Тайм-менеджмент - Брайан Трейси

Глава 4

Тщательно все продумайте

Что важнее и полезнее всего делать в любой сфере бизнеса и любой профессии? Ответ: думать! Способность мыслить ясно и принимать обдуманные решения о том, что и как нужно делать, оказывает на ваше будущее гораздо более сильное влияние, чем любой другой талант и любое другое занятие.

В некоторых делах умение «думать медленно» имеет решающее значение для достижения результатов. Ежедневно выделяйте 30 минут и более на обдумывание своих целей и планов, а также на оценку их реализации. Пусть это будет первое, что вы делаете по утрам. Обязательно находите время для того, чтобы думать, планировать, мечтать и творить. Все выдающиеся руководители и высокоэффективные работники – и мужчины, и женщины – ежедневно выделяют время на тщательное обдумывание своих действий, прежде чем приступают к их осуществлению. Прежде чем «отрезать», необходимо скрупулезно все «отмерить»: почитать, поразмышлять, помоделировать то, за что вы беретесь.

Будьте активными, а не пассивными

Постоянно подвергайте сомнению сложившееся положение вещей. Если те или иные ваши старания не дают ожидаемых результатов, если они приносят вам разочарование или вызывают сопротивление, будьте готовы остановиться, сделать шаг назад и опробовать другие методы или направления движения для достижения поставленных целей. Чем бы вы ни занимались сегодня, наверняка существует более эффективный способ делать это самое дело. Способ более быстрый и менее затратный, чем тот, которым вы пользуетесь сейчас. Имейте мужество усомниться в правильности своих допущений.

За долгие годы жизни я прочел сотни биографических и автобиографических книг успешных мужчин и женщин, прославившихся в самых разных областях человеческой деятельности, и обнаружил нечто такое, что связывает всех этих людей. Я понял, что подлинное величие достигается через самоанализ, ретроспекцию, созерцание и раздумья. Вы сможете реализовать весь свой потенциал и подняться до доступных вам высот только тогда, когда начнете находить время для регулярных размышлений о том, кто вы, чего хотите и каков лучший способ достижения желаемого.

Не экономьте время на оценку своей жизни и работы в более широком контексте. Думайте о том, где вы находитесь сейчас и где хотите оказаться через пять лет. Что из того, чем вы занимаетесь сегодня, приведет вас в ваше «завтра». Такой образ мыслей поможет вам управлять своим временем намного лучше, чем вы можете себе даже представить в настоящий момент. Порой одна-единственная хорошая идея, возникшая во время подобных размышлений, способна сэкономить месяцы и даже годы тяжелого труда.

Используйте время с толком

Бенджамин Трего, опытный консультант по вопросам управления, однажды сказал: «Трудно придумать более плохое применение времени, чем делать отлично то, чего не стоит делать вовсе». Поэтому ключевым для вас должен стать вопрос «Кто мой клиент?». Чем бы вы ни занимались в жизни, успех во многом будет зависеть от того, насколько полно вы сможете удовлетворять своего самого важного клиента. По определению, клиентом считается человек или группа людей, которых необходимо «ублажать», чтобы преуспевать в работе. Ваш клиент – это тот, кто зависит от предлагаемых вами продуктов или услуг и от которого зависите вы в своем стремлении к успеху и благоденствию.

На работе ваш самый важный клиент – это начальник. Ваш успех и продвижение по карьерной лестнице зависят в первую очередь от способности удовлетворять его: быстро и хорошо выполнять работу, которая для него в данный момент важнее всего.

У вас как у менеджера есть и другие важные клиенты: подчиненные. Если не заботиться о них, они не будут трудиться эффективно и слаженно и не добьются результатов, которых вы от них требуете. Что же делать, чтобы удовлетворить сотрудников, увлечь их работой и повысить их самоотдачу? Подумайте об этом медленно!

И, конечно же, конечный клиент в любом виде бизнеса – это потребитель продукта или услуги. Не переставая спрашивайте себя: «Что я должен сделать, чтобы удовлетворить своих самых важных клиентов? Что из того, что я могу сделать, будет для моего клиента важнее и полезнее всего?»

Многие люди постоянно заняты, заняты и заняты, но они тратят массу времени на выполнение задач, имеющих очень низкий приоритет и ценность.

