Кадровый документооборот - Виталий Семенихин

При прекращении трудового договора на основании соответствующего приказа дата увольнения проставляется в «шапке» лицевого счета.

По завершении календарного года лицевые счета подписываются бухгалтером и открываются лицевые счета на следующий год.

Если бухгалтер использует форму лицевого счета № Т-54а, которая содержит только условно-постоянные реквизиты работника, то сведения по расчету зарплаты необходимо ежемесячно вкладывать в лицевой счет.

Формы № Т-54 и № Т-54а приведены соответственно на с. 274–277 и 278–279.

8. Отпуска

8.1. График отпусков

График отпусков является локальным нормативным актом, в котором закрепляется очередность предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

В ст. 123 ТК РФ установлено, что всем работодателям необходимо утвердить график отпусков за две недели до наступления календарного года. Например, график отпусков на 2010 г. должен быть составлен и утвержден до 17 декабря 2009 г.

В ст. 123 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя извещать под роспись каждого работника о времени начала отпуска за две недели до его начала.

Унифицированная форма (№ Т-7) графика отпусков утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 и применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать положения действующего законодательства Российской Федерации, специфику деятельности организации и пожелания работников.

График подписывается руководителем кадровой службы организации и утверждается руководителем организации.

В случае если в организации нет кадровой службы, то график подписывается лицом, ответственным за его составление.

Пример

Рассмотрим порядок заполнения графика отпусков (форма № Т-7).

При составлении графика графы 7–9 не заполняются.

Графа 7 «Фактическая продолжительность отпуска» заполняется после фактического окончания отпуска, т. е. после того как работник выйдет на работу.

Графы 8 и 9 «Перенесение отпуска» заполняются, если отпуск переносится на другой период времени. В качестве основания перенесения отпуска указывается приказ (распоряжение) руководителя или иной документ организации.

Графа 10 формы заполняется в случае необходимости внесения в график каких-либо сведений, которые не могут быть внесены в графы 1–9.

Например, Манаенков В.В. попросил перенести отпуск по семейным обстоятельствам, а Филоненко Е.И. – из-за болезни. В этом случае в графе 7 напротив их фамилий стоят даты фактического ухода, в графе 8 – основание переноса отпуска (приказ), в графе 9 – дата предполагаемого ухода, объявленного работниками в момент переноса даты отпуска.

Русских А.П. запланировал новую дату ухода в отпуск, которая не совпадает с датой фактического ухода. Это необходимо отразить в графике.

В организации нет выборного профсоюзного органа, поэтому строка, где необходимо отразить его мнение, не заполняется. 

При составлении графика отпусков необходимо иметь в виду, что ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Такое деление отпуска допустимо по соглашению работника и работодателя. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Вносить изменения в утвержденный график отпусков допускается, только если изменения согласованы с соответствующим работником или связаны с принятием на работу новых работников.

Отсутствие и несоблюдение графика отпусков является нарушением трудового законодательства, что влечет административную ответственность.

В соответствии со ст. 356 раздела 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г., хранить график отпусков необходимо один год. После этого документ можно уничтожить.

8.2. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (работникам)

Для оформления и учета отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации и трудовыми договорами, применяются приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а), формы которых утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Указанные приказы (распоряжения) издаются на основании графика отпусков. В случае предоставления работнику отпуска, который не соответствует графику отпусков, работник должен написать заявление с просьбой о предоставлении отпуска.

Приказы о предоставлении отпуска составляются работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляются работнику под расписку. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала (абз. 3 ст. 123 ТК РФ).

Приказ является основанием для расчета отпускных. На основании приказа также делаются отметки в личной карточке и лицевом счете.

Работодатель по требованию работника согласно ст. 62 ТК РФ обязан предоставить ему заверенную копию этого приказа (распоряжения).

Отпуск оплачивается заранее – не позднее чем за три дня до его начала.

Пример

На основании утвержденного графика отпусков ОАО «Мираж» работником кадровой службы был оформлен приказ от 25 июля 2010 г. № 140 о предоставлении очередного основного отпуска водителю Васильеву И.А… Очередной отпуск Васильеву И.А. будет предоставлен с 11 августа по 8 сентября 2010 г. на 28 календарных дней за период работы с 21 января 2009 г. по 20 января 2010 г.

Рассмотрим, как будет оформлен приказ о предоставлении отпуска Васильеву И.А. 

8.3. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику

При предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого или иного отпуска делается расчет причитающейся работнику заработной платы и других выплат. Для этих целей предназначена записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1).

Ежегодный отпуск предоставляется работнику с сохранением его средней заработной платы. Средняя заработная плата рассчитывается по правилам, установленным в ст. 139 ТК РФ и Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Для определения суммы отпускных необходимо исчислить средний дневной заработок работника и умножить его на число календарных дней отпуска. Данное правило используется при расчете отпускных всех работников, включая:

– работников, работающих на условиях неполного рабочего времени (п. 12 Положения № 922);

– работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени (п. 13 Положения № 922);

– совместителей (п. 19 Положения № 922).

Средняя заработная плата для оплаты отпусков в соответствии со ст. 139 ТК РФ определяется за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Вместе с тем работодатель в коллективном договоре или локальном нормативном акте может установить и другой расчетный период, если это не ухудшит положения сотрудников.

При исчислении средней заработной платы учитываются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда и применяющиеся у работодателя.

В п. 5 Положения № 922 указаны периоды, которые не учитываются в расчете средней заработной платы.

Отметим, что суммы, начисленные за неотработанное время, также не включаются в расчет.

Пример

Менеджеру отдела сбыта Ерофееву С.Н. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней. Период отпуска – с 16 июля 2010 г. по 12 августа 2010 г. Расчетный период – с 1 июля 2009 г. по 30 июня 2010 г.

Заработная плата в расчетном периоде – по 8000 руб. в месяц, в декабре 2009 г. – 380,95 руб.

В расчетном периоде был ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (с 4 декабря по 31 декабря 2009 г.).

Произведем расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

1. Количество учитываемых календарных дней в декабре – 2,85 дн. (29,4 дн. / 31 дн.× (31 дн. – 28 дн.)).

2. Количество учитываемых календарных дней в расчетном периоде – 326,25 дн. (29,4 дн.× 11 мес. + 2,85 дн.).

3. Сумма начисленной заработной платы за расчетный период – 88 380,95 руб. (8000 руб.× 11 мес. + 380,95 руб.).

4. Средний дневной заработок в расчетном периоде – 270,90 руб. (88 380,95 руб. / 326,25 дн.).