Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы - Глеб Архангельский

Часто к большим затратам сил и времени ведет чрезмерная фиксация на тактических, частных целях без четкого понимания: для чего нужно их достигать и нельзя ли достигнуть того же самого другим путем? Насколько часто вам приходится сталкиваться с ситуацией «за что боролись, на то и напоролись»? Например, с пеной у рта отстаивали какую-то точку зрения, а потом оказалось, что она только мешает. Цель «победить в споре» заслонила собою цель более высокого уровня — «наладить эффективное сотрудничество».

Чтобы понять, действительно ли вам нужно выполнять какую-то работу, спросите себя: «А зачем это нужно и именно это ли?» Например, работники некоей большой фирмы, имеющей собственное здание, жаловались на то, что приходится долго дожидаться лифтов. Эксперты предложили владельцу три решения: добавить еще один лифт; повысить скорость существующих; поставить систему управления лифтами, позволяющую более рационально задавать их маршруты. Каждое решение стоило несколько тысяч или десятков тысяч долларов. Владелец попытался перейти к цели более высокого уровня, понять, почему работники жалуются. Оказалось, проблема не столько в потерях времени на ожидание, сколько в том, что ждать у лифтов скучно, это раздражает сотрудников и плохо сказывается на их работоспособности. Тогда на всех этажах около лифтов повесили зеркала — этого вполне хватило, чтобы занять работников на протяжении 2–3 минут ожидания. Жалобы сразу прекратились. Как видим, одну и ту же проблему можно решить многими способами, и некоторые из них могут быть в сотни раз дешевле очевидных и привычных.

Верно говорят, что правильная постановка задачи — половина решения. Переход к целям более высокого уровня позволяет уточнить исходную задачу, иногда изменив ее до неузнаваемости. Для более эффективной постановки задачи тризовцы рекомендуют также избавляться от привычных технических терминов, формулировать задачу максимально простыми, даже наивными, «детскими» словами (не «повысить эффективность работы лифтовой системы перемещения персонала», а «люди жалуются, что приходится долго ждать лифтов»). Дело в том, что любой технический термин неявно скрывает в себе массу привычных решений, способов действия; уход от этого термина позволяет освободить сознание для поиска новых, необычных способов решения проблемы. Именно в изобретательских ситуациях упомянутые выше SMART-цели и другие способы самопрограммирования, визуализации результатов могут сыграть скорее отрицательную, чем положительную роль.

В заключение приведем еще один пример важности перехода к надцелям и правильной постановке задачи, одновременно иллюстрирующий принцип «использовать вредный фактор как ресурс». В одной из немецких гостиниц постояльцы крали красивые пепельницы. На постановку задачи «Как сделать, чтобы пепельницы не крали?» на семинарах обычно рождается масса решений типа: «Прибивать гвоздями к столу», «Сделать пепельницы очень плохими и некрасивыми», и т. д. Если же задаться вопросом: «Зачем предотвращать кражу пепельниц?», то можно выйти на надцель: «Чтобы бюджет гостиницы не нес ущерб». При этом автоматически находим решение: включить пепельницы в стоимость номера, и пусть воруют. На пепельницы еще и нанесли фирменную символику и адрес гостиницы, таким образом использовав вороватых постояльцев как разносчиков рекламы. Вредный фактор оказался ресурсом, а использовать этот ресурс помогла правильная постановка задачи.

Избавиться от огромного количества лишней работы вы сможете, задавая себе вопросы: «Зачем это нужно?», «Нельзя ли достигнуть того же самого другим путем?» Никогда не принимайте на веру исходную постановку задачи — в ней заложены самые стереотипные и самые неэффективные решения.

Выбирайте оптимальную точку приложения усилий

Можно пытаться остановить трактор, упираясь руками в гусеницы, а можно добраться до кабины и всего лишь повернуть небольшую рукоятку. Таким образом, часто точность оказывается важнее силы. Трата времени и мыслительных усилий на создание этой точности с лихвой окупается экономией на усилиях.

Поясним сказанное на примере. Не так давно в СМИ проходила информация о том, как телерадиовещательная компания нашла способ «выбивания» денег из телеканалов за ретрансляцию. Обычное отключение не проходит: начинаются возмущения по поводу нарушения свободы граждан на получение информации. Руководство нашло уязвимую точку телеканалов: все передачи шли своим чередом, но во время рекламных пауз появлялась заставка: «Здесь могла бы быть их реклама». Таким образом, и свободы граждан не нарушены, и требуемый эффект (воспитательное воздействие на телеканалы) получен благодаря правильному выбору точки приложения усилий.

Еще два примера с сайта www.trizland.com. В одном из американских научных центров мягкие кресла в зале заседаний заменили на стулья с твердыми сиденьями. В результате среднее время заседаний сократилось на 40 %! Очень похожий способ — проведение совещаний стоя. В обоих случаях для оказания управляющего воздействия «сократить длительность совещаний» выбирается в качестве точки приложения усилий не сознательность участников, как обычно, а их физическое удобство, что оказывается более эффективным.

Если в предыдущем примере для нанесения точного удара пришлось из картины мира переместиться в физическую реальность, то в следующем примере эффект был достигнут за счет использования непривычных элементов картины мира. Некий хозяин магазина, чтобы привлечь потенциальных покупателей, вместо обычного воздействия на их картины мира (реклама своего магазина и товаров) сделал воздействие необычное, а именно опубликовал в местной газете объявление: «Господин N предупреждает госпожу I, что если она не явится на свидание на угол таких-то улиц, у магазина готового платья Томпсона, такого-то числа в такое-то время, то он совершит все, о чем предупреждал».

Для поиска нужных точек может пригодиться вводимое В. К. Тарасовым[50] понятие «градусник» — прибор в картине мира другого человека, с помощью которого он принимает значимые для вас решения. Название происходит от истории, которую рассказывает Тарасов о своих студенческих временах, когда студенты для выигрыша дополнительного времени перед экзаменом получали справки о болезни. Некоторые из них для этого ходили босиком по лужам, т. е. прилагали значительные усилия, чтобы вызвать реальное повышение температуры. А некоторые в кабинете врача при измерении температуры просто украдкой натирали градусник руками до требуемой кондиции. Таким образом, они меняли именно тот небольшой кусочек действительности, который был наиболее значим для лица, принимающего решение.