Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Пэт Никерсон

• Посетите занятия по написанию электронных писем или прочитайте хорошие книги по этой теме, сделав для себя пометки.

• Работайте над шаблонами, когда вы в отличном расположении духа – тогда они будут более структурированными и логичными. Но никогда не делайте этого, если разозлились или устали. Позднее при необходимости дополните их текущими подробностями.

• Создав хорошее электронное письмо на сложную тему, сохраните его в специальной папке ваших лучших документов. Держите его там, где его легко найти, использовать повторно или переделать в ваши менее радужные дни.

Проблема № 9: электронная почта изолирует

Участники нашей команды обособляются, используя электронную почту вместо личного общения даже с теми людьми, которые сидят за соседними столами.

Предложения

• Электронная почта была изобретена для скорости и краткости, а не как средство создания отношений. Больше доверяйте личным контактам, если только вы не находитесь на разных континентах.

• Телефонные разговоры не так хороши, как личное взаимодействие, но стоят на втором месте после него. Они работают, потому что другая сторона может слышать/чувствовать ваши интонации, юмор и сомнения.

КОММЕНТАРИЙ: отношения основываются на постоянстве в выполнении обещаний. Электронная почта, таким образом, помогает тем, что предоставляет записи о переданных запросах, высланных ответах и подтверждении исполнения обязательств. Электронные письма упрочивают доверие, но не зарождают его.

Более того, есть люди, которые разделены континентами: они редко встречаются (если им вообще это удается), но все же создали много примеров успешных, долговременных отношений. Такой успех требует сочетания сильной мотивации, готовности проявить сочувствие, обдуманного написания писем и множества приятных разговоров по телефону. За время, сэкономленное на поездках, придется расплачиваться с помощью аккуратности и заботливости при обмене информацией.

Проблема № 10: проволочки в работе с электронными письмами

Люди склонны постоянно перечитывать электронные письма и не предпринимать действия.

Предложения. Так же, как жертвы личной неорганизованности признаются, что хранят стопки бесполезных бумаг, в связи с которыми они медлили предпринимать действия, так и жертвы проволочек в работе с электронными письмами должны, стиснув зубы, запустить план исправления. Попробуйте в работе с входящими сообщениями простую систему эффективности.

• Не уверены, что это ваше дело:

– прочитайте или передайте на рассмотрение;

– отклоните или удалите.

• Да, это ваше дело. Выглядит быстрым, простым и важным?

• Прочитайте, ответьте, предпримите действия, затем сохраните.

• Да, это ваше дело, но его не решить на скорую руку. Существуют шесть шагов:

– прочитайте;

– подтвердите получение, укажите время, нужное на предоставление ответа;

– определите, что вам необходимо для выполнения (объемы, издержки, помощь сотрудников);

– изучите, посоветуйтесь, проведите расчеты, примите решение;

– ответьте или предпримите действия;

– сохраните.

Введите для всей команды нормы этикета при работе с электронной почтой

Вам и вашим коллегам понадобится уделить время тщательной разработке норм этикета в электронной переписке. Так вы избавитесь от мучительных усилий по воссозданию доверия, которое столь легко может быть разрушено легкомысленным высказыванием, устаревшей цепочкой сообщений, нажатием кнопки «Ответить всем» или сомнительным материалом для скачивания. Ваше командное соглашение также может задавать временные границы в отношении материалов, которые подлежат удалению, хранению или архивированию.

В повседневной практике

Как только ваша команда опубликовала свой внутренний регламент в отношении электронной почты, задумайтесь о средствах обновления, напоминания и вознаграждения, которые будут побуждать вас к поддержанию хороших привычек. Если вы не можете представить свою коммерческую деятельность без электронной почты, обеспечьте непрерывную эффективность ее работы и используйте это средство экономии времени на основе осознанности, вежливости и здравого смысла.

Самопроверка

Насколько успешно вы избегаете неумеренности в пользовании электронной почтой? Оцените себя по следующим вопросам и повторите это через 30 дней. Простого ответа «да/нет» будет достаточно.

Вопросы

1. Я научился сосредоточиваться на приоритетах и открываю электронную почту в определенное время дня за исключением работы в чрезвычайном режиме.

2. Вместо того чтобы обременять получателей тяжелыми приложениями, я предоставляю им ссылку и храню эти документы в сети в общем доступе.

3. Моя команда сокращает тянущиеся месяцами цепочки сообщений, используя шаблоны для опроса мнения сотрудников вместо создания еще большего количества текста. Мы ограничиваем количество тех, кто может оставлять комментарии. Время от времени эксперт в предметной области приводит все в порядок.

4. Что касается «мусорных» сообщений, мы просим сотрудников использовать для этого наши внутренние социальные сети. Политика компании не дает таким письмам попасть в электронную почту.

5. Чтобы избежать бестактности, я никогда не пишу письма в раздраженном состоянии. Если времени мало, то прошу объективного человека проверить их до отправки.

6. Мы запретили функцию «ответить всем». Каждый член моей команды использует правила предварительной сортировки для фильтрации обоснованных, но неуместных писем.

7. Если написание письма заставляет нас потеть, то мы понимаем, что лучше справимся с этим с помощью встречи или звонка.

Итоги ________

Глава 13

Неприрученный телефон

Десять лет назад бизнесмены помещали перерывы на телефонные звонки на второе место в списке пяти главных причин потери времени. Современные технологии, с их вездесущими определителями вызывающего абонента и голосовой почтой, возлагают ответственность за потерю времени на нас, владельцев, поэтому жалобы о перерывах на звонки переместились на восьмое место списка раздражителей. Мы признаем, что звонящие абоненты не стали доставать нас больше прежнего. Дело в нашей непроизвольной реакции на специальную мелодию звонка и в нашей любви ко всем приложениям, «помогающим экономить время». Из-за них наши телефоны остаются неприрученными. Технологии невинны, это мы грешим.

Ежедневно появляются десятки дешевых приложений. Можно загружать наши контакты, списки проектов, расписания, семейные фотографии, любимые мелодии. Мы можем напрямую совершать покупки или смотреть фильмы, новости и спортивные события на наших крошечных, утомляющих глаза экранах. Мы можем освободить руки для принятия пищи или вождения автомобиля, но продолжим принимать звонки с помощью гарнитуры – этого оборудования спецагента. По крайней мере на дороге наши руки не должны быть заняты телефоном. Но получается ли у нас?