За что вам платят?

Один из моих любимых вопросов звучит так: за что вам платят? Для выполнения какой именно работы вас наняли? И еще: что из того, ради чего вас наняли, важнее всего и что может быть выполнено прямо сейчас?

Заведите привычку «думать на бумаге». Садитесь в кресло со стопкой бумаги и ручкой и пишите! Составьте перечень всех дел, которые вам необходимо сделать. Затем проанализируйте список, переосмыслите значение отдельных пунктов и реорганизуйте их в порядке приоритетности. Только после этого можно приступать к их выполнению. Чем больше времени вы станете посвящать осмыслению того, кто вы такой, чего вы хотите и к чему стремитесь, тем более качественные решения будете принимать и тем больше дел будете успевать сделать за меньший срок.

Глава 5

Размышляйте на бумаге

Нарисуйте общую картину своих крупнейших задач и проектов, чтобы и вы, и другие люди могли увидеть их в целом. В качестве наглядного пособия можно использовать диаграммы PERT[6]. Подобные схемы применяют самые продвинутые и продуктивные компании и руководители во всем мире. Такие диаграммы позволяют увидеть множество путей достижения поставленных целей и выбрать наиболее эффективный из них.

Начните с определения целей и задач, которые нужно осуществить, чтобы получить желаемые результаты. Начните работу с мыслью о конечном итоге. Выделите время, чтобы нарисовать в уме предельно точную картину того, как бы выглядели ваши цели, если бы их можно было реализовать наилучшим образом. Затем пройдите всю «цепочку» действий и событий в обратную сторону – от будущего к настоящему. Составьте список логических шагов, которые придется проделать, чтобы продвинуться от той точки, где вы находитесь сейчас, к той, где хотите в конце концов оказаться.

Использование диаграмм PERT позволяет графически наметить все шаги, которые следует предпринять, и определить, к какому моменту каждый из них должен быть выполнен, чтобы добиться конечной цели.

Вы – менеджер проектов

В бизнесе практически вся работа и все важные свершения являются, по сути, чередой проектов. От способности доводить их до конца во многом зависят ваш успех и карьерный рост. Для выполнения проектов нужно умение работать в многозадачном режиме. Ведь для реализации проекта требуется выполнить целый ряд различного рода работ.

Наверное, самый мощный инструмент, который вы можете использовать для максимизации своей эффективности и существенного повышения уровня достижений, – это контрольный перечень. Этот документ содержит в себе описание в хронологическом порядке всех шагов, которые необходимо предпринять. Создавать его следует в первую очередь, еще до начала всех работ.

Способность составлять четкие и подробные контрольные перечни шагов, которые предстоит совершить для достижения цели, говорит об умении мыслить как руководитель. Здесь действует такое правило: каждая минута, затраченная на планирование и создание контрольного перечня, сэкономит вам десять минут на выполнение работы. В данном случае мы имеем дело с еще одним примером медленного мышления, которое резко повышает вашу эффективность и результативность, а также персональную ценность для дела и компании.

Создайте диаграмму PERT

Схема, представленная в этой главе (рис. 1), служит примером диаграммы PERT. Она может принимать самые разнообразные формы. В интернете вы найдете на выбор огромное число подобных диаграмм. Как только начнете использовать их, вы будете удивлены тем, насколько больше дел успеваете сделать и насколько меньше проблем и конфликтов у вас возникает на разных этапах.

От каждой задачи или цели проведите черту назад – в обратную сторону от той даты, к которой требуется их выполнить. Перенесите все на бумагу так, чтобы вы могли видеть, к какому моменту необходимо закончить каждый этап задачи, чтобы завершить всю работу в срок.

Когда вы думаете на бумаге, используя диаграмму PERT, вы берете последовательность событий под полный контроль. Вы намечаете маршрут, по которому будете идти. Распределяете задачи так, чтобы можно было проверять их выполнение, и гарантируете строгое соблюдение графика и качественное выполнение работы. В этом смысле диаграмма PERT служит также страховкой от ситуаций, когда одновременно подходят крайние сроки выполнения множества задач. В итоге вы всегда будете успешно завершать свои главные проекты.