Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве - Анжелика Шепелева

Большую роль в процессе успешной профессиональной и психологической адаптации играют служба персонала компании и психологи, занимающиеся разработкой проблем вхождения в коллектив новых сотрудников. В результате их деятельности разрабатывается целый комплекс мероприятий, позволяющий снизить как временные, так и психологические затраты на адаптацию.

Процесс адаптации новых сотрудников не должен проходить бесконтрольно. Практика показала, что в том случае, когда обязанности по адаптации новых сотрудников возлагаются на их непосредственных руководителей, эффективность процесса может упасть, поскольку это не входит в их прямые обязанности. Непосредственному руководителю хочется, чтобы сотрудник сразу приходил и начинал работать так, как нужно, и любые вопросы со стороны новичка могут вызывать подсознательное раздражение и недовольство. Максимально эффективно процесс адаптации проходит тогда, когда ответственность за это ложится непосредственно на сотрудника из службы персонала: процесс происходит с максимальной эффективностью, особенно если он при этом будет получать определенные бонусы, например премию. Размер этих вознаграждений зависит от результата проведенной работы. Попечитель отвечает за тот объем информации, который получит новый сотрудник в период адаптации. Поэтому чаще всего именно на менеджеров по персоналу ложится основная ответственность за адаптацию сотрудников, так как это тесно связано с другими аспектами управления персоналом: поиском и отбором, обучением, оценкой и организационной культурой.

Вопрос об оптимизации процесса адаптации новых сотрудников на предприятии беспокоит менеджеров по персоналу большинства компаний. Что же представляет собой этот сложный процесс, что нужно сделать для того, чтобы максимально облегчить его как для новых сотрудников, так и для работодателей?

Однако не нужно думать, что если вы взяли новичка за руку, провели по кабинетам, назвали имена и должности всех сотрудников, показали, где курить, где обедать, то процесс знакомства с предприятием можно считать завершенным. Необходима четко разработанная программа адаптации, которая подразумевает так же четко разработанную программу дальнейшей работы с персоналом и отслеживание эффективности его работы. Рассмотрим, какие стороны деятельности предприятия необходимо осветить.

Как правило, новичок в организации сталкивается с большим количеством трудностей, основная масса которых порождается именно отсутствием информации о порядке работы, месте расположения, особенностях коллег и т. д. Поэтому специальная процедура введения нового сотрудника в организацию может способствовать снятию большего количества проблем, возникающих в начале работы.

Кроме того, способы включения новых сотрудников в жизнь организации могут существенно активизировать творческий потенциал уже работающих сотрудников и усилить их включенность в корпоративную культуру организации. Ведь гораздо приятнее работать в организации, где о сотрудниках заботятся, создают им условия для работы, а не «полосу препятствий» для преодоления. Процедуры адаптации вновь принятых сотрудников также могут способствовать развитию внутрикорпоративных отношений, традиций наставничества, взаимопомощи и поддержки.

В идеале правильно осуществленный процесс адаптации должен привести к:

1) уменьшению стартовых издержек за счет уменьшения сроков достижения новым сотрудником установленных стандартов выполнения работ;

2) сокращению текучести кадров;

3) экономии времени непосредственного руководителя и рядовых работников;

4) возникновению у нового члена коллектива чувства удовлетворенности работой, снижению тревожности и неуверенности.

Итак, в процесс адаптации может включать несколько этапов.

Этап общей ориентации – знакомство нового сотрудника с фирмой и подразделением в целом, с общими для всех правилами. На этом этапе новичок сможет составить для себя «общую карту местности», пока без тонких деталей, но это поможет ему чувствовать себя увереннее, устойчивее в новой обстановке. Нужной для этого информации довольно много:

1) общие сведения о фирме:

а) общие сведения о фирме и подразделении, краткая история их становления и развития;

б) общая структура фирмы или подразделения (в зависимости от размера фирмы и структуры взаимосвязей по службе);

2) правила внутреннего распорядка:

а) трудовой распорядок фирмы;

б) общие правила, традиции, внутренние стандарты взаимодействия (например, можно ли пить чай на рабочем месте, есть ли требования к внешнему виду или обращению сотрудников друг к другу и т. п.);

3) система оплаты труда:

а) общие правила поощрений и наказаний, принятые в фирме;

б) местоположение кассы и время и порядок получения заработной платы;

в) социальный пакет фирмы;

4) «география» предприятия:

а) расположения кабинетов;

б) расположение наиболее нужных точек (места, где можно пообедать и выпить чаю, места для курения и т. п.), а также другие бытовые аспекты;

5) о коллегах:

а) знакомство с сотрудниками, особенно с теми, с кем вновь принятый специалист будет связан в силу служебной необходимости;

6) информация о том, где можно получить ответы на те или иные вопросы (так как рассказать все разом не получится, а вопросы будут возникать).

Все эти сведения или часть их могут быть доведены до работника в лекционной форме, в форме беседы или в виде «Памятки новому сотруднику». Формы могут сочетаться, так как информации много и всего новичок все равно не запомнит, переспрашивать же в дальнейшем будет неудобно, не каждый на это решится. Памятка решает эту проблему достаточно. А для того чтобы новый сотрудник мог сориентироваться «на местности», полезно устроить ему экскурсию по фирме, лично познакомить его с коллегами, особенно с теми, с кем ему предстоит взаимодействовать в ходе выполнения непосредственных обязанностей. Хорошо, если такое представление нового сотрудника сделает либо специалист отдела персонала, либо непосредственный руководитель новичка.

Для любой компании крайне важно, чтобы сотрудники до конца поняли и приняли все правила, которые есть в организации, полностью разобрались в своих должностных инструкциях. Вся система адаптации настроена на то, чтобы в компании работали не пассивные, не индифферентные сотрудники, а люди, которые осознанно выполняют свою работу и имеют чувство причастности к общему делу. Поэтому обязательно ознакомление с системой оплаты труда, чтобы не было неоправданных ожиданий, чтобы человек не чувствовал себя обманутым и не разочаровывался в своей работе. Нужно ознакомить с системой штрафов и поощрений, социальных льгот и возможностей роста в компании.