Избавь свою жизнь от хлама! - Эндрю Меллен

Я работаю с наибольшей производительностью

с _______ до ________

Этот интервал времени является для вас своего рода священной коровой. В это время вы должны исключить не только проверку электронной почты, но и свое участие в любых встречах, совещаниях, переговорах и др. (если это, конечно, возможно). Планируйте выполнение менее важных задач, в том числе работу с почтой, на время, когда ваша производительность снижается. Такой подход обеспечит наиболее рациональное использование рабочего времени. Я пришел к выводу: когда в течение дня у меня накапливается усталость, вызванная моей максимальной концентрацией на выполнении текущего проекта, обработка электронной почты позволяет несколько расслабиться после напряженной умственной деятельности и иногда даже приносит определенное удовольствие.

Папка «Входящие» только для входящих

В вашем ящике входящей почты должны находиться лишь непрочитанные сообщения. Ящик входящей почты – это не список заданий, покупок и предстоящих дел, отдельные разделы которого «болтаются» в нем неделями, так и оставшись невыполненными. В ящике входящей почты одного из моих клиентов одновременно пребывало свыше тридцати тысяч (!) писем. В моем присутствии этот клиент тщетно пытался найти последнее письмо, касавшееся конкретного проекта. Это невероятное количество входящих сообщений серьезно замедляло работу процессора, когда он начинал сортировать их. Я потратил вместе с этим клиентом несколько долгих часов, пытаясь найти и устранить все повторные и безнадежно устаревшие сообщения. В итоге нам удалось сократить число писем до каких-то жалких восьми тысяч. Впрочем, и ему, и мне была очевидна необходимость дальнейшей сортировки. А это подводит нас к следующему пункту списка.

Пусть почтовая программа сама управляет электронными письмами

Эффективное управление электронной почтой должно включать настройку и использование фильтров. Все почтовые программы электронной почты предусматривают возможность конфигурирования «правил» или «фильтров», позволяющих направлять сообщения в конкретные папки исходя из набора критериев, к числу которых могут относиться отправитель сообщения, тема сообщения и (или) его содержание. Если вы не пользуетесь внешним спам-фильтром, то можете направлять любой полученный вами спам непосредственно в «мусорную корзину», чтобы не тратить время на его просмотр и удаление вручную.

В моем компьютере есть несколько папок, предназначенных для определенных категорий электронной почты. Почтовая программа автоматически фильтрует всю входящую почту и направляет ее в одну из этих папок, основываясь на указанных критериях. Вот лишь несколько примеров.

Книга руководителя VirgoMan. Вся корреспонденция, которой я обмениваюсь со своим литературным агентом, редактором и издателем, немедленно направляется в эту папку.

Семинары под эгидой компании VirgoMan. Здесь содержится корреспонденция тех, кто желает получить дополнительную информацию о моих семинарах.

Ежемесячные счета. В эту папку идет вся соответствующая корреспонденция, в том числе получаемые мною предупреждения о необходимости срочно оплатить те или иные счета, а также все электронные счета и фактуры.

Текущие события и мероприятия. В эту папку направляются приглашения посетить те или иные события и мероприятия – либо с листов, на которые я подписался, либо присланные мне друзьями, родственниками или коллегами.

Покупки. В эту папку идут купоны и другие уведомления как от обычных магазинов, так и от интернет-магазинов, которым я отдаю предпочтение. Несмотря на то что я не очень-то часто делаю покупки (и тем более никогда ничего не покупаю, поддавшись первому порыву), всегда приятно видеть в продаже какую-нибудь интересную новинку, которую я не прочь приобрести. Впрочем, если сообщения такого рода слишком досаждают вам, отпишитесь от рассылки.

Семья. Здесь корреспонденция от моих близких родственников.

Клиенты. Папка «Клиенты» содержит несколько вложенных папок (в алфавитном порядке) – по одной для каждого из моих нынешних клиентов; кроме того, есть вложенная папка «Случайные клиенты» и папка под названием «Неактивные клиенты». В папку «Неактивные клиенты» перемещается папка клиента, чей проект уже завершен. Если этот клиент снова становится активным, его папка перемещается обратно в главную папку «Клиенты». В упрощенном виде эту иерархическую систему папок можно представить так.

• Клиенты:

▪ Бекка и Кэрол;

▪ Патти и Нина;

▪ Айрис;

▪ и т. д.

• Случайные клиенты.

• Неактивные клиенты:

▪ Аманда Бейкер;

▪ Ричард Нельсон;

▪ Марк Хоппер.

Вдобавок к папкам вы можете также настроить по собственному усмотрению внешний вид входящей электронной почты. Например, выделить полужирным шрифтом строку темы и поменять цвет для всех писем от клиентов или начальника.

Фильтры могут также «подчищать» за вами почту, которую вы уже успели обработать, автоматически убирая из ящика входящей почты все прочитанные сообщения по истечении суток с момента их прочтения. Таким образом, даже если вы забудете распределить эти письма по папкам, компьютер сделает это за вас.

Еще один способ сортировки писем – маркировка флажками. Подобно тегам для фотографий, о которых рассказывалось в главе 8, вы можете создать связанные сохраненные поиски для каждого флажка. В таком случае не потребуется создавать заново общие поиски каждый раз, когда вы захотите найти все сообщения, помеченные определенным флажком.

Использование панели предварительного просмотра внизу или сбоку от списка входящих писем позволит быстро просмотреть новые сообщения, которые могли «проморгать» ваши фильтры, а затем вручную перенаправить их в соответствующие папки.

Чем больше ответите, тем больше получите

Удивительно и иррационально, что едва вы очистите ящик входящей почты, он практически мгновенно наполнится вновь. Сообщения электронной почты плодятся как кролики. Я получаю все меньше и меньше глупых писем, поскольку никак не реагирую на них. Один из родственников регулярно присылает мне забавные истории, приколы и анекдоты, вычитанные в Интернете, – он полагает, что таким образом доставляет мне удовольствие. Между тем удовольствие я получаю далеко не всегда, но вместо того чтобы возмущаться и высказывать этому родственнику свои претензии, я открываю его послания, улыбаюсь (чаще – нет) и отправляю их в папку под названием «Корзина».

Кроме того, я никогда не отвечаю на послания, не требующие ответа. Например, не вижу смысла отвечать на письма с выражением благодарности в мой адрес. Поблагодарил меня человек за какую-то услугу, которую я когда-то оказал ему, – и дело с концом. В противном случае этот взаимный обмен любезностями может тянуться до бесконечности.

Кто-то из двоих должен проявить твердость и прекратить этот взаимный обмен уверениями в искренности намерений. Ознакомьтесь с общепринятым этикетом пользователей электронной почты, установите собственные правила (если в этом есть необходимость) и неукоснительно придерживайтесь их. Предоставьте возможность упражняться в изъявлениях взаимной преданности и любви тем, кому нечем больше заняться.

Кроме того, я не собираюсь предостерегать людей от рассылки всевозможных посланий-мистификаций, чем они занимаются, на мой взгляд, по собственному недомыслию. Пусть эту обязанность возьмет на себя кто-нибудь другой. Не вижу смысла реагировать на новость о том, что Билл Гейтс собирается раздавать миллион долларов пользователям продукции Microsoft; что такой-то, получив так называемое письмо счастья, проигнорировал его, в результате чего издохла его любимая собака, затем он одумался, переслал сообщение всем своим друзьям и выиграл в лотерею десять миллионов долларов; что некто совершил фатальную ошибку, ответив на звонок по мобильному телефону в тот момент, когда его телефон заряжался от электросети (телефон взорвался, и бедняге снесло пол-лица)…

Если вы хотите взять на себя эту обязанность, сообщите своим друзьям и родственникам адреса сайтов, посетив которые, они смогут решить для себя вопрос целесообразности пересылки другим людям подобного «мусора», получаемого по электронной почте.

Отвечайте по мере необходимости

Несмотря на наличие множества писем, не требующих ответа, на некоторые отреагировать все же придется. Даже если ваш ответ сводится к элементарному «нет», «спасибо, не нужно» или «не могу», ответьте обязательно, если очевидно, что от вас этого ждут, поскольку от ответа зависят дальнейшие действия вашего адресата.

Решив написать пото́м, вы отнюдь не помогаете отправителю. Если вы в силу тех или иных причин не можете ответить сразу же, сообщите, когда следует ждать развернутого ответа. Если вы не располагаете запрашиваемой информацией, но знаете, кто ее может предоставить, перешлите этому человеку полученное вами письмо, а отправителю исходного сообщения перешлите копию (CC). Таким образом, вы взяли на себя роль посредника, оказали посильную помощь отправителю исходного сообщения и ушли из игры – одним выстрелом убили двух зайцев и получили наилучший для себя результат.