи груза по количеству мест и весу, состава сдающих и принимающих комиссий, форм документов, подписываемых при сдаче-приемке, порядка предъявления претензий, сопровождении грузов.

Организация сопровождения грузов включает следующие обязательные моменты:

• резервирование площадей для временного размещения груза в ожидании погрузки;

• планирование технических средств и рабочей силы для погрузки;

• организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг партнеров-перевозчиков;

• контроль фактических сроков погрузки и отправления партий товаров;

• контроль прохождения грузов по маршруту доставки – через известные пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни;

• контроль получения оригиналов всех необходимых транспортных документов.

Работа со службой хранения заключается в разработке процессов отбора и комплектации товаров контроле исполнения и корректировке технологии отбора.

Работа со службой контроля количества и качества отгружаемой продукции состоит в разработке инструкций по контролю, последовательности операций, подготовке документации, порядка действий при обнаружении отклонений.

Работа со службой упаковки состоит в согласовании методов выбора изготовителей упаковки и тары, методов организации процессов упаковки при отгрузках.

Работа с грузовой службой заключается в разработке графиков работ, ремонтов техники, в согласовании необходимой технологии перемещения грузовиков при прибытии под погрузку, состава рабочих бригад для погрузки отправляемых партий и для перемещения грузов.

Порядок обеспечения отправки

Отгрузка товаров в полном соответствии с контрактами по количеству, качеству и комплектности – ответственная процедура, небрежное исполнение которой приводит к недостачам, повреждениям, некомплектности или снижению качества товаров. Вследствие обнаружения недостатков получатели предъявляют поставщикам претензии и арбитражные иски. Поэтому организация отгрузки заказанных товаров, как и любой логистической операции, должна быть тщательно разработана.

Элементы обеспечения отгрузки:

• набор оптимально необходимых площадей для комплектации, упаковки, погрузки товаров.

• комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для комплектации, упаковки, погрузки товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;

• условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т. д.;

• технология грузообработки;

• технологические инструкции для процессов отбора, комплектации, упаковки и погрузки различных товаров;

• структура и алгоритмы бизнес-процессов управления отгрузкой;

• методики проверки качества товаров;

• компьютерные программы;

• должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в отгрузке;

• формы документов, получаемых в результате отгрузки;

• положения о подразделениях, участвующих в отгрузке;

• управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;

• планирование: планы продаж, планы грузооборота, планы работ, графики работ, отпусков, дежурств.

В практике существуют варианты обработки отгружаемых товаров:

• отгрузка товаров по контрактам с длительными сроками поставок, установленными договорами;

• отгрузка товаров на условиях «точно в срок» по утвержденным графикам;

• срочные отгрузки по срочным заказам;

• отгрузки внутри предприятия.

Самые трудные в организации – срочные отгрузки. Запланированные отгрузки и регулярные отгрузки на условиях «точно в срок» позволяют оптимизировать использование техники и рабочей силы.

Обработка заказов

Система управления складом разграничивает производственные и клиентские заказы. Данные, необходимые для обработки заказов на комплектацию и отправку, либо поступают из центральной системы, либо вводятся пользователем через соответствующее меню. Для просмотра и обработки заказов настроены соответствующие меню программы. Процесс обработки заказов состоит из трех этапов. Вначале заказ создается и сохраняется в БД. При активации данного заказа необходимые товары резервируются из доступных на складе товарных запасов, после чего составляются спецификации на подборку заказов. Отобранные для клиентских заказов товары могут быть направлены на упаковку через специальное диалоговое меню, а также снабжены сопроводительными документами (упаковочным листом, ярлыками и при необходимости, информацией об недостающих деталях).

Производственные заказы используются для обеспечения внутреннего производства или собственных магазинов. В этом случае допускаются избыточные поставки. Это значит, что грузовые модули отгружаются со склада целиком, при этом необходимость в их распаковке отсутствует.

Активизация заказов вручную и с задержкой по времени Пользователь может активизировать задания на подготовку заказов, как по отдельности, так и в виде целой группы. При активизации система запускает процесс резервирования. В ходе этого процесса система распределяет необходимые товарные запасы по заказам. Помимо ручной активизации, система имеет дополнительный модуль для активизации заказов с задержкой по времени. При активизации заказов система может производить уплотнение и группировку одинаковых складских единиц.

Резервирование запасов

Процесс резервирования управляется несколькими критериями поиска. Запасы могут резервироваться либо по всему складу, либо только в тех складских областях, которые были выбраны пользователем.

Применяются следующие критерии поиска:

• по fifo (первый пришел, первый ушел);

• по коду партии: при использовании модуля работы с партиями товарные запасы можно резервировать при помощи кодов партий, тогда резервирование может быть ограничено товарами из определенной партии;

• по сроку годности: при использовании модуля сроков годности дату можно включать в данные о заказе, при этом зарезервированы будут только товарные запасы с данным сроком годности;