Делопроизводство. Подготовка служебных документов - Юрий Демин

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Приложение к распорядительному документу (приказ, распоряжение, инструкция и др.) оформляется следующим образом: на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Генерального директора

АО «Сигма»

от 05.06.2004 № 31

Если приложение одно, порядковый номер не указывается. Допускается отметку о приложении печатать прописными буквами, а также центрировать относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу директора

ООО «Запад»

от 05.06.2003 № 37

Если приложение к распорядительному документу утверждается распорядительным документом и имеет самостоятельное значение, отметка о приложении оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Генерального директора

АО «Система»

от 12.07.2004 № 40

Утверждаемые приложения должны быть подписаны исполнителем – руководителем подразделения, подготовившего документ.

2.3.26. Согласование документа – реквизит документа, выражающий согласие другой организации с содержанием документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Президент АО «Аргумент»

Личная подпись А. В. Веденин

Дата

Если согласование может осуществляться письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо ОАО «Каскад»

От 05.06.2004 № 512-11

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2004 № 10

Гриф согласования может располагаться на отдельном Листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.

Лист согласования может оформляться следующим образом.

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

2.3.27. Согласование документа внутри организации с заинтересованными подразделениями и должностными лицами оформляется визой согласования документа. Виза включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись М. Е. Цыганов

Дата

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись М. Е. Цыганов

Дата

Документ может визироваться исполнителем, заинтересованными в его содержании должностными лицами, финансовыми и экономическими службами, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом и руководителем службы делопроизводства (при необходимости).

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают и прилагают к документу.

На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит перепечатке и повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

2.3.28. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с получением или расходованием финансовых и материальных средств, а также на иных документах, предусматривающих в нормативном порядке заверение подлинной подписи.

Документы заверяют гербовой печатью организации, печатью с изображением зарегистрированного логотипа организации или печатями структурных подразделений.

Порядок изготовления, пользования, хранения и уничтожения печатей организации устанавливается соответствующим распорядительным документом организации.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы легко прочитывался текст на оттиске и вся информация составных частей подписи.

В случаях, установленных законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации или соглашением сторон, электронная цифровая подпись (ЭЦП) в электронном документе, сертификат которой содержит необходимые при осуществлении данных отношений сведения о правомочиях его владельца, признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе, заверенном печатью.

2.3.29. Отметка о заверении копии.

При заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись В. Н. Молчанов

Дата

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т. д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью организации (в том числе печатью структурного подразделения, например печатью с наименованием службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации (канцелярии, общего отдела и т. п.)).

2.3.30. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона; для писем иногородним корреспондентам может быть добавлен код города автора документа.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

С. А. Каревский

924 45 67

2.3.31. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит следующие данные: дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:

Отправлен факс от 12.03.2004 № 130

В дело № 01–15

Личная подпись

Дата

или

Издан приказ от 11.02.2004 № 21

«О создании экспертной комиссии»

В дело № 01–02

Личная подпись

Дата

2.3.32. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию на бумажном носителе проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

При поступлении в организацию электронного документа отметка о поступлении проставляется в самом документе.

2.3.33. Идентификатор электронной версии документа представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Примечания

1

ГОСТ Р51141-98.

2

М.: Стандартинформ, 2007. Утвержден и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст.

3

Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. См.: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

4

Управленческое решение.

5

Последнее требование распространяется на документы компаний, осуществляющих деятельность в соответствующих субъектах РФ